Как быть, если первые шаги серьезно отклоняют от бизнес-плана?

Бизнес-план утвержден, документы оформлены – новый бизнес начинает работать. Но как быть, если возникают проблемы, не предусмотренные стратегическим планированием? Какие практические шаги можно предпринять для их решения?

Обстоятельства непрерывно меняются, поэтому будьте готовы к тому, что ваши планы не совсем будут соответствовать действительности.

От вас потребуется максимальная гибкость, чтобы не упустить представившиеся возможности и успешно преодолеть все возможные препятствия.

1. Изменения объема продаж

Практически все полученные вами реальные результаты будут в той или иной степени отличаться от плановых показателей (т.е. полученные данные будут больше или меньше намеченных). Давайте рассмотрим все возможные варианты и начнем с меньшего, чем ожидалось, объема продаж.

НИЗКИЙ ОБЪЕМ ПРОДАЖ

Объем продаж легко можно определить, используя следующую формулу:

объем продаж = (цена единицы товара) х (количество проданных товаров)

В том случае, если объем ваших продаж оказался ниже планового, это могло произойти по двум причинам:

было продано меньшее количество товаров:

Вы были вынуждены продавать товары по ценам ниже плановых.

Если объем ваших продаж оказался меньше планового, заполните следующую таблицу:

Изменение уровня продаж

1. Совокупный объем продаж по плану (руб.)     
2. Фактический совокупный объем продаж (руб.)     
3. Разница (недобор) (руб.)     
4. Количество проданных товаров по плану   
5. Цена единицы товара по плану (руб.)     
6. Фактическое количество проданных товаров            
7. Фактическая цена единицы товара (руб.)   
8. Причина уменьшения объема продаж:

меньшее количествопроданных товаров более низкая цена единицы товара обе причины

Давайте вначале рассмотрим случай, связанный с меньшим количеством проданных товаров.

Это наиболее распространенная причина уменьшения выручки от реализации. Как правило, это может быть связано с несколькими причинами:

меньшая реальная емкость рынка;

недоработки в сфере маркетинга;

высокая конкуренция;

ваш новый товар или услуга конкурирует с другими вашими товарами или услугами;

природно-климатический фактор.

Такого рода причин может быть намного больше.

В таблице попробуйте перечислить причины фактического уменьшения количества проданных вами товаров.

Причины уменьшения количества проданных товаров

Что касается цены, то причин для ее снижения может быть намного меньше:

ваша цена на товар или услугу завышена;

большое количество ваших товаров было закуплено оптом, что потребовало предоставления покупателям соответствующих скидок;

понижение цен на данный товар/услугу на рынке.

В таблице перечислите причины снижения ваших цен.

Возможно, вы отметили ряд причин в обеих таблицах.

Что нужно сделать, чтобы исправить положение? Окончательное решение может потребовать принятия ряда мер и в значительной степени будет зависеть от особенностей вашего бизнеса.

Давайте рассмотрим теперь несколько возможных вариантов ваших действий.

УВЕЛИЧЕНИЕ ВАШЕЙ ВЫРУЧКИ ОТ РЕАЛИЗАЦИИ

Есть три простых совета:

повысить цены, оставив неизменным количество проданных товаров;

увеличить количество проданных товаров, не повышая цен;

сделать и то, и другое!

Совет повысить цену, вероятно, так и останется просто советом, пока вы не улучшите свой товар или услугу, придав им новые потребительские свойства.

УВЕЛИЧЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА ПРОДАННЫХ ТОВАРОВ

Это одно из наиболее подходящих решений.

Вам придется принимать такие меры, которые могут не только принести прибыль в краткие сроки, но и потребовать дополнительных затрат.

Итак, что же вам делать? Вот несколько предложений.

Проведите распродажу, но будьте осторожны. Это будет означать одновременно и снижение цен, поэтому вам придется продать большее количество товаров.

Распространите как можно больше информации о ваших товарах, уделив внимание маркетингу. Это потребует дополнительных расходов, поэтому вы должны быть абсолютно уверены в том, что игра стоит свеч. Что бы вы еще ни предпринимали, старайтесь не забывать о маркетинге. В противном случае покупатели довольно быстро вообще забудут и о вас, и ваших товарах.

