Как учесть расходы на мобильную связь?

Многие организации используют в своей работе мобильную связь. В погоне за клиентом специализированные операторы предлагают компаниям все новые и новые предложения. Бухгалтеры же ломают голову над другим — как правильно учесть расходы на мобильную связь.

Такие разные тарифы

Уже невозможно представить себе компанию, не использующую услуги сотовой связи. Ее преимущества — налицо: нужный человек доступен всегда и везде. Вместе с тем встает вопрос компенсации сотрудникам расходов на телефон. Большинство организаций, оплачивающих своим работникам мобильную связь, предпочитают подключение к корпоративному тарифному плану. Это позволяет существенно сэкономить на расходах по оплате «сотовых» услуг. Безусловно, это самый оптимальный вариант, говорит главный бухгалтер фирмы «Венец» Лиана Алимакова:

— Это выгодно и экономически — фирма получает большие скидки от обслуживающей телефонной компании, и практически — в документах расходы отображаются одной суммой, что удобно для проведения счета.

Плюс корпоративных тарифов еще и в том, что они позволяют подобрать максимально соответствующий потребностям каждого работника организации тарифный план и тем самым оптимизировать расходы на связь, утверждает сотрудник службы по связям с общественностью компании «ВымпелКом» Ксения Корнеева. К примеру, такие тарифы предусматривают льготные звонки между сотрудниками одной организации и многое другое.

Предложения всех ведущих сотовых операторов очень разнообразны: можно выбрать то, которое подойдет именно вам. Ведь кто-то чаще звонит, а кому-то приходится постоянно отвечать на звонки — соответственно, и тарифы должны быть разными.

Самой распространенной является категория многоговорящих клиентов. Для ее абонентов операторы придумали так называемые «безлимитные тарифы». Они выгодны тем сотрудникам, которые говорят по телефону не менее 1200 «мобильных» минут в месяц. Ежемесячная плата за такую услугу колеблется в среднем от 2500 рублей («Мегафон») до 3455 рублей у «Билайн». Причем порядок цен зависит от того, какой у клиента номер телефона — прямой или федеральный.

Преимуществом корпоративных предложений является также снижение цены за общение внутри тарифного плана и звонки на льготные номера. Стоимость минуты разговора при таком общении снижается до 3—5 рублей за минуту. Привлекателен и дополнительный пакет услуг (детализация баланса, определитель номера, запрет вызова и т. д.), который обслуживающая компания предоставляет, как правило, бесплатно. Главный бухгалтер компании «Альфа» Галина Автух помимо преимущества единого счета при корпоративной связи отмечает удобство ежемесячного получения разбивки суммы по всем номерам и детализацию счета по каждому номеру, где можно отследить личные звонки и удержать их стоимость из заработной платы сотрудника фирмы.

Существуют еще и универсальные формулы для не слишком крупных клиентов, где происходит «сортировка» сотрудников компании по их мобильным запросам: секретариат, персонал, руководство и другие подразделения. Это подходит организациям, имеющим возможность точно оценить потребности в мобильной связи каждого из своих работников. Предложение компании «Билайн» «Бизнес-Формула» состоит из четырех подобных тарифных планов. Аналогичным корпоративным предложением у МТС является тариф «Команда», где предлагается возможность бесплатного общения между сотрудниками компании со второй минуты.

ПОДТВЕРЖДАЕМ РАСХОДЫ

Эксперт департамента аудита компании «СВ-Аудит» Елена Безносова рассказала, что в целях исчисления налога на прибыль затраты на использование мобильной связи признаются в составе прочих расходов на производство и реализацию (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Для подтверждения таких расходов нужно представить имена и фамилии сотрудников, которым необходима сотовая связь для выполнения их обязанностей, утвержденных руководителем; договор, заключенный с телекоммуникационной компанией, и счет за период, определенный согласно условиям договора (месяц, квартал). При этом представление детализированных счетов необязательно.

Как рассчитать?

Корпоративная мобильная связь существенно снижает расходы организации и выгодна в том случае, если удастся исключить или хотя бы минимизировать использование мобильных телефонов в личных целях сотрудников, комментирует проблему Елена Безносова. Можно воспользоваться детализированными счетами телекоммуникационных компаний. Правда, выяснить, звонил ли сотрудник только в служебных целях, — задача очень сложная, подчас даже нереальная (к примеру, география звонков менеджеров по продажам очень обширна).

Более рациональным для фирмы будет установить лимиты на оплату звонков сотрудникам, подключенным к корпоративной связи, и зафиксировать их в трудовом договоре либо в отдельном локальном нормативном акте. Вместе с тем следует подписать соглашение с оператором связи. В таком случае сумму счета в рамках установленного лимита организация сможет учесть в общехозяйственных расходах, утверждает Елена Безносова.

Что касается налогового учета, поясняет эксперт, Минфин в Письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 «Об учете убытков по безнадежным долгам в целях налогообложения прибыли» рекомендовал следующую методику: «В налоговом учете превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работник возместит фирме указанные затраты. При этом уплачиваемое работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации». Таким образом, в себестоимость продукции, работ, услуг фирмы не будут включены расходы на личные разговоры сотрудников по мобильной связи.

Стоит обратить внимание и на то, что многие операторы связи предоставляют корпоративным клиентам так называемые бесплатные услуги. Это могут быть международный и национальный роуминг, определитель номера, режимы ожидания, удержания вызовов, мобильный офис, голосовая почта, детализация и доставка счета. За подобные услуги не взимается отдельная плата. Все дело в том, что стоимость этих услуг уже включена в тариф. Поэтому лучше удалить из текста договора упоминания о безвозмездности таких предложений. Иначе, в соответствии с пунктом 8 статьи 250 Налогового кодекса, их рыночная стоимость может быть признана внереализационным доходом организации.

Безусловно, каждую отдельную услугу стоит рассматривать рационально. Очевидно, что конференц-связь может потребоваться только руководителю, но вряд ли нужна водителю. Аналогичным образом следует оценивать остальные услуги: они должны соответствовать должности конкретного сотрудника. Лучше, если это будет прописано в локальном документе об обеспечении работников мобильной связью. На такие вопросы стоит обращать внимание, чтобы не платить лишних налогов. Правильно выбранный и документально оформленный тариф сэкономит вашей компании расходы на мобильную связь.

«МОБИЛЬНЫЕ» ПРОВОДКИ

В бухгалтерском учете на всю сумму счета к оплате, представленного телекоммуникационной компанией, за корпоративную мобильную связь будет оформляться проводка Дебет 26 Кредит 76. В случае заключения договора, в котором фирма является агентом между телекоммуникационной компанией и сотрудником, сумму счета в рамках установленного лимита организация включает в общехозяйственные расходы и оформляет проводкой Дебет 26 Кредит 76.

При превышении лимита переговоров, на сумму превышения возникает задолженность сотрудников, которая оформляется проводкой Дебет 73 Кредит 76. Погашается задолженность за счет собственных средств работника. Оформляется проводка Дебет 70 Кредит 73 — сумма, подлежащая перечислению оператору сотовой связи, удержана из заработной платы сотрудников; либо Дебет 50, 51 Кредит 73, где отражено внесение в кассу или на расчетный счет фирмы суммы, подлежащей перечислению за услуги оператору сотовой связи.