Как грамотно арендовать офис?
Наверняка каждый из нас хоть раз в жизни да подумал: «Ну сколько можно работать на других?» Процент тех, кто все-таки решился открыть собственное дело, не в пример меньше. Именно для этих смельчаков наши советы о том, как найти для своего бизнеса нужное помещение по подходящей цене.
Первые шаги
Тем, кто ищет помещение впервые, советуем для начала четко сформулировать, зачем вам офис, какой именно требуется (представительство, офис продаж, шоу-рум, «тихий офис» и т. д.) и сколько вы готовы платить. Требования к арендуемому помещению зависят от того, что за бизнес вы для себя выбрали. Так, интернет-магазину достаточно нескольких рабочих мест для диспетчеров. Туристической фирме подойдет офис в историческом центре, на первом этаже, или же в крупном торговом центре.
Затем прикиньте, будет ли у вас поток посетителей и нужен ли вам секретарь на входе. Подумайте о количестве телефонных линий и подходящем интернет-провайдере. Составьте перечень характеристик идеального, по своему разумению, офиса и решите, какими пунктами из списка вы готовы поступиться, чтобы свести затраты к минимуму. Потому что желанный «офис 30-50 кв. м, с хорошим ремонтом, на первом этаже с отдельным входом, в центре города, возле метро, первая линия домов, недорого» – это почти невозможно. Чем-то явно придется пожертвовать.
Большую часть списка можно получить, отказавшись от центра. В спальном районе, ближе к конечной станции метро, вы вполне можете найти подходящее помещение. Ну, а сносный вариант хотя бы в пределах ТТК, вероятно, будет офисом в бизнес-центре класса С. То есть помещением на территории бывшего советского НИИ или какого-нибудь завода. При этом пешая доступность ближайшей станции метро вам не гарантирована.
Способы поиска
Поисковая система по ключевому сочетанию «аренда офиса» выдаст огромное количество ссылок на сайты агентств недвижимости. Но! Во-первых, все небольшие агентства (а их большинство, о «китах» мы здесь даже не упоминаем) пользуются обычно общедоступными рассылками и базами, предлагая в итоге одни и те же объекты. А во-вторых, чтобы найти среди массы предложений именно ваше, придется потратить немало времени и сил: даже если вариант вас вроде бы устраивает, может проявиться множество «подводных камней». Начиная с того, что по соседству вдруг обнаружатся ваши прямые конкуренты, и заканчивая пресловутым человеческим фактором: некоторые арендодатели тщательно «фильтруют» своих будущих постояльцев. Хозяева помещений порой категорически возражают против размещения в своем здании представителей того или иного бизнеса. Это зависит как от их негативного личного опыта, так и от расхожих стереотипов. Так, бывает нелегко найти помещение только что открывшимся туристическим, юридическим компаниям, а также кадровым агентствам.
Если вы решили искать офис с помощью агентства недвижимости, знайте: сначала вам предложат заключить договор. Он может называться «договором поручения», «договором оказания услуг», но суть не меняется: в соответствии с этим документом сотрудник агентства будет предлагать вам варианты и сопровождать вас на показах. Настаивайте, чтобы риелтор действительно представлял ваши интересы, а не стремился побыстрее вас «заселить». Стоимость услуг агентства обычно составляет от 50 до 100% от месячной стоимости аренды. В тексте договора должно быть указано, что оплачивать услуги агентства вы будете только после того, как будет заключен договор найма нежилого помещения между вами и собственником.
Можно попытаться найти офис самостоятельно, без посредника, пользуясь базами бизнес-центров Москвы. Вы можете искать среди имеющихся предложений, а можете просто звонить представителю собственника или управляющей компании по указанным в базе телефонам и спрашивать, нет ли свободных площадей в интересующем вас здании.
В объявлениях о сдаче офиса в аренду обычно указана цена одного квадратного метра в год. Чтобы вычислить стоимость аренды в месяц, умножайте эту цифру на количество метров и делите на 12. Имейте в виду: собственник может потребовать заплатить ему так называемый «депозит», а это как минимум еще одна сумма оплаты за месяц.
Впрочем, бесплатный сыр бывает сами знаете где… Поэтому, если не хотите платить риелтору, то на неопределенный срок вам придется самому превратиться в него. А это, поверьте, нелегкий труд. Вполне вероятно, что после нескольких разговоров по телефону с собственником здания или его эксклюзивным представителем вам захочется делегировать поиск помещения профессионалам.