Используйте специальные предложения, бесплатные подарки, лотерею и т.д., но не забывайте о связанных с этим затратах.

Предложите дополнительные бесплатные услуги.

Обновите свои товары или услуги, придав им более привлекательный вид.

Осваивайте новые рынки. Ведь кроссовки, к примеру, давно перестали быть чисто спортивной обувью.

В таблице попробуйте перечислить возможные способы подъема уровня ваших продаж.

Меры, направленные на увеличение объема продаж

А теперь давайте рассмотрим противоположную ситуацию, когда объем продаж оказался больше, чем ожидалось.

УВЕЛИЧЕННЫЙ ОБЪЕМ ПРОДАЖ

Вновь здесь можно отметить две основные причины:

Вы продали большее количество товаров, чем предполагали;

Вы продаете по более высоким ценам, чем предполагали.

Успокоившись на достигнутом, вы можете упустить предоставившиеся прекрасные возможности и не заметить новых перспективных тенденций.

В приведенную ниже таблицу впишите данные, связанные с фактическим превышением плановых показателей объема продаж.

1. Изменение уровня продаж
2. Совокупный объем продаж по плану (руб.)     
3. Фактический совокупный объем продаж (руб.)     
4. Разница (недобор) (руб.)     
5. Количество проданных товаров по плану   
6. Цена единицы товара по плану (руб.)     
7. Фактическое количество проданных товаров            
8. Фактическая цена единицы товара (руб.)   

Причина уменьшения объема продаж: большее количествопроданных товаров более высокая цена единицы товара обе причины

Возможными причинами увеличения планового объема продаж могут быть следующие:

емкость вашего рынка больше, чем предполагалось;

появление нового рынка;

неожиданное повышение цены на аналогичный товар на рынке;

исчезновение на рынке товаров-конкурентов;

закрытие предприятий-конкурентов;

природно-климатический фактор;

более высокая производительность труда на вашем предприятии.

Существует много других причин, связанных с особенностями вашего бизнеса.

В таблице постарайтесь перечислить причины фактического превышения планового объема ваших продаж.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАКСИМАЛЬНОГО КОЛИЧЕСТВА ВОЗМОЖНОСТЕЙ

Как воспользоваться неожиданными возможностями, связанными с превышением планового объема продаж?

Вот несколько предложений:

Ваши потребители должны узнать о том, что случилось. Если с рынка исчезли некоторые товары-конкуренты или же некоторые предприятия-конкуренты прекратили свою деятельность, сообщите покупателям о своем предложении. Таким образом, вы не только напомните о себе вашим постоянным клиентам, но и сможете привлечь внимание покупателей ваших бывших конкурентов. Держите свои расходы под контролем! Не стоит тратить миллион там, где удастся увеличить объем продаж всего на полмиллиона.

Если что-нибудь сделало ваш товар более привлекательным в местном или общегосударственном масштабе, сообщите об этом вашим потенциальным покупателям, но и в данном случае не забывайте контролировать все необходимые расходы;

Возможно, в результате увеличения объема продаж вы приобретете дополнительное оборудование, которое, в свою очередь, может способствовать повышению производительности и еще большему увеличению объема продаж.

Убедитесь в том, что вы разобрались в причинах увеличения объема продаж. Если это результат:

краткосрочный, тогда уровень ваших продаж постепенно снизится до планового показателя,

а если это результат действия каких-то постоянных факторов, тогда уровень ваших продаж по-прежнему будет превышать плановый показатель.

Кроме того, не забудьте, что чем больше объем продаж, тем больше, как правило, связанные с этим затраты.

Всегда следите за тем, какое влияние превышение планового объема продаж оказывает на Ваш план прибыли и план движения денежных средств.

В таблице опишите те действия, которые вы собираетесь предпринять в результате фактического превышения планового объема продаж.

3. Изменения величины расходов

Аналогично ситуации с фактическими изменениями планового объема продаж уровень ваших расходов также может оказаться выше или ниже предполагавшегося.

Поэтому вам необходимо убедиться в том, что увеличение или уменьшение ваших расходов носит временный характер. В этом случае отклонения окажут наиболее заметное воздействие на показатели плана движения ваших денежных средств.

Рассмотрим случаи отклонения фактической величины ваших расходов от плановых показателей.

