Телефонная связь: инспекторы требуют обоснований
Питерские инспекторы ревностно относятся к уменьшению налоговой базы по прибыли на расходы по оплате услуг телефонии, а потому – следят за производственной необходимостью переговоров, детализацией счетов на оплату услуг связи и пр.
Разобраться в вопросах бухгалтеров нам помогли эксперты – Галина Комягина, юрисконсульт ООО «Ассистанс Аудит», и Марина Сухих, директор департамента корпоративных коммуникаций ОАО «Северо-Западный Телеком».
Доказываем производственный характер звонков
Для целей налогообложения услуги связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговые инспекторы весьма придирчиво относятся к признанию для целей налогообложения расходов на телефонную связь. При решении вопроса, какие именно расходы на оплату услуг связи могут быть учтены для целей налогообложения, самый важный критерий – их производственная необходимость.
По итогам месяца (или иного расчетного периода, определенного договором) оператор выставляет фирме-абоненту счета на оплату переговоров. Рекомендуем организации заключить такой договор, по которому одновременно со счетом оператор должен будет выставлять расшифровку (детализацию) счета по каждому телефонному номеру. За это может взиматься отдельная плата. Но этот расход вполне оправдан, ведь такая расшифровка – одно из основных условий, по мнению Минфина и ФНС, для включения затрат на телефонные переговоры в расходы для целей налогообложения. Расшифровка детализирует общую сумму платежа за предоставленные услуги связи по каждому абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов; даты и время переговоров; тарификацию услуги.
Расшифровка – далеко не единственный документ, необходимый для включения в расходы затрат на телефонные переговоры. Чтобы удовлетворить налоговиков, работнику придется сделать отчет о производственной необходимости звонков. Каждому звонку (каждой сумме в расшифровке оператора) нужно дать обоснование: кому звонил и зачем (например, 27.09.07 в 11.00 в течение 50 секунд – представителю ООО «Мир» по вопросу заключения договора).
Минфин разрешает наравне с оплатой звонков, сделанных в рабочее время, включать в расходы в налоговом и бухгалтерском учете оплату звонков, сделанных в нерабочее время, во время отпуска работника или в выходные дни (письмо Минфина России от 07.12.05 № 03-03-04/1/418). Такие расходы тоже нужно подтверждать полным пакетом документов.
Когда должны приносить счета
Случается, что счета на оплату звонков поступают в компанию к самому окончанию 15-дневного периода с момента выставления счета. Тем временем абоненту могут отключить телефоны за неоплату, хотя у него даже нет счета. Разберемся, какой срок доставки счетов предусмотрен действующим законодательством.
Разъясняет Галина Комягина. В соответствии со статьей 53 Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи (утв. постановлением Правительства РФ от 18.05.05 № 310) в договоре помимо прочих условий должны быть указаны адрес и способ доставки счета за оказанные услуги.
Если в договоре не указан конкретный способ доставки счета абоненту, оператор (на законных, кстати, основаниях) оставляет за собой право выбора способа доставки – почтой или с курьером. Согласно статье 116 Правил оператор обязан обеспечить доставку абоненту счета на оплату услуг в течение 10 дней с даты выставления этого счета. Таким образом, действующее законодательство четко определяет срок – 10 дней (не указав, однако, каких – рабочих или календарных).
Если счет доставляет курьер, то он должен потребовать у абонента отметку о получении (подтверждение доставки). В противном случае факт доставки счета доказать будет сложно. Если же счет доставляется по почте, то ситуация несколько проще – датой исполнения обязанности будет дата на почтовом штемпеле, а датой получения абонентом счета – дата доставки почтового сообщения.
Разъясняет Марина Сухих. Срок доставки мы практически не нарушаем. Когда это все-таки происходит, разбираемся в причинах, и чаще всего в таких ситуациях виноват сам абонент: или не забирает счета в определенном для этих целей месте, или исчезает в неизвестном направлении (отпуск, командировка, болезнь и пр.). В обоих случаях при позднем получении счетов на оплату абонент может направить претензию о нарушении сроков выставления счетов. В противном случае 10-дневный срок на исполнение обязанности по оплате счетов будет исчисляться с момента получения счета.
Просите детализацию письменно
Часто в детализации счетов можно увидеть объем соединений только по номерам, закрепленным за повременным тарифным планом. А сколько наговорили на остальных тарифных планах (комбинированные и безлимитный), часто нельзя узнать. Ответ связистов такой – программой не предусмотрено...
Разъясняет Галина Комягина. В соответствии со статьей 116 Правил оператор связи обязан по просьбе абонента детализировать счета, то есть предоставить дополнительную информацию об оказанных услугах связи. За это может взиматься отдельная плата. Если оператор отказывается проводить детализацию (даже за дополнительную плату), то он нарушает действующее законодательство. То, что детализация на отдельные виды тарифных планов не предусмотрена программой, не является аргументированным отказом.
Можно запросить детализацию в письменном виде, потребовав письменный ответ, и на основании того, что абонент не владеет информацией, право на которую ему предоставляется законодательством, потребовать оформления дополнительного соглашения к договору на оказание услуг об изменении тарифного плана.
Разъясняет Марина Сухих. В соответствии с пунктом 114 Правил каждый счет за услуги местной связи ОАО «Северо-Западный Телеком» содержит данные о суммарной продолжительности местных телефонных соединений. Детальная расшифровка счета с указанием номеров телефонов, времени соединения, его длительности и стоимости и т. д. не является обязательной информацией, предоставляемой оператором абоненту.
Продолжительность местных телефонных соединений является основанием для тарификации только в том случае, если абонент оплачивает услуги по повременному тарифному плану, а также по одному из комбинированных тарифов в случае превышения лимита, включенного в ежемесячный платеж. В этих случаях информация о длительности соединений указывается в счете.
Дополнительную информацию об оказанных услугах местной связи – подробную расшифровку телефонных соединений – наша компания готова предоставить абоненту-организации по запросу (единовременно) или, если это предусмотрено условиями договора, ежемесячно вместе со всей документацией.
Информационный партнер ИАА Bishelp, Газета Учет.Налоги.Право.