Словарь в помощь начинающему арендатору
Арендная ставка – выясните у владельца помещения, что именно он понимает под выражением «ставка аренды», включены ли в нее НДС, коммунальные платежи, эксплуатационные услуги.
Класс здания (А, В, В+, С) – существует несколько классификаций разделения зданий на классы. В разных городах, к примеру, они разделяются по разным признакам. В Москве на «классность» здания влияет его местоположение и современность постройки. А в Питере основным признаком является именно местоположение, а вот современная ли это постройка или реконструированное здание – не так важно.
Коммунальные платежи – оплата коммунальных услуг может входить в стоимость аренды офиса, а может и оплачиваться отдельно. Сумма обычно не превышает 10% от «голой» арендной ставки.
Коридорный коэффициент – соотношение реально используемой площади и арендуемой. С учетом коридорного коэффициента следует рассчитывать стоимость аренды санузлов, коридоров, подсобных помещений.
Shell & Core – состояние помещения «под отделку».
Open space – большое помещение, не разделенное капитальными стенами. Внутри делится на зоны с помощью офисных перегородок. В американских фильмах в основном фигурируют именно такие офисные интерьеры. Плюсы: open space соответствует современным формам управления, стимулирует инициативу у сотрудников, позволяет максимально эффективно использовать каждый сантиметр площади. Минусы: в Москве существует дефицит подходящих офисных помещений. Кроме того, для такого офиса нужна специальная мебель, позволяющая трансформировать рабочие места в зависимости от меняющихся задач, а такая мебель дороже традиционной.
Парковка – бывает организованной или стихийной. При переговорах с собственником выясните, какое количество машино-мест на охраняемой парковке вам положено. Для посетителей желательно наличие гостевой стоянки.
Пропускной режим – если он жесткий, в этом есть как плюсы, так и минусы. Плюсы: к вам не наведаются незваные гости. Минусы: встречать своих посетителей и заботиться о пропусках для них вам придется самим.
Охрана – сразу выясните, входят ли в стоимость аренды услуги охраны. Может случиться так, что договор с охранным предприятием вам предложат заключить отдельно, и ваши расходы по содержанию офиса возрастут. А заодно поинтересуйтесь, что входит в обязанности охранников, распространяется ли их ответственность на оставленные на стоянке автомобили, круглосуточно ли ведется дежурство, оборудовано ли рабочее место охранника системой видеонаблюдения и т. д.
Ремонт – обязательно необходимо уточнить, кто, в какие сроки и за чей счет будет делать ремонт:
Вариант №1: арендатор делает ремонт за свой счет. Обычно это выгодно строительным фирмам, имеющим свои стройматериалы и рабочие руки. Вы можете рассчитывать на арендные каникулы, во время которых делаете ремонт и не платите арендную плату.
Вариант №2: арендатор делает ремонт в счет арендной платы. В этом случае обязательно составление сметы расходов на ремонт, а также достижение договоренности с собственником помещения насчет сроков ремонта и зачета расходов в счет аренды (возврат денег, арендные каникулы, понижение арендной ставки).
Вариант №3: собственник помещения делает ремонт за свой счет. Перед началом ремонта обычно достигается договоренность с клиентом об аренде именно этого офиса, и ремонт может производиться уже с учетом его пожеланий.
Срок аренды – обычно от 3 до 5 лет. Договор сроком до 1 года не подлежит обязательной государственной регистрации, поэтому вам могут предложить заключить договор на 11 месяцев с последующей пролонгацией.
Страховой депозит – от одной до трех месячных ставок аренды. Сумма, с помощью которой хозяин помещения стремится обезопасить себя на случай невыполнения арендатором своих обязательств.
Тихий офис – одно из двух. Или на предприятии, которое предлагает в аренду «тихий» офис, жесткий пропускной режим и строго соблюдаемый график работы, и оно заинтересовано в арендаторе, к которому не будут приходить посетители. Или это помещение не выведено из жилого фонда, и его владелец хочет сдать его под офис, не привлекая к себе внимания соседей и контролирующих органов. От вас потребуются соблюдение конспирации и теплые отношения с жильцами дома.
Эксплуатационные расходы – помимо ставки аренды и коммунальных платежей вам могут предложить оплачивать еще и эксплуатационные расходы по обслуживанию помещения. Таким образом, цена аренды вырастает в среднем от $50 до $100 за кв. м в год. В последнее время наметилась тенденция объявлять только ставку аренды в чистом виде, а все остальные расходы плюсуются сверху и возлагаются на арендатора помещения.