ПОВЫШЕННЫЙ УРОВЕНЬ РАСХОДОВ

Не следует рассматривать величину расходов в отрыве от других плановых показателей.

Увеличение объема продаж может привести к одновременному увеличению прямых затрат, связанных с организацией продаж, прочих видов затрат и накладных расходов, а также росту прибыли. До тех пор, пока величина вашей прибыли возрастает вместе с увеличением объема продаж и повышением уровня расходов, такое положение дел не должно вызывать у вас беспокойства.

Если объем продаж остался неизменным или уменьшился, а уровень расходов повысился, Вам необходимо принимать определенные меры.

Полезно распределить ваши расходы на:

прямые затраты, связанные с организацией продаж;

прочие затраты и накладные расходы.

Сначала мы рассмотрим прямые затраты, связанные с организацией продаж.

ПРЯМЫЕ ЗАТРАТЫ, СВЯЗАННЫЕ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ ПРОДАЖ

Они включают в себя:

товары для перепродажи;

прямые трудовые затраты;

сырье.

Давайте рассмотрим их по очереди.

ТОВАРЫ ДЛЯ ПЕРЕПРОДАЖИ

Предположим, что объем ваших продаж соответствует плановому показателю, в таком случае, возможно, ваши затраты на хранение запасов продукции превышают установленный уровень.

Это может быть связано с двумя причинами:

Вы не учли фактор роста в своих планах: если все фактические показатели будут превышать плановые, может быть, вам придется переработать свои планы;

рост цен оказался больше предполагавшегося.

Давайте рассмотрим последнюю причину более подробно.

Если рост цен не влияет на величину получаемой вами прибыли, значит, ваш бизнес развивается весьма успешно, и Вы можете самостоятельно покрыть рост расходов.

Возьмите этот факт на заметку.

Если же рост цен существенно влияет на размер получаемой вами прибыли, тогда вам следует предпринять ряд мер, направленных на исправление сложившейся ситуации.

Вот некоторые предложения:

постарайтесь увеличить объем продаж так, чтобы уровень прибыли повысился до своего первоначального состояния. Этот вариант рассматривался уже и ранее, однако следует иметь в виду, что в данном случае увеличение объема продаж должно носить постоянный характер. Иначе вы лишь откладываете на неопределенный срок решение проблемы;

сократите другие виды расходов и, таким образом, увеличьте размер получаемой вами чистой прибыли. Этот вариант будет рассмотрен в следующих разделах этой брошюры;

попытайтесь найти нового поставщика. Возможно, вам удастся приобрести такие же или похожие виды товаров по более низким ценам. Будьте осторожны, поскольку у вас нет стопроцентной гарантии, что в том случае, если вы начнете продавать другой товар, ваши клиенты будут по-прежнему покупать у вас новый товар по такой же цене;

попробуйте договориться о новых условиях поставок товаров с вашими нынешними поставщиками. Все-таки для них лучше иметь заказ на поставку товаров по более низким ценам, чем не иметь заказа вообще.

РОСТ ПРЯМЫХ ТРУДОВЫХ ЗАТРАТ

В том случае, если вы используете труд сотрудников, не состоящих в штате вашего предприятия, можно попробовать:

найти альтернативный источник рабочей силы,

договориться о новых условиях использования прежних работников.

Если используется только ваш собственный персонал, вам предстоит договариваться о снижении уровня расходов с самим собой!

Вам придется оценить степень целесообразности выплаты вашему персоналу повышенной заработной платы. Может быть, рост трудовых затрат будет частично связан с индексацией зарплаты ваших сотрудников с учетом темпов инфляции. В любом случае этот аспект должен быть отражен в вашем бизнес-плане.

Кроме того, рост прямых трудовых расходов может быть связан, например, с:

высокой производительностью труда;

строгими требованиями к персоналу;

усложнением процесса труда.

В любом случае это должно приводить либо к увеличению объема ваших продаж, либо к сокращению других видов расходов.

РОСТ ЗАТРАТ НА СЫРЬЕ

Если возросли цены на сырье, вы можете:

покрыть все расходы самостоятельно;

увеличить объем продаж;

сократить величину других видов расходов;

найти альтернативные источники сырья;

попытаться договориться о новых условиях поставок сырья с вашими прежними поставщиками.

Постарайтесь заполнить приведенную ниже таблицу, отметив возможные способы экономии денежных средств с точки зрения использования товаров для перепродажи, прямых трудовых затрат и сырья.

Таблица с источника

РОСТ ДРУГИХ ВИДОВ ЗАТРАТ И НАКЛАДНЫХ РАСХОДОВ

Если рост расходов превышает плановые показатели, необходимо разобраться в причинах подобного явления и решить, что можно сделать для исправления положения.

Следует вновь повторить, что увеличение объема продаж может привести к росту расходов.

Беспокойство должно возникнуть в том случае, если рост расходов не связан с увеличением объема продаж.

Прямые затраты и накладные расходы могут возрастать по многим причинам. Некоторые причины являются общими для различных видов бизнеса, другие связаны непосредственно с конкретными видами предпринимательской деятельности.

Вот несколько советов, которые можно использовать для сокращения ваших расходов.

а) Рост расходов, связанный с вашими поставщиками:

изменение условий продаж у поставщиков;

поиск альтернативных источников снабжения.

б) Увеличение других видов расходов. Проверьте, оправданы ли эти расходы. Например, все ли транспортные расходы являются обоснованными, оправдано ли повышение заработной платы вашим сотрудникам.

В таблице отметьте рост всех видов расходов, укажите причины роста расходов и меры, направленные на их сокращение.

СНИЖЕНИЕ УРОВНЯ РАСХОДОВ

Может оказаться, что фактический уровень ваших расходов ниже предполагавшегося. Если даже ваши фактические расходы меньше плановых, необходимо экономить деньги везде, где это возможно. Разумеется, это не должно наносить ущерб вашему бизнесу.

Безусловно, вы будете принимать решение с учетом особенностей вашего бизнеса. Вот несколько советов:

Вы будете получать больше прибыли. Можно остановиться на достигнутом и получать просто дополнительные доходы!

Можно вложить сэкономленные деньги в маркетинг и добиться увеличения объема продаж. При этом убедитесь в том, что ваше предприятие сможет справиться с возросшим объемом работы.

Можно расширить границы своего бизнеса за счет набора новых сотрудников или покупки нового оборудования, но убедитесь в том, что сэкономленных средств хватит надолго и вы будете в состоянии покрыть все расходы до тех пор, пока расширение масштабов вашей предпринимательской деятельности не принесет первых плодов.

В таблице укажите, что вы собираетесь делать с полученной сверхплановой прибылью.

Независимо от реального состояния дел на вашем предприятии, необходимо постоянно держать под строгим контролем выполнение вашего плана прибыли.

Вы должны постоянно искать любые способы увеличения своей доли рынка.

Сегодня вы преуспеваете, а завтра можете оказаться банкротом.

То же самое относится и к расходам. Постоянно ищите способы сокращения величины расходов, но делайте это без ущерба для своего предприятия.

Не имеет смысла вкладывать сверхплановые поступления в маркетинг, если вы и ваш персонал окажетесь не в состоянии удовлетворить возросший потребительский спрос.

ВЛИЯНИЕ РАЗЛИЧНЫХ ФАКТОРОВ НА ПЛАН ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Движение денежных средств отражает реальное положение дел на вашем предприятии. Мы выяснили, что часто товары продаются в кредит, а расходы связаны с фактической оплатой.

На бумаге все может быть очень хорошо, а с точки зрения движения денежных средств у вас могут возникнуть серьезные проблемы.

Если вы тщательно составляли план движения денежных средств, вы точно знаете объем и сроки своих денежных поступлений и необходимых платежей для того, чтобы своевременно оплачивать предъявленные вам счета или же договариваться с обслуживающим вас банком об увеличении суммы предоставленного кредита для ликвидации нехватки денежных средств.

Если вы имеете положительный баланс денежных средств, превышающий плановые показатели, можно сказать, что вы действуете правильно.

Вам придется пересмотреть свои потребности в краткосрочных кредитах в том случае, если:

требуется осуществить платежи ранее намеченного срока;

расходы превысили плановый показатель;

объем продаж оказался меньше запланированного;

сроки оплаты товаров, проданных вами в кредит, превышают плановые показатели.

