Как без ошибок отчитаться по форме-4 ФСС

К 16 июля каждая организация должна отчитаться по страховым взносам за полугодие.

Напомню, что новую форму-4 ФСС утвердили приказом Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 216н. И хотя отчетность за первый квартал бухгалтеры уже сдавали по новой форме, разъяснить порядок ее заполнения лишним не будет. Я подниму вопросы, которые возникали у бухгалтеров во время заполнения формы в марте, пройдусь по стандартным ошибкам, которые обнаруживают ревизоры фонда.

Дата и форма сдачи отчетности

Начнем с самого стандартного вопроса – определения даты представления расчета по форме 4-ФСС. В этом году последний день сдачи за полугодие – 16 июля 2012 года, поскольку 15 июля совпадает с выходным днем. Однако старайтесь все сдать до 13 июля. Помните, что организации с численностью 50 человек и выше представляют отчетность в электронном виде. По статье 46 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ за представление отчетности на бумаге на такие организации налагается штраф 200 руб.

Бухгалтеры компаний, которые сдавали отчетность за первый квартал по новой форме, заметили, что изменений не так много. В основном они коснулись организаций, которые применяют пониженные тарифы. Могу отметить, что на стадии проекта в форму-4 ФСС планировалось включить в раздел по травматизму таблицу, в которую бухгалтер проставлял бы данные по аттестации. Но в силу того, что законодательством не предусмотрен нормативный акт, который регулировал бы порядок ее заполнения, таблица была исключена. В этом году бухгалтеру удастся избежать лишних заморочек при заполнении формы для отчета, но готовьтесь к тому, что это случится в будущем.

Теперь немного о содержании формы. Общее количество страниц в отчете увеличилось с 10 до 13. В форме сводятся два раздела. Раздел I – расчет по начисленным, уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и производственными расходами. Раздел II – расчет по начисленным, уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходов на выплату страхового обеспечения. Необходимо отметить, что сдавать страницы отчета, если они не заполнены по причине отсутствия соответствующих показателей, не нужно.

Все сталкивались с проблемой заполнения графы «Сумма». В новой форме можно увидеть, что суммы в таблицах 3 (расчет базы для начисления страховых взносов), 3.1 (сведения о сумме выплат сотрудникам-инвалидам) и 6 (база для начисления страховых взносов) указываются в рублях с копейками.

Заполнение титульного листа

Множество вопросов было по заполнению графы «Отчетный период». Из-за того, что таблица двухуровневая, многие не понимают, какие именно ячейки заполнять. Код отчета необходимо проставить в первые две ячейки. Второй уровень предназначен для нумерации ваших обращений в фонд за выделением средств. Ведь этот документ считаться отчетностью не будет. Он лишь подтверждает сумму, которую вы просите. Сделано это для решения прошлой несостыковки, когда вы подавали такой отчет, например, в мае и не знали, что указывать в графе, потому что соответствующих кодов не было.

Если ликвидируемая организация подает последний отчет в ФСС, необходимо в новой ячейке «Прекращение деятельности» проставить «Л», то есть «Ликвидация».

Не ищите на титульном листе коды ОКПО, ОКОПФ, ОКФС. Они исключены. Такие данные по каждой организации в системе ФСС имеются, потому подобная информация только перегружает форму.

Шифр страхователя

Обратимся к шифру страхователя. Он трехступенчатый. Первые три ячейки необходимо заполнить по приложению № 1 к Порядку заполнения формы-4 ФСС, утвержденному приказом Минздравсоцразвития России от 12 марта 2012 г. № 216н. Из приложения вы выбираете категорию плательщиков страховых взносов, которая соответствует вашей компании. Если у вас не пониженные тарифы, а распространенные (2,9%), то в первых трех ячейках проставляется шифр 071.

Второй уровень шифра – по приложению № 2. Если говорить о компании или ИП на «упрощенке», необходимо проставить код 01, плательщикам ЕНВД – 02, ЕСХН – 03. Если ваша компания не относится к списку вышеперечисленных, проставляйте 00.

Последний уровень – приложение № 3. Если организация – бюджетное учреждение, бухгалтер проставляет в двух последних ячейках 01. Если нет, то 00.

Теперь подтвердить достоверность и полноту сведений, указанных в расчете, может и правопреемник. Это нововведение для реорганизуемых компаний.

