Консалтинг в эксплуатации недвижимости

Рынок консалтинговых услуг в области эксплуатации недвижимости в Петербурге и Москве только формируется. Между тем, маркетинговое исследование, проведенное специалистами компании «Бекар-консалтинг» показало, что две трети участников рынка коммерческой недвижимости, наиболее остро нуждаются в системном аналитическом подходе к эксплуатации недвижимости, то есть в знаниях управляющей компании по структурированию и организации процесса эксплуатации.

Сколько стоит эксплуатация недвижимости

Далеко не все инвесторы и бизнес-консультанты знают, что затраты на эксплуатацию серьезны: они составляют около 10-15% валового дохода. А на содержание и управление бизнес-центрами расходуется 30-40% валового дохода, что для многих собственников является сюрпризом. Это немалые деньги, поэтому существует потребность в более глубокой проработке разработке и обосновании стоимости эксплуатации в графике финансирования эксплуатации.  Затраты на эксплуатацию распределяются следующим образом:

В качестве примера расчета расходов на эксплуатацию можно использовать собственность «Бекара» - бизнес-центр «Нобель» (класс «В»):

• общей площади - 5411 кв.м.
• арендопригодной площади - 4058 кв.м.
• коэффициент использования полезной площади - 0.75
• арендная ставка - 28 у.е. кв. м в месяц
• валовой ежемесячный доход  - 21 у.е. кв. м в месяц
• затраты на эксплуатацию  - 1.8 - 2.2   у.е. кв. м в месяц

Стоит также учесть то, что затраты на эксплуатацию – это величина, которая меняется из месяца в месяц. Эксплуатация носит сезонный характер, поэтому и расходы на нее, в зависимости от сезона различаются. При подготовке к отопительному сезону  - в августе-сентябре расходы на эксплуатацию выше, чем в апреле- мае. Поэтому не совсем верно использовать усредненную величину (эта ошибка присуща многим бизнес-консультантам). Можно указать среднюю величину, которая тратится на эксплуатацию, например, $2,5 на м2 в месяц. Но всегда стоит помнить, что летом она может снижаться до $1,5, а осенью повышаться до $4,5 на м2 в месяц.

Зачем нужен консалтинг в эксплуатации

Как правило, собственники объектов хорошо планируют свою доходную составляющую. Однако расходы на эксплуатацию обычно планируются «на глазок». Часто без учета специфики здания и его реальных характеристик. Однако грамотная эксплуатация объекта является необходимым условием его жизнедеятельности и поддержки его в ликвидном состоянии. Причем эксплуатация здания должна проводится не стихийно, а системно. Разработку такой системы, позволяющей эффективно распределять средства на эксплуатацию объекта, берут на себя компании, занимающиеся консалтингом в эксплуатации. Специалисты могут составить программу эксплуатации с учетом планируемых к использованию собственником услуг и указать все затраты на долгосрочную перспективу – до трех лет.

«Нет объекта, затраты на эксплуатацию которого нельзя было бы разумно оптимизировать, - утверждает директор по эксплуатации УК «Бекар» Евгений Якушин. – Специалисты могут рекомендовать собственнику мероприятия, с помощью которых он может сэкономить на эксплуатации, эффективнее распределить средства, систематизировать работы, снизив затраты». Привлеченная эксплуатационная компания или собственная служба эксплуатации могут обманывать собственника, либо неэффективно использовать ресурсы. Распространенная проблема эксплуатации заключается не только в перерасходе средств, но и в их излишней экономии. Занижение стоимости эксплуатации значительно увеличивает физический износ и уменьшает  периоды текущих ремонтов. В итоге, собственник заплатит еще дороже.

Оценка эксплуатации может быть проведена на любой стадии существования здания. На всех этапах услуга по оценке эксплуатации позволяет решать различные наиболее актуальные задачи.

Консалтинг на этапе бизнес-планирования

На этом этапе консалтинговые услуги по эксплуатации позволяют рассчитать стоимость и график финансирования эксплуатации уже на стадии бизнес - планирования расходов и доходов по объекту коммерческой недвижимости. Консультанты из специализированной эксплуатационной компании разрабатывают концепцию управления эксплуатацией объекта недвижимости, а также рассчитывают стоимость эксплуатации объекта недвижимости.

