Малый бизнес: как защитить свою кассу?
Требований, предъявляемых к кассе фирмы, более чем достаточно. Наверное, именно по этой причине и перечень контролирующих структур, уполномоченных проверять их соблюдение, не так уж мал. Так что бухгалтерам и руководителям компаний следует держать ухо востро.
И сначала позаботиться о том, чтобы в случае визита контролеров не возникло поводов для начисления штрафов, размер которых, кстати сказать, не внушает оптимизма.
Кассовый лимит
Если фирма держит деньги в кассе, то при хранении наличности она должна укладываться в установленные банком количественные рамки. Причем этот лимит нужно согласовывать с кредитной организацией каждый год (Положение о правилах организации наличного денежного обращения от 5 января 1998 г. № 14-П, далее – Положение № 14-П). Согласно общему правилу, если к концу рабочего дня у компании образовался излишек, то она обязана сдать его в банк. Проигнорировать данный порядок допустимо лишь в том случае, если компания планирует выдать зарплату или произвести выплаты социального характера. Вместе с тем следует помнить, что срок хранения сверхнормативных средств не должен превышать трех дней, включая тот, в котором они были получены (п. 2.6 Положения № 14-П, п. 9 Порядка ведения кассовых операций, утв. ЦБ 22 сентября 1993 г. № 40, далее – Порядок).
Стоит отметить, что компания должна соблюдать не только положенный лимит по остатку денег в кассе, но и предельный расчет наличными с другими фирмами или индивидуальными предпринимателями. С 22 июля 2007 года Центральный банк установил новую планку, которая действует в рамках одного договора и равна 100 000 рублей (Указание ЦБ от 20 июня 2007 г. № 1843-У).
Составляющие ревизии
Контроль кассовой дисциплины осуществляют банки (п. 41 Порядка, п. 2.14 Положения № 14-П). В то же время законодатели по каким-то причинам решили, что протоколировать нарушения вправе только органы милиции и налоговики (п. 1, 2 ст. 28.3 КоАП). Так что именно им приходится штудировать материалы банковской проверки и выносить постановление о штрафах (ст. 23.5, 23.3 КоАП).
В принципе, осмотреть кассу могут и сотрудники милиции. Только предметом их исследований будет выступать лишь то, насколько компания обеспечивает сохранность денег и ценностей (п. 42 Порядка). Руководствоваться «ревизоры в погонах» будут «Едиными требованиями по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (Приложение № 3 к Порядку). Согласно этому документу, руководитель фирмы обязан обеспечить следующие условия хранения денег:
– помещение кассы должно быть изолированным;
– если здание многоэтажное, то кассу следует располагать на промежуточных этажах;
– касса должна закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, которая открывается вовнутрь;
– необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;
– помещение должно располагать сейфом или металлическим шкафом для хранения наличности, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
– комнату следует оснастить огнетушителями.
Как видим, список условий не так уж мал, и для того, чтобы визит ревизоров не закончился штрафами, стоит уделить должное внимание каждому из пунктов.
Личные наличные
Согласно пункту 29 Порядка касса – это изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. В пункте 30 того же документа Центральный банк указывает, что держать в кассе личные деньги и другие ценности, которые не принадлежат фирме, запрещено.
Что же касается хранения средств в ином помещении (например, в кабинете директора), то теоретически ни Порядком, ни Положением № 14-П делать этого не возбраняется. Однако на практике все обстоит несколько иначе. Как отмечают эксперты журнала «Московский бухгалтер», проверяющие, скорее всего, изымут деньги и в дальнейшем придадут им статус «неоприходованных». И впоследствии доказывать, что они личные, а не принадлежат организации, придется в суде.
Преступление и наказание
За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях установлен ряд штрафов (статья 15.1 КоАП). В список проступков, в частности, входят:
– наличные расчеты с другими фирмами сверх установленных размеров;
– неоприходование денег в кассу;
– несоблюдение порядка хранения наличности.
– накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.
Если компанию уличили в одном из этих «грехов», то контролеры тут же прибегнут к «воспитательным» мерам. Так, поплатиться может должностное лицо, совершившее правонарушение в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей (ст. 2.4 КоАП). Согласно статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях сумма санкции составит от четырех до пяти тысяч рублей. В связи с тем, что у ревизоров не всегда есть желание устанавливать, кто именно из должностных лиц нарушил порядок, чаще всего штраф выписывают прямиком на имя директора. Кстати, «наказание рублем» директора как должностного лица вовсе не исключает ответственности самой фирмы, причем отдать придется в десять раз больше – от сорока до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП).