Кризис. Рецепты выживания. Снижаем затраты на закупки!

Экономический кризис, все активнее проявляющийся в реальном секторе экономики, заставил отечественные компании всерьез задуматься если не о сокращении расходов, то уж хотя бы о жестком контроле над основными статьями затрат своих предприятий.

Первый «удар» приняли на себя инвестиционные проекты, начатые или задуманные, и расходы на персонал. Сокращать персонал или снижать зарплаты становиться сегодня даже модным. В пылу битвы за экономию некоторые компании начинают «резать» самое заметное и доходят до сокращения высокооплачиваемых сотрудников, забывая порою о том, что это те самые «курицы, несущие золотые яйца» даже в условиях кризиса. Более дальновидные компании, понимая, что кризис приходит и уходит, а бизнес остается, стараются как могут сохранить коллектив, или, по крайней мере, его костяк.

В этой разразившейся кампании по сокращению персонала и инвестиционных проектов до сих пор остается в тени такая немаловажная статья расходов как закупки. В условиях экономического роста было просто не до нее. Экономия на закупках мало что могла противопоставить росту прибыли за счет расширения бизнеса и роста продаж. «Лучше зарабатывать, чем экономить» — в этом есть своя правда периодов роста. Однако меняется время — меняются нравы. Многие руководители, в условиях наметившегося падения спроса и усиления конкурентного давления на цены продаж, присмотревшись к организации закупок на своем предприятии, с удивлением обнаруживают огромные резервы сохранения рентабельности. По сравнению с экономией на зарплатах увольняемого персонала закупки становятся для предприятий тем самым «слоном», которого они и не заметили.

Можно для интереса сопоставить экономию от увольнения двух-трех топ-менеджеров в вашей компании и экономию от даже пяти процентов снижения закупочного бюджета. Результат вас наверняка удивит. А куда уходят иногда эти пять и более процентов в закупках многие руководители если и не знают, то уж наверняка догадываются.

В результате несложных расчетов приходит понимание того, что в условиях кризиса экономия от правильно организованной закупочной деятельности вполне сопоставима с размером прибыли предприятия требует соответственно особого к себе отношения.

С чего начать?

Лучший вариант решения задачи снижения затрат на закупки — создание внутри предприятия закупочных бизнес-технологий, используя современные возможности автоматизации производства.

Зафиксировав эти технологии в соответствующем регламенте закупок, и строго следуя разработанным методикам, вы обеспечите себе получение стабильного результата по поддержанию минимального уровня закупочных цен при требуемом качестве и условиях поставки.

Попробуйте начать с очевидного:

1. Классифицируйте, если этого еще не сделано, закупаемые товаров по степени влияния на затраты. Регламентируйте, что и каким способом покупать с внедрением для самых значимых закупок конкурсных технологий (запросы котировок, электронные аукционы, открытые конкурсы и аукционы на закупку и тому подобное);

2. Проанализируйте способы получения снабженцами информации о рынке закупаемых товаров и организуйте непрерывный независимый поток актуальной информации о ценах и поставщиках. В этом поможет реклама закупок вашего предприятия на специализированных интернет-ресурсах или печатных изданиях. Существуют так же специализированные ресурсы для снабженцев, оказывающие услуги по поддержанию в актуальном состоянии прайс-листов не только ваших постоянных поставщиков, но и их конкурентов. Вы получите объективную и независимую картину обоснованности ваших закупочных цен. А прозрачность и доступность информации обеспечит экономию за счет устранения личных предпочтений сотрудников снабжения при выборе поставщиков

3. Поработайте над системой создания и поддержания высокого уровня конкуренции среди ваших поставщиков. Обеспечьте всем равные условия для конкуренции и возможности сделать вам более выгодное предложение. Используйте для этого свой сайт, разместив на нем закупочную страничку с функцией получения электронных коммерческих предложений от поставщиков, или воспользуйтесь услугами специализированных интернет-ресурсов.

4. Формируйте имидж своей компании как надежного, постоянного и платежеспособного заказчика. При небольших объемах закупок прибегайте к технологиям создания «закупочных союзов» с партнерами или даже конкурентами.

5. Проведите ревизию существующего порядка взаимодействия подразделений, (планирование закупок, сроков формирования, согласования, утверждения и исполнения заявок) и оптимизируйте эти процессы, убрав возможные «люфты» и «трения».

6. Еще раз пересчитайте нормы резервирования товара на складе и величину нормативных остатков и страхового запаса. Это позволит сократить товарные запасы и высвободить дополнительные оборотные средства к необыкновенной радости финансовых директоров.

7. Разработайте с учетом всей проделанной вами работы процедуры и правила (технологию) работы менеджеров по закупкам.

Безусловно, для любой технологии нужен профессиональный инструмент. Бывает проще разработать эффективные бизнес-процессы, чем заставить сотрудников строго следовать этим процедурам и правилам. Лучшего результата на этом пути достигают те, кто начинает идти путем автоматизации снабжения и решается «зашить» разработанный регламент закупок в программный продукт, использовав его в качестве автоматизированных рабочих мест отдела снабжения. Следуя логике программного продукта, сотрудники вольно или невольно вынуждены будут проходить все этапы принятого регламента, обеспечивая тем самым получение заданного экономического результата.

Желаемая архитектура автоматизации снабжения могла бы выглядеть так:

Однако существующие возможности доступных по цене учетных и бухгалтерских программ явно недостаточны для эффективной «прошивки» регламента закупок в организации, а инвестировать серьезные суммы в дорогостоящие программные продукты, даже ориентированные на задачу снижения затрат, решится сейчас не всякий руководитель. Отдать деньги, чтобы сэкономить — это все-таки требует определенного переворота в сознании.

В этой ситуации могут выручить коробочные варианты программных продуктов по автоматизации снабжения, если таковые встречаются в вашем регионе. Если у такого программного продукта существует еще и сервис по поддержанию в актуальном состоянии прайс-листов интересующих вас поставщиков с площадкой для организации электронных торгов, то считайте, что вам крупно повезло. К сожалению, количество таких компаний, оказывающих этот комплекс услуг пока невелико.

Если же вам все-таки удалось заключить договор с такой компанией, то у вас есть все шансы превратить свои закупки в осознанный, прозрачный и управляемый бизнес-процесс.

А когда затраты на закупки прозрачны и управляемы, значит удержать их в необходимых рамках становится уже делом техники.

Желаем успехов!