После того как вы представили отчетность, работник фонда укажет в графе «Данный расчет представлен»: 01 – на бумаге, 02 – на магнитном носителе, 03 – в электронном виде, 04 – по почте.

Заполнение раздела I

Изменения в разделе I несущественные: например, вторая строка раньше называлась «Начислено страховых взносов», а теперь составители уточнили «Начислено к уплате страховых взносов». Это ничего не меняет – как и прежде, необходимо делать начисление от базы и сумму указывать в соответствующей строке.

Остатки

Поговорим об остатках. Многие ошибочно полагают, что, указав остатки на конец отчетного года, на начало следующего бухгалтер их не переносит. Это неправильно. Какие выявили остатки, такие и указывайте. Каждый раз отражайте либо задолженность за фондом, либо за страхователем. Эти остатки в течение расчетного периода не меняются. Таблица 1 раздела I – ежеквартальный акт сверки с фондом. Поскольку таблица заполняется на основе данных бухучета, контролируйте, чтобы эти остатки соответствовали данным в Главной книге. Ревизоры фонда обязательно сопоставляют оба показателя во время проверки.

Проверки

Обратимся к строке «Начислено страховых взносов по актам проверок». Хочу обратить внимание на следующий нюанс. Если после проверки отчетности по страховым взносам компания не согласна с решением ревизоров и планирует в дальнейшем оспаривать его в фонде или суде, то составленные акты подписывать не надо. Нередки случаи, когда бухгалтер подпишет акт, а потом обращается в суд по неприятию суммы к зачету. Фонд в суде может и проиграть, а вот разбираться с ошибками в базе потом долго и проблематично.

Что делать, если бухгалтер заметил ошибку в отчетности за прошлые периоды? В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, если плательщик взносов заметил ошибку, приводящую к занижению суммы страховых взносов, он обязан представить уточненный расчет. А при обнаружении ошибки, не приводящей к занижению базы, уточненный расчет представить можно.

«Уточненки»

Какую сложность я заметила на практике. Бухгалтерам хочется, чтобы после того, как они подали «уточненку», фонд удалил прежнюю отчетность. Но такого быть не может, потому что для фонда форма-4 ФСС – первичный документ. Получив от организации отчетность, сразу все показатели (задолженность, начисления, перечисления) заносятся по счетам учета.

Как поступить, если в какой-то период организация переплатила средства и фонд должен их вернуть? Бухгалтеру необходимо представить уточненный расчет за тот период, в котором это произошло. В графе «Начислено страховых взносов за страхователем за прошлые расчетные периоды» необходимо проставить сумму с минусом. Будьте готовы к тому, что фонд будет проверять организацию.

Допустим, в июне бухгалтер обнаружил, что кому-то недоплатили пособие за март. В этом случае нет необходимости представлять «уточненку». Достаточно сделать проводку по начислению и выплатить человеку пособие. Тогда эта сумма «сядет» в отчете за полугодие. Но в том случае, если бухгалтер обнаружит, что не начислил пособие за второй квартал, «уточненка» нужна. Потому что в данном случае речь идет о занижении базы.

Что мне хотелось бы сказать по поводу возврата (зачета) сумм излишне уплаченных страховых взносов. Действительно, нередки ситуации, когда организация излишне перечисляет страховые взносы. Статья 26 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ обязывает ФСС сообщить плательщику о ставшем известным ему факте уплаты лишних денег в течение 10 дней. После акта сверки принимается решение: либо деньги зачтутся в счет взносов за следующий квартал, либо фонд переведет их в этом на расчетный счет плательщика. Если у компании есть неуплаченные пени и штрафы, фонд может самостоятельно распорядиться средствами – погасить суммой переплаты штрафы.

Обратите внимание на новую поправку в законодательстве – в статье 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Теперь если в течение одного расчетного периода сложилась задолженность за фондом в результате превышения расходов, то следующий платеж компания вправе уменьшить на сумму задолженности.

Перейдем к рассмотрению таблицы 2 «Расходы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Практически никакие изменения не коснулись и ее. Добавили в строку «По беременности и родам» пункт «Число случаев».

Теперь по таблице 3. Строку 5 таблицы заполняют только те компании, у которых тариф выше, чем тариф на инвалидов. Также появились новые строчки – 6 и 7. Подразумевается, что из основного вида деятельности с обычным тарифом компания занимается деятельностью, которая облагается нулевым тарифом. Такие организации должны вынести данные по этой деятельности в строки 6, 7.

