Аренда автомобиля: оформление и учет
Покупка автомобиля требует единовременного расхода значительных средств, что может себе позволить отнюдь не каждая компания. Именно поэтому предприниматели частенько берут транспорт напрокат. Кроме того, если организация позаимствует железного коня у собственного сотрудника, то у нее появляются дополнительные возможности «поиграть» с налогами.
Взаимоотношения с работником
Итак, в зависимости от конкретных условий (как то: должность сотрудника, выполняемые им трудовые обязанности, потребность в автомобиле у самой организации) при аренде ТС возможны две ситуации.
Ситуация первая: предприятие нуждается лишь в транспорте. Ведь может статься, что в штате уже есть водитель; либо сотрудник, для которого арендуют автомобиль, собирается управлять им самостоятельно. При этом целесообразно заключать договор аренды автомобиля без экипажа. Это значит, что собственник авто просто передает организации право использовать его транспорт (ст. 642 ГК).
Ситуация вторая: водить арендованный фирмой автомобиль будет сам его владелец. Для случаев, когда фирма нуждается в автомобиле с водителем, Гражданским кодексом предусмотрен договор аренды автомобиля с экипажем (ст. 632 ГК). При таком варианте гражданин передает свою машину в аренду и оказывает организации услуги – управляет этим автомобилем. Поэтому в таком договоре придется указать две суммы: величину арендной платы и заработок водителя.
Есть и другая альтернатива для той же ситуации. Наиболее часто она применяется, когда наличие личного автотранспорта является условием приема на работу. Автомобиль будет использоваться сотрудником в служебных целях. В этом случае работник имеет право на денежную компенсацию (ст. 188 ТК). Организация вправе сама установить ее размер, затем согласовать с работником и зафиксировать в трудовом договоре.
Рассмотрим эти варианты более подробно.
Когда водитель не нужен
С приобретением во временное пользование транспортного средства без экипажа у фирмы возникает обязанность платить арендодателю указанную в договоре сумму. Затраты фирмы по такому договору аренды, равно как и расходы на текущий ремонт автомобиля, учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина от 28 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/463).
При выплате стоимости аренды автомобиля физическому лицу – его владельцу фирма обязана удержать из перечисляемой суммы НДФЛ. Таково требование пункта 1 статьи 210, а также пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса.
А вот ЕСН с суммы таких выплат организация начислять не должна. Из норм статьи 236 Кодекса следует, что объектом обложения этим налогом являются выплаты по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых считается выполнение работ или оказание услуг. В рассматриваемой ситуации выплачиваемое организацией вознаграждение физическому лицу по договору аренды транспортного средства является платой за аренду автомобиля. Следовательно, сумма вознаграждения не может быть приравнена к объекту обложения ЕСН.
Соответственно, с указанных выплат организация не исчисляет страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 167-ФЗ).
Авто с экипажем
Аренда автомобиля с экипажем предполагает разделение цены договора на две составляющие: на сумму платы за передачу машины во временное пользование, а также на стоимость услуг по его управлению и технической эксплуатации, оказываемых физическим лицом. Для расчета налога на прибыль это разделение не имеет значения: в налогооблагаемую базу включаются обе суммы.
Что же касается ЕСН, в отличие от вышеописанного случая объект налогообложения при этом все же возникает, однако только в той части, которая касается оплаты услуг самого владельца транспортного средства. Ведь в этой части соглашение представляет собой не что иное, как договор гражданско-правового характера. На том же основании в аналогичном предыдущему порядке удержания НДФЛ из суммы уплачиваемого вознаграждения есть одно исключение. Так, согласно пункту 2 статьи 221 Налогового кодекса, при исчислении НДФЛ с доходов, полученных при выполнении работ или оказании услуг по гражданско-правовым договорам, налогоплательщик вправе воспользоваться профессиональным налоговым вычетом.
Немного о компенсациях
Если речь идет о компенсации за пользование личным транспортом, в этом случае все несколько проще. Поскольку указанная компенсация выплачивается работникам, чья деятельность связана со служебными поездками, на фирме должна иметься утверждающая список таких сотрудников бумага. Кроме того, пункт о разъездном характере работы этих людей должен быть зафиксирован в их должностной инструкции.
Обычно компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. Исключение составляют те дни, когда работник болел, находился в отпуске или командировке (если только он не поехал туда на своем автомобиле).
В пределах норм, установленных в постановлении правительства от 8 февраля 2002 г. № 92, сумма компенсации может быть учтена в расходах по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 НК). При этом в них уже заложены износ, расходы на ГСМ, техническое обслуживание и ремонт. Соответственно перечисленные затраты на автомобиль дополнительно не могут учитываться в составе расходов (письмо Минфина от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).
Суммы компенсации за использование личного транспорта не подпадают под НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Кодекса, правда, опять-таки в пределах норм, установленных постановлением правительства № 92. Превышающая же установленные нормы сумма подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. Об этом говорится в письме Минфина от 26 марта 2007 г. № 03-04-06-01/84. Аналогичный порядок действует при расчете ЕСН.
Страхование обязательное…
Немаловажный момент – обязательное страхование автогражданской ответственности.
Расходы по страхованию в случае аренды ТС с экипажем на основании статьи 637 Гражданского кодекса традиционно несет владелец. Однако, указав соответствующие положения в договоре, данную обязанность он вправе переложить и на организацию.
Некоторые трудности могут возникнуть у фирмы, если речь идет об аренде ТС без экипажа. Ведь полис ОСАГО нужно будет оформлять на нового водителя.
В соответствии со статьей 646 Гражданского кодекса, расходы на обязательное страхование ответственности, если иное не предусмотрено договором аренды, несет арендатор. Если работник к моменту сдачи авто в аренду успел застраховать свою ответственность, оптимальным решением будет заключение со страховой компанией дополнительного соглашения о допущении к вождению автомобилем неограниченного числа лиц. Правда в этом случае стоимость страховки несколько возрастет.
Если сотрудник еще не застраховал автогражданскую ответственность, то это должна сделать организация-арендатор. Эта обязанность предписывается статьей 1 Закона от 25 апреля 2002 года № 40-ФЗ. Ведь под словами «владелец транспортного средства» понимается его собственник, а также лицо, владеющее ТС на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, либо на ином законном основании (при аренде, по доверенности на право управления транспортным средством, по распоряжению соответствующего органа и т. п.). Таким образом, законодательством установлена обязанность страхования риска ответственности не только для собственника транспортного средства, но и для его арендатора.
…и добровольное
Что касается страхования КАСКО, то в настоящее время в законодательстве отсутствуют специальные нормы, закрепляющие его определение. Однако на практике под таким договором страхования понимается договор добровольного страхования транспортного средства от рисков «ущерб» и «угон» (полное КАСКО) либо только от риска «ущерб» (частичное КАСКО).
По риску «ущерб» предполагается возмещение убытков, возникших в результате повреждения или гибели (уничтожения) застрахованного транспортного средства или отдельных его частей. По риску «угон» предполагается возмещение убытков, возникших в результате хищения застрахованного транспортного средства. Значит, термин «страхование КАСКО» подразумевает возмещение ущерба от повреждения или гибели только самого транспортного средства и не включает в себя страхование пассажиров, перевозимого имущества, ответственности перед третьими лицами и т. д.
В расходы на обязательное и добровольное страхование включаются страховые взносы по добровольному страхованию средств транспорта, в том числе арендованного (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК). Следовательно, затраты организации в виде страховых взносов по страхованию КАСКО учитываются в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.