При расчете стоимости эксплуатации важно обратиться именно к специалистам в области эксплуатации недвижимости – так поступают многие инвесторы и серьезные бизнес-консультанты. «В «Бекаре» часть бизнес-плана, посвященную расходам по эксплуатации, делает служба эксплуатации, а остальную часть – «Бекар-консалтинг». Такой тандем наиболее выгоден для бизнес-планирования» - рассказывает Евгений Якушин.

Многие бизнес-консультанты, не имеющие опыта в эксплуатации, при работе над бизнес-планом забывают, например, учесть стоимость «запуска» объекта. Эта самая распространенная ошибка приводит к тому, что из виду упускаются серьезные единовременные затраты – в среднем стоимость трехмесячной эксплуатации (затраты различаются от классности объектов, и зависят от программы эксплуатации).

Для того чтобы подсчитать расходы на запуск эксплуатации, компания, оказывающая консалтинговые услуги по эксплуатации, предоставляет точный график. Ведь оптимально ввод в эксплуатацию надо подготавливать за пять месяцев до ввода объекта. За месяц до этого события должен быть уже укомплектован штат рабочих эксплуатации и т.д. Воспользовавшись услугами профессиональной компании, которая занимается эксплуатацией, о расходах можно знать заранее, и их минимизировать. На этом же этапе компания по эксплуатации разрабатывает и штатное расписание, и ориентировочные должностные инструкции и др.  Сюда включается и анализ инвестиционной деятельности, и анализ доходов и расходов и т.д.

По итогам работ заказчик получает готовую программу управления практической эксплуатацией, точный расчет стоимости эксплуатации и графика финансирования, а также рекомендации по оптимизации затрат на эксплуатацию и эффективному использованию ресурсов.

Консалтинг в процессе строительства или редевелопмента

На этом этапе консалтинговые услуги по эксплуатации предполагают сопровождение инвестиционного проекта и строительства объекта недвижимости специалистами по эксплуатации. Сопровождение инвестиционного проекта на стадии строительства с точки зрения будущей эксплуатации – это не технический надзор в привычном виде. Это фиксация допущенных в процессе строительства отклонений эксплуатационных показателей  от  проектных, анализ отклонений и прогнозирование будущих затрат.

В проекте строительства зафиксированы эксплутационные показатели будущего объекта недвижимости (совокупность технических, объемно-планировочных, санитарно-гигиенических, экономических и эстетических характеристик, обуславливающих его эксплуатационные качества). Они напрямую влияют на стоимость эксплуатации и на их основании производится прогноз-расчет будущей эксплуатации. Однако в ходе строительства в проект вносится ряд изменений. Они вносятся или прямо на стройплощадке, или в самом плане что-то переделывается или перечерчивается. «Сегодня проект никогда на 100% не соответствует фактической постройке, рассказывает Евгений Якушин. - Задача тех, кто занимается эксплуатацией недвижимости – зафиксировать эти изменения эксплуатационных показателей, и уведомить заказчиков, какие за этим последуют расходы. Тогда собственник может более обдуманно подойти к вопросу, что лучше сиюминутные изменения в проекте или снижение расходов в будущем».

Даже небольшие на первый взгляд изменения могут привести к полному перерасчету стоимости будущей эксплуатации. Например, запроектированная высота потолка в бизнес-центре - 2,5 м. Однако якорный арендатор высказывает пожелание увеличить высоту потолка, соорудить эркер, поставить колонны и т.д. Вот тогда компания, которая занимается эксплуатацией объекта, может зафиксировать изменения: расширение системы вентиляции, использование других отделочных материалов и т.д. Специалисты составляют прогноз будущих затрат собственника на эксплуатацию, с учетом планируемых изменений. Допустим, они приходят к выводу, что изменения в вентиляционной системе приведут к застою воздуха и необходимости его разгонять. Значит надо будет увеличивать мощность вентиляционного оборудования, и соответственно, увеличатся затраты на электроэнергию, возрастет стоимость закупки и т.д.  Все эти прогнозы предоставляются собственнику объекта для того, чтобы он мог принять взвешенное решение о целесообразности внесения изменений.