Таблица 3.1 расшифровывает выплаты, произведенные инвалидам, которые бухгалтер указал в строчке 5 таблицы 3. Если у компании нет соответствующих показателей, заполнять страницу не надо.

Справка работникам-инвалидам

Немало вопросов возникало по заполнению графы «Дата окончания действия» таблицы 3.1. Что делать, если инвалиду выдана бессрочная справка? Находчивые бухгалтеры прописывали срок действия до произвольного года, например до 2020 года. На самом деле все намного проще – ячейку можно оставить пустой.

Таблица 4 заполняется общественными организациями инвалидов, с тарифом 0,61. Поэтому подробно мы рассматривать ее заполнение не будем. Таблицу 4.1 будут заполнять бухгалтеры организаций, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов.

Новинка – таблица 4.3. Ее заполняет организация, применяющая «упрощенку», если она перечислена в пункте 8 части 1 статьи 58 закона № 212-ФЗ. Основной вид деятельности определяется Общероссийским классификатором видов экономической деятельности ОК 029-2001. Список достаточно вместительный, приведу пару пунктов: производство мебели, химическое производство, производство игр и игрушек и т. д. Таким организациям будет полезно ознакомиться с письмом ФСС РФ от 10 февраля 2012 г. № 15-03-11/08-1395.

Появившуюся таблицу 4.4 должны заполнять компании, которым дано право на пониженный тариф для уплаты взносов. Данные будут вносить организации с шифром 151, например организации, занимающиеся научно-исследовательскими разработками, образованием, культурой.

Заполнение раздела II

В раздел II вносятся данные расчета по начисленным, уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходов на выплату страхового обеспечения. Все должны помнить, что деятельность организации прямо влияет на то, какие страховые взносы она будет выплачивать: от наименьшего тарифа 0,2 процента до наивысшего 8,2 процента.

Основной вид деятельности

Ежегодно до 15 апреля компания должна подтвердить свой вид деятельности. Документ, который регулирует процедуру подтверждения, – приказ Минздравсоцразвития России от 31 января 2006 г. № 55 в действующей редакции от 25 октября 2011 г. № 1212н. В приказе сказано, что документы, которые подтверждают основной вид деятельности, представляются на бумажном носителе либо в форме электронного документа. Однако, к сожалению, ФСС на сегодняшний день технически к приему в электронном виде не готов. Подтверждать право на льготу приходится исключительно представлением бумажных документов.

По знакомой схеме, в таблице 7, поменялась формулировка строки 2 на «Начислено к уплате страховых взносов». Напомню снова, что остатки также необходимо сверять с Главной книгой. В случае взносов на травматизм информировать об обнаружении излишне уплаченных страховых сумм фонд не обязан. Поэтому для возврата излишне уплаченных сумм необходимо самостоятельно обратиться в фонд с заявлением.

В таблице 8 отражаются расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Здесь расходами признаются пособия по временной нетрудоспособности и оплата отпуска, например когда в результате травмы сотрудника отправляют отдыхать по путевке. Путевку человеку выдает фонд, а оплачивает отпуск организация.

Путевки за счет ФСС

ФСС финансирует мероприятия по сокращению производственного травматизма. Так что у организаций есть дополнительная возможность потратить средства фонда на своих сотрудников. Правда, эти средства могут быть направлены только на целевое расходование сокращения травматизма. Например, санаторно-курортное лечение работников, обеспечение лечебно-профилактическим питанием и т. д. Если компания уплачивает взносы, нет задолженности перед фондом, то можно подать заявку в ФСС на рассмотрение. Но помните, что потраченную сумму организация должна будет подтвердить документально и отразить соответствующие расходы надо до конца года.

Таблица 9 – статистическая. Там отражается численность пострадавших в связи со страховыми случаями. Заполняется таблица на основе Акта о несчастном случае на производстве (форма Н-1). Форма акта утверждена постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 г. № 73.

О семинаре

Место проведения: г. Москва

Тема: «Новое в исчислении пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

Длительность: 5 часов

Стоимость: 8000 рублей

Компания-организатор: «Агентство Деловой Информации», тел. (495) 956-38-17, www.bi2b.ru