Инвентаризация: закрываем год без потерь
Одним из мероприятий, с которыми непременно ассоциируется у любого бухгалтера конец года, является инвентаризация собственного имущества и обязательств. Так много внимания уделяют этой процедуре потому, что фактически она является гарантом точности данных всей годовой отчетности.
Затрагивать проверка должна то имущество компании, которое в последний раз инвентаризировалось до 1 октября текущего года. В принципе законодательство не запрещает проводить такую ревизию в любой удобный для фирмы день. Однако наиболее логично назначить ее на 1-е число месяца, когда можно без проблем вывести сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам.
Порядок проведения инвентаризации утвержден Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина от 13 июня 1995 г. № 49). Методы оценки имущества и обязательств прописываются также при формировании учетной политики (п. 3 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; п. 8, 26 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Этот порядок оформляют в виде приложения к приказу об учетной политике.
«Процедурные» вопросы
Говоря о самой процедуре инвентаризации, можно разделить ее на несколько этапов. Рассмотрим их подробнее.
Первый шаг – издание соответствующего приказа руководителя организации. Этим документом утверждается состав проверяющих, перечень инвентаризируемого имущества и финансовых обязательств, а также указываются сроки проведения инвентаризации. Рекомендуемая (но не обязательная) форма такого документа представлена в Приложении № 1 к Методическим указаниям.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации фирмы, работники бухгалтерской службы, другие работники. Можно привлечь также специалистов аудиторских компаний. Такая возможность предусматривается пунктом 2.3 Методических указаний. Однако если хотя бы один из утвержденных членов комиссии при инвентаризации отсутствует, результаты такой проверки будут признаны недействительными.
Перед началом процедуры инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Следующий этап – непосредственная проверка имущества и обязательств. Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
По завершении этого этапа комиссия оформляет акт инвентаризации, после чего проводится сверка результатов проверки с учетными данными. Если вдруг по проверяемому имуществу обнаружится отклонение, то на основании этого составляются сличительные ведомости, в которых и отражаются выявленные расхождения.
Заключительная стадия инвентаризации – подписание ведомости. Свою подпись на документе должен поставить главный бухгалтер и руководитель организации. Последний, помимо прочего, должен издать приказ или распоряжение об утверждении результатов ревизии. Этот документ послужит основанием для отражения результатов проверки в бухгалтерском и налоговом учете. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся в течение пяти лет.
Исправляем ошибки
По результатам инвентаризации могут быть выявлены как излишки, так и недостача по основным средствам, нематериальным активам, товарно-материальным ценностям, денежным средствам и финансовым вложениям. Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета такого рода расхождения регулируются следующим образом:
– основные средства, материально-производственные запасы, денежные средства и другое имущество, по которому были выявлены излишки, подлежат оприходованию по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. «Лишнее» имущество зачисляют соответственно на финансовые результаты;
– недостача и порча имущества в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения (расходы). Недостача и порча сверх норм – на виновных лиц.
В тех случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты или увеличение расходов.
Также стоит отметить, что результаты инвентаризации отражаются в отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена. Итоги годовой инвентаризации учитываются в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний). Причем этот порядок касается даже тех ошибок, которые были допущены, например, несколько лет назад, а выявлены только сейчас. Они также учитываются в том месяце, в котором были обнаружены. Исправления в бухгалтерскую отчетность прошлых лет не вносятся.
Несколько отличен порядок исправления ошибок, выявленных в ходе инвентаризации, в налоговом учете. Так, если ошибка была допущена при исчислении налоговой базы в прошлом отчетном или налоговом периоде, фирма должна провести пересчет налоговых обязательств именно за тот период. Исключение составляют случаи, когда точную дату ошибки определить нельзя. Единственным выходом тогда будет скорректировать налоговые обязательства периода ее обнаружения. Если ошибка затрагивает несколько отчетных или налоговых периодов, то организации придется подготовить и сдать уточненные декларации за каждый из них, пояснив при этом причину внесения исправлений.
Выявленные ошибки могут приводить как к недоплате, так и к переплате налога. Если фирма не доплатила налог, она должна внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию и уплатить недостающую сумму налога. Разумеется, в этом случае придется перечислить в бюджет еще и пени по недоимке. Правда, от ответственности за неуплату налога фирма в этом случае освобождается на основании статьи 81 Налогового кодекса. В случае же переплаты налога организация имеет право на зачет или возврат излишне уплаченных сумм