Если собственники здания обратились за консультацией уже после  изменения проекта, паравки можно только учитывать - рекомендации давать поздно. Совокупность подобных изменений могут привести к тому, что стоимость эксплуатации увеличится до 20% от валового дохода вместо планируемых 10%. Чем раньше собственник обращается за сопровождением, тем эффективней будет экономия и точен прогноз затрат. На стадии проектирования еще до начала строительства можно будет просчитать все изменения и внести необходимые коррективы. Сопровождая проект, компания, оказывающая консалтинговые услуги по эксплуатации, ведет весь банк документов, то есть дублирует всю исполнительную документацию, вносит в нее все изменения. На стадии запуска объекта компания либо используем ее сама, либо, если собственник выбирает другую эксплуатирующую компанию, передает ей эту информацию.

В итоге проведенных работ заказчик получает рекомендации по изменению проектных и строительных решений для оптимизации затрат. Готовый объект полностью соответствует запланированным эксплуатационным показателям.

Косалтинг при эксплуатации уже функционирующего доходного объекта

Уже функционирующий доходный объект может нуждаться в оптимизации затрат на эксплуатацию. Услуга по оценке эксплуатации позволяет измерить эффективность использования финансовых, материальных и трудовых ресурсов эксплуатации действующего объекта недвижимости. Специалисты из эксплуатационной компании оценивают техническое состояние объекта, анализируют эффективность деятельности службы эксплуатации и использования ресурсов.

Аудит текущей эксплуатации помогает собственнику понять, насколько эффективно действует его собственная (или привлеченная) служба эксплуатации, не завышена ли стоимость эксплуатации, насколько эффективно тратятся средства. Эксплуатационная компания, проводящая аудит, предоставляет собственнику отчет, который детализирует эффективность использования ресурсов. В отчет входит оценка эффективности финансовой деятельности, которая включает в себя анализ финансовой деятельности службы эксплуатации недвижимости, реализованный бюджет, статистические показатели расходов по статьям затрат, динамику показателей во времени, а также рекомендованный исполнению бюджет эксплуатации по оценке компании. Еще один раздел отчета - оценка эффективности производственной деятельности: описание существующих стандартов и технологий эксплуатации, показатели эффективности стандартов, оптимизация эксплуатационных стандартов с учетом уникальности объекта недвижимости, прогноз эффективности, рекомендации по внедрению и анализ показателей эффективности существующих и рекомендованных стандартов эксплуатации. Третья составляющая отчета - оценка кадровой структуры: описание должностных функций штатных единиц, описание взаимодействия между функциональными группами, профессиональная подготовка специалистов, анализ тестирования, а также рекомендации по штатному расписанию, функциональным обязанностям, специализации, взаимодействию, мотивации. Последняя часть отчета - оценка затрат заказчика на коммунальные услуги теплоснабжения, электроснабжения и водоснабжения, рекомендации по экономии и оптимизации энергозатрат.

Примеров неэффективного использования средств, выявленных с помощью аудита службы эксплуатации, можно привести много.  Например, под данным «Бекара» собственник бизнес-центра класса «В» площадью 5 тыс. кв. м должен тратить: на обслуживание системы электроснабжения- 1,8 тыс. у.е в год, а на обслуживание системы отопления – 3,6 тыс. у.е. После аудита объекта оказывается, что фактически собственник тратит, на обслуживание системы электроснабжения – 2 400 у.е. в год, а на обслуживание системы отопления – 3000 у.е. в год. Собственник тратит все те же 5400 у.е. (как и положено по расчетам), но фактически по обслуживанию системы отопления он недоплачивает 600 у.е. в год, а по обслуживанию системы электроснабжения переплачивает 600 у.е. в год. То есть при фактических тратах эффективность использования коммунальных ресурсов составляет около 60 %. После проведения аудита в результате перераспределении затрат была достигнута эффективность использования коммунальных ресурсов на уровне 90%.

По итогам проведенного аудита заказчик получает отчет о техническом состоянии конструкций и инженерных коммуникаций объекта, а также рекомендации по эффективному использованию и экономии трудовых, материальных и финансовых средств. Кстати, в «Бекаре» существует практика: в случае, если собственник не смог добиться с помощью рекомендаций экономии, консультационная компания возвращает деньги за эту услугу.

---

Источник: Группа компаний Бекар