Как защититься от самых распространенных претензий налоговиков к «первичке»?

У компании первичные документы вообще отсутствуют

Можно ли отстоять расходы, если первичные документы отсутствуют? Ответ зависит от того, по какой причине нет «первички».

Первый вариант: документы не переслали контрагенты или бумаги по каким-то причинам не оформлены и т. п. В этом случае отстоять расходы практически нереально. Чиновники ссылаются на статью 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», которая обязывает все хозяйственные операции сопровождать первичной документацией. Бумаги, косвенно подтверждающие затраты, могут служить только дополнением к имеющейся «первичке».

К сожалению, чиновников поддерживают и столичные арбитражные суды. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 16 августа 2011 г. № А40-133852/10-129-408 судьи посчитали, что налоговики правомерно сняли расходы, раз у компании отсутствуют первичные документы, которые могли бы подтвердить реальность затрат.

Кроме того, суд указал, что презумпция добросовестности налогоплательщика не освобождает его от обязанности обеспечивать сохранность первичных документов, вести на их основании учет и представлять налоговым инспекторам для подтверждения расходов.

Второй вариант отсутствия «первички»: документы пропали. Например, при пожаре, краже и т. д. В этом случае налоговики скорее всего тоже оштрафуют компанию. Но доказать реальность затрат можно будет в суде.

Марина Емельянцева, юрист юридической компании «Налоговик»:

 — Чтобы доказать оправданность расходов при пропаже первичной документации, придется убедить судей, что компания принимает все возможные меры для восстановления «первички». Это можно сделать с помощью копий запросов контрагентам, банкам. Кроме того, на утрату «первички» по объективным причинам можно ссылаться только в том случае, если были обеспечены должные условия хранения документов. Так, например, в постановлении ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2 судьи указали, что сбой жесткого диска не освобождает компанию от штрафа по статье 120 Налогового кодекса РФ. Ведь в организации должны быть бумажный архив и резервные копии всех электронных документов.

Документы составлены не по унифицированной форме

Первичные документы нужно составлять по унифицированным формам. При необходимости эти бланки можно дополнять какими-нибудь графами, но исключать из них реквизиты нельзя. Это предусмотрено Порядком, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20. Если унифицированной формы для какого-то документа нет, то нужно разработать такой бланк самостоятельно и утвердить его в учетной политике. Главное, чтобы в этом первичном документе были обязательные реквизиты.

Чиновники считают, что расходы учесть нельзя, если подтверждающие документы оформлены с нарушением унифицированных форм. Например, в письме ФНС России от 25 ноября 2009 г. № МН-22-3/890 разъяснено, что авансовый отчет, оформленный не по утвержденным правилам, командировочных расходов не подтверждает.

Но есть решения судов, которые дают надежду компаниям отстоять расходы, оформленные с нарушением. Например, постановление ФАС Московского округа от 21 сентября 2009 г. № КА-А40/7535-09. Судьи указали: «первичку», не соответствующую унифицированным формам, можно принять к учету, если понесенные затраты реальны.

В «первичке» цены приведены в иностранной валюте

Бухучет нужно вести в валюте Российской Федерации. Поэтому и Росстат в письме от 31 мая 2005 г. № 01-02-9/381, и Минфин России в письме от 12 января 2007 г. № 03-03-04/1/866 требуют заполнять «первичку» исключительно в рублях. Так же считают и опрошенные нами инспекторы московских и областных ИФНС.

Если цены установлены в условных единицах или валюте, то лучше включать в первичные документы дополнительные графы. И только в них указывать цены в условных единицах. Но если вы этого не сделали и заполнили в валюте основные графы документа, есть шанс отбиться от штрафов и доначислений в суде. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09 указал: первичные документы, оформленные в валюте, содержат все необходимые реквизиты. Поэтому такие бумаги можно признать соответствующими законодательству.

Документы от иностранных партнеров не переведены на русский язык

Официальная позиция Минфина и ФНС такова: все первичные документы нужно переводить на русский язык. При этом чиновники ссылаются на пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Столичные налоговики сообщают, что все российские компании обязаны использовать только русский язык в своей деятельности (письмо УФНС России по г. Москве от 25 февраля 2009 г. № 16-15/016363). При опросе инспекций выяснилось, что рядовые сотрудники полностью поддерживают начальство в этом вопросе. Категорически против иностранного языка в первичных документах столичные ИФНС № 6, 9, 13, 10, 14, 18, 19, 22, а также областные ИФНС по г. Балашихе, г. Красногорску, МРИ ФНС № 1, 8, 13, 20.

Обнадеживающий ответ мы услышали только в московской ИФНС № 4:

— Вообще по законодательству все документы должны быть на русском языке. Но если у вас, предположим, поставка импортного оборудования и поэтому счет и накладная пришли на иностранном языке, то проблем не будет. Ведь договор составлен наверняка на русском. Главное, пусть человек, знающий язык, прочитает вам все, что они там понаписали. Но это лично для вашей безопасности. Мы из-за иностранного языка судиться не будем.

В финансовом ведомстве считают, что сделать перевод «первички» может не только профессиональный специалист, но и сотрудник самой компании (письмо Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168). В этом уверены и в столичном УФНС (письмо от 26 мая 2008 г. № 20-12/050126). Только налоговики уточняют, что такую обязанность для работника нужно закрепить в его должностной инструкции.

Однако в столице имеется инспекция, которая против такого подхода. Так, в ИФНС № 5 нас предупредили:

— Переводом должен заниматься не сотрудник компании, а специалист, у которого есть соответствующая лицензия. А то мало ли что вы там самостоятельно перевести можете.

