Мальчики направо, девочки налево

Решив учитывать собственное время, я быстро обнаружил, что оно уходит впустую в тех случаях, когда приходится постоянно переключаться с одного вида деятельности на другой. Я не говорю здесь о переключении каждый час или два — напротив, это повышает производительность труда. Я скорее имею в виду многократную смену деятельности в течение 15-30 минут.



Действительно, представьте, что вы захотели проверить почту, но быстро переключились в браузере на ваш любимый блог, а затем и вовсе углубились в переписку с друзьями в Facebook и выполнение заданий в Mafia Wars. Вскоре вы обнаружите, что толком ничего не сделали. Вы посетили множество мест, многое узнали и многое потрогали, но потеряли кучу времени.

Потери времени начинаются уже на этапе проверки почты. Вы заходите в почтовый ящик, и там лежат десятки писем. Вы скользите по ним взглядом, и видите три уведомлялки из Facebook, одну из Twitter, пять рассылок от авторов программ, которые вы когда-то скачали или сервисов, в которых зарегистрировались. Из дюжины писем хорошо если одно написано живым человеком, который ждет ответа. Мне ежедневно приходит до сотни писем — в основном, обезличенные сообщения от пресс-служб или администраций различных сайтов.

До начала учета времени я не осознавал, что каждый раз при проверке почты теряю до получаса на разгребание этих завалов. Хуже того, а не осознавал и другого: человек не может с одного просмотра вычленить одно важное сообщение из пятидесяти. Ну и, конечно, третьего — я заходил не проверить почту, а взглянуть, нет ли личных писем от моих друзей и знакомых.

Это очень важно, потому что многие относятся к почтовому ящику очень формально, как к средству доставки всех писем. На деле — это сборник того, что

1) актуально;

2) относится к вам лично;

3) вас волнует.

Можно с легкостью представить себе почтовый ящик, в который падает тысяча дурацких писем ежедневно. Нельзя представить себе человека, который это одобряет и заходит к себе в почту для того, чтобы читать горы мусора. Может быть, он ждет ответа на свое резюме; может, сообщений от коллег; возможно, просто писем от семьи — жены и детей.

Человек, который говорит себе «а зайду-ка я в почту» на самом деле говорит другое:

«а зайду-ка я посмотреть, что нового интересного», «гляну, не пришло ли письмо от любимой», «интересно, прислал ли одноклассник фотки из Египта», «надо бы взглянуть на уведомления из Facebook, ЖЖ, и всего прочего».

Причем, если он на работе, и там у них строгости, то он может последнего себе и не говорить. Но вот он заходит в почту — и пропадает под слоем спама, бессмысленных извещений и тому подобным шлаком.

Так случилось, что пресс-релизы однажды оказались мне не нужны. Но по привычке я их читал. Осознав, что я делаю это зря, я начал разбирать свой ящик в Gmail, не подозревая, что в ближайшие часы совершу массу открытий.

Я воспользовался системой фильтров и возможностью Gmail применить эту систему ко всем уже пришедшим письмам. Это становится особенно важным для людей вроде меня, у которых в папке «Входящие» лежит свыше 25 тысяч писем. Если я захочу потом поискать что-либо с меткой «Пресс-релизы», то надо быть уверенным — у всех релизов такая метка есть.

Шаг 1. Перед большой уборкой я болел, и во «Входящих» собралось свыше 120 писем. Это очень удобно, потому что я начал прямо с того, что создал правило, согласно которому письма, содержащие слово «пресс-релиз» удалялись из «Входящих» («архивировались» в терминах Gmail) и получали метку «пресс-релиз».

Шаг 2. Я обратил внимание на то, что далеко не на всех релизах сработал данный магический трюк. Тогда я начал открывать письма с релизами по одному и смотрел, не рассылаются ли они от имени агентств, с доменов PR-компаний. Многие рассылались — я забил имя домена в поле фильтра «От кого» и тем же макаром перенес несколько тысяч сообщений в пресс-релизы.

Шаг 3. Несколько оставшихся писем я обработал индивидуально, ведь ничто не мешает создавать фильтр на каждый адрес электронной почты. Если ко мне в будущем придет релиз с нового адреса, я просто потрачу 30 секунд на ту же процедуру, и во «Входящих» он больше никогда не появится, спустивших в «Пресс-релизы».

Шаг 4. Метку social я присвоил всем извещениям от социальных сетей, блогохостингов и тому подобных вещей. Раньше у меня были отдельные папки — LJ, Facebook, Twitter. Теперь я понимаю, что это было глупо. Когда я захожу в почту, чтобы глянуть на комменты в ЖЖ, я неминуемо взгляну и на сообщения из Twitter или Facebook. Я нахожусь в социальном расположении духа. Состояние ума в этом случае имеет мало общего с механически-библиотекарским намерением «достать последние три ответа на твиты».

Шаг 5. Одной из наиболее многочисленных категорий писем являлись новости сервисов, сайтов, программных продуктов, скидки и различные предложения. Все это объединилось под меткой subscriptions, и, как и пресс-релизы или сообщения социальных сетей, покинуло «Входящие». Действительно, просматривать коммерческие предложения надо. Глупо отписываться от них совсем. Но еще глупее — тратить на них время при каждом заходе в почту.

Шаг 6. Во «Входящих» остались только личные письма, счета из iTunes store и сообщения о регистрации в том или ином сервисе. На последние я при получении навешиваю метку regs, чтобы иметь под рукой на всякий случай.

Результат. Удивительно, но, как оказалось, мне почти никто не пишет. За день во «Входящие» падает лишь 2-3 письма, и все они важные. Неожиданно стало ясно, что папки с отстоем можно целенаправленно проверять лишь раз в 2-3 дня — все равно там ничего сверхважного не накапливается.

За пару дней я также заметил, что реже захожу в почту, а когда захожу, реже тупо смотрю на список писем, не зная, которое выбрать. Я на них на все ответил.

Кто-то может сказать, что ничего нового в агрессивном применении фильтров нет (хотя я думаю, что немногие, несмотря на ссылку «создать фильтр на базе этого сообщения», создали их несколько десятков). Речь не о фильтрах, о настроении, с которым вы заходите в почту. О том, что никто не хочет читать почту и терять в ней время. Мы хотим получать интересные письма.

25/01/2011