В каждом случае изменения ваших намеченных коммерческих планов необходимо следить за тем, какое влияние эти изменения оказывают на движение ваших денежных средств.

Убедитесь в том, что вы учли все необходимые платежи, которые вам предстоит осуществить в течение срока действия вашего бизнес-плана.

В таблице отметьте все изменения, связанные с движением ваших денежных средств, а также напишите, какое влияние эти изменения могут оказать в будущем на ваши коммерческие планы и потребности в краткосрочных заемных средствах.

4. Что еще?

Наряду с финансовыми планами необходимо постоянно держать под строгим контролем:

план маркетинга;

план персонала;

объем материальных ресурсов.

МАРКЕТИНГ

Деятельность в сфере маркетинга необходимо планировать, но план маркетинга должен быть достаточно гибким, чтобы своевременно учитывать непредвиденные изменения ситуации.

Вы сможете продать свои товары только в том случае, если ваши потенциальные покупатели будут знать о существовании вашего предприятия.

Поэтому необходимо определить свой рынок сбыта.

Одновременно вы должны следить за полученными результатами. Если вы видите, что рекламное объявление в одной из газет не принесло ожидаемых результатов, попробуйте дать рекламное объявление в другом издании.

ПЕРСОНАЛ

Задумайтесь над такими вопросами:

правильно ли вы используете своих сотрудников?

правильно ли определено время набора новых сотрудников?

Если потенциал ваших сотрудников используется не в полной мере или же управление персоналом осуществляется плохо, отдача от деятельности ваших сотрудников не окупит ваших затрат на них.

Вам следует регулярно контролировать свой персонал, качество его работы, а также отношение сотрудников к вашему бизнесу.

Осуществляя контроль за выполнением своих финансовых планов, вы сможете более точно определить тот момент, когда развитие вашего предприятия даст возможность взять на работу новых сотрудников.

РЕСУРСЫ

Осуществляя контроль за выполнением своих финансовых планов, вы сможете решить, нужно ли привлекать дополнительные ресурсы, или стоит с этим подождать.

Самое главное при наборе новых сотрудников и приобретении основного капитала — выбрать подходящий для этого момент, поскольку приняв решение и потратив деньги, вы будете вынуждены двигаться только вперед.

5. Заглядывая в будущее

Составленные вами планы рассчитаны на ближайшие 12 месяцев. Но вы должны помнить, что они являются частью непрерывного процесса вашей предпринимательской деятельности.

Через год вам предстоит пересмотреть свои планы и разработать на следующий год уже новые.

В интересах развития вашего бизнеса вам следовало бы иметь план коммерческой деятельности, рассчитанный на более длительный срок.

Лишь постоянно заглядывая в будущее, вы сможете все время опережать своих конкурентов.

У всех крупных фирм есть такие планы. Только благодаря им они достигают головокружительных успехов в бизнесе. Поэтому и вам стоило бы взять на вооружение составление перспективных планов развития вашего предприятия.

6. Подведем итоги

Мы рассмотрели некоторые практические шаги, которые вы можете предпринять, если появятся отклонения от полученных вами фактических результатов по сравнению с плановыми.

Далеко не все отклонения фактических результатов от плановых показателей свидетельствуют об ухудшении хозяйственного положения вашего предприятия. В некоторых случаях это означает появление новых коммерческих возможностей, которыми можно воспользоваться.

Об этом вы можете узнать только в процессе контроля за выполнением вашего бизнес-плана.

Кроме того, без бизнес-плана вам будет трудно оценить эффективность работы Вашего предприятия.

Не имея бизнес-плана, вы, конечно, можете заниматься коммерческой деятельностью, продавая товары и оплачивая счета, но вы не будете знать, насколько рентабельна деятельность вашего предприятия и хватит ли получаемой вами прибыли для развития  бизнеса.

Не имея бизнес-плана, вряд ли вам удастся расширить границы своей коммерческой деятельности. Вы будете испытывать большие затруднения, стараясь получить дополнительные денежные средства.

У ваших конкурентов, скорее всего есть бизнес-планы, а единственный путь к успеху — хотя бы на шаг опережать своих конкурентов. Для этого необходимо:

тщательно составить бизнес-план;

осуществлять строгий контроль за его выполнением;

своевременно и гибко реагировать на возможные фактические отклонения от намеченных плановых показателей