Судьи, наоборот, в большинстве случаев считают, что переводить документы, составленные на иностранном языке, не обязательно. Пример тому — постановление ФАС Московского округа от 8 октября 2008 г. № КА-А40/8061-08. В нем суд указал, что действующее законодательство не обязывает налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке. Поэтому расходы, подтвержденные такой «первичкой», учтены правомерно.

В первичном документе нет расшифровок подписей

В первичных документах обязательно должны быть личные подписи ответственных за операцию, а также их расшифровки. Так сказано в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета. То же самое говорится и в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ. Именно поэтому налоговики часто снимают расходы, если на первичных документах нет расшифровок подписей.

Это подтвердил и наш опрос инспекций региона. В столичных ИФНС № 2, 5, 6, 10, 14, 22, 43, а также подмосковных ИФНС по г. Балашихе, г. Дмитрову, г. Красногорску, МРИ ФНС № 1, 4, 5, 8 нам ответили, что без расшифровки подписей инспекторы сочтут документы недействительными, а расходы неподтвержденными.

Только в двух московских инспекциях № 4 и 26 предложили «не морочить голову» себе и инспекторам. И разрешили самостоятельно сделать расшифровку подписей, если от контрагентов пришли «неправильные» документы.

Однако арбитражная практика Московского региона по данному вопросу явно складывается в пользу компаний.

Возьмем постановление ФАС Московского округа от 24 июня 2011 г. № КА-А40/5868-11. В нем суд подтвердил, что отсутствие расшифровок подписей в актах приема-передачи услуг — не повод считать документы неправильно оформленными. Соответственно, расходы можно считать подтвержденными.

В постановлении ФАС Московского округа от 27 сентября 2010 г. № КА-А40/10957-10 суд также отклонил довод налоговиков, что отсутствие расшифровок подписей свидетельствует о нереальности хозяйственных операций.

В постановлении ФАС Московского округа от 19 августа 2009 г. № КА-А40/7963-09 судьи заступились за компанию. Они указали, что в договоре поставки, подписанном генеральными директорами сторон, подписи расшифрованы и визуально идентичны подписям в спорном акте.

Сведения в первичных документах оказались недостоверными

Еще один излюбленный конек налоговиков — снимать расходы из-за недостоверных сведений в первичных документах. Например, когда «первичка» подписана неустановленными лицами или контрагента не обнаружили по его местонахождению. Обычно выясняют это инспекторы при проверках, проводя опросы директоров контрагентов и выезжая на место, указанное в регистрирующих документах партнеров.

Однако суды практически всегда встают на сторону организаций.

Дмитрий Малышев, руководитель департамента налоговой безопасности и судебной защиты «КСК групп»:

 — Что касается недостоверности сведений в первичных документах, то арбитражная практика по столичному региону складывается в пользу компаний. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 17 марта 2011 г. № КА-А40/1276-11 указал: налоговики не имеют права снимать расходы только потому, что в представленных документах есть недостоверные сведения. Для этого нужны еще и другие подтверждающие необоснованную налоговую выгоду факты. Например, инспекция должна доказать, что налогоплательщику заранее было известно о недостоверности полученных от контрагентов документов. Такой же вывод судьи сделали и в постановлениях ФАС Московского округа от 15 марта 2011 г. № КА-А40/1340-11, от 10 августа 2011 г. № КА-А40/8098-11-П, от 4 августа 2011 г. № КА-А41/8344-11 и др.

Основой таких выводов столичных судей является мнение ВАС. В постановлении Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17684/09 суд подтвердил, что первичные документы действительно содержат недостоверные сведения. Но расходы по ним можно учесть, так как они реальны.

Другое дело, если документы выданы несуществующей, то есть официально незарегистрированной компанией. В этом случае суды, так же как и чиновники, считают расходы неоправданными. Пример тому — постановление Президиума ВАС РФ от 31 мая 2011 г. № 17649/10.

В столичном арбитраже подобные выводы сделаны в постановлении ФАС Московского округа от 15 марта 2010 г. № КА-А41/1733-10. В этом деле, например, договор поставки и первичные документы были датированы ранее момента государственной регистрации контрагента.

Еще нужно отдельно сказать о ситуации, когда при опросе директоров контрагентов те отрицают свое участие в спорных сделках. В этом случае налоговики делают вывод, что документы недостоверны и снимают расходы по ним.

Здесь у чиновников есть шанс добиться выигрыша в суде, только если они докажут нереальность сделки и раскроют налоговую схему. Примеры тому — постановления ФАС Московского округа от 18 мая 2011 г. № КА-А41/4171-11 и от 25 апреля 2011 г. № КА-А40/ 2799-11-2. По обоим делам ВАС РФ отказал об их передаче в Президиум.

В остальных случаях судьи признают, что оформление сделки от имени сотрудника, отрицающего то, что он подписал документы, не повод снимать расходы. Примеры тому — постановления ФАС Московского округа от 4 августа 2011 г. № КА-А40/8273-11, от 22 сентября 2011 г. № А41-38042/10 и многие другие.

Размеры штрафов

Из-за проблем с первичными документами налоговики могут оштрафовать компанию как по статье 120 Налогового кодекса РФ (грубое нарушение правил учета), так и по статье 122 Налогового кодекса РФ (неуплата или неполная уплата налога).

Важно помнить, что налоговые инспекторы не вправе за одно и то же нарушение применять сразу два штрафа: по статье 120 и по статье 122 Налогового кодекса РФ. Это уже давно подтвердили судьи Конституционного суда РФ (определение от 18 января 2001 г. № 6-О).

За грубое нарушение правил учета (ст. 120 Налогового кодекса РФ)

За неполную уплату налога (ст. 122 Налогового кодекса РФ)