"Умный" офис может стимулировать сотрудников не меньше, чем бонусы и премии
Комфортная среда
Если несколько лет назад эргономичные офисные решения пользовались спросом в основном у иностранных компаний, то сегодня, по наблюдениям опрошенных СФ участников рынка, и российские заказчики все чаще обращают внимание на правильную организацию офисного пространства. Компании стали понимать, что офисная мебель служит простым и эффективным инструментом, помогающим отлаживать и облегчать рабочие процессы, поддерживать работоспособность сотрудников и повышать их производительность. Это возможно при соблюдении трех основных условий. Во-первых, должно быть сокращено время на выполнение элементарных задач, таких как поиск необходимого документа (по подсчетам компании Steelcase, на то, чтобы найти нужный документ, сотрудники крупных фирм тратят в среднем две недели в год). Во-вторых, следует организовать комфортные рабочие места и, в-третьих, свести к минимуму отвлекающие факторы.
Существенную экономию рабочего времени дает грамотное зонирование помещения. Так, Юлия Трущелева, коммерческий директор компании "Бюробъект", вспоминает случай из собственной практики, когда в офисе их заказчика отделы маркетинга и продаж, которым требовалось постоянно контактировать друг с другом, находились на разных этажах. Сотрудники тратили уйму времени только на то, чтобы перемещаться по зданию. Наладить коммуникацию между отделами удалось с помощью новой планировки офиса.
Аналогичный пример приводит коммерческий директор компании "Стробос" Евгений Петров. В офисе одного из его клиентов, крупной компании с большим документооборотом, архивная зона была удалена от рабочих мест. Сотрудники, часто пользовавшиеся архивными документами, по нескольку раз за день совершали путешествия к шкафам и обратно. "При проектировании нового офиса мы расположили архивные зоны вблизи рабочих мест, а также предусмотрели в них возможность работы стоя,— рассказывает Евгений Петров.— В результате люди перестали тратить время на хождение, начали работать, и оказалось, что работы для них мало. Высвободившихся сотрудников руководство перебросило на решение других задач".
Несколько лет назад "Офис солюшнз" (официальный дилер Steelcase в России) реализовала проект для отдела биллинга компании "Совинтел". Как рассказал Игорь Юрьев, управляющий партнер "Офис солюшнз", заказчик планировал увеличить количество рабочих мест с 37 до 40 (при площади 400 кв. м) и избавиться от части документов, отправив их в архив. У папок-байндеров, в которые подшивались счета, не было своего места: они стояли в ряд на полу, и операторам приходилось буквально перебегать от них к телефонным аппаратам и обратно. Специалисты Steelcase предложили несколько вариантов решения этой задачи. Для начала заменили проводные телефоны на беспроводные, изменили конфигурацию столов, сделав их более компактными, и организовали крепление над каждым столом трех полок (на которых могли уместиться в общей сложности 36 папок), за счет чего увеличилась звукоизоляция. Затем выяснили, какое количество документов операторам необходимо постоянно иметь под рукой, и организовали зону архивного хранения: если раньше сотрудникам приходилось заранее запрашивать архивные коробки, то теперь все документы поместили в единый передвижной архив, которым можно воспользоваться в любой момент.
Значительная экономия времени достигается и за счет рациональной организации рабочих мест. "Одинаковые рабочие места не могут быть удобны всем: кто-то высокий, кто-то миниатюрный, один правша, другой левша. Настроенное под индивидуальные физические особенности сотрудника рабочее место защищает его от преждевременного переутомления и продлевает работоспособность",— подтверждает Борис Шахт, директор компании Orgspace Consulting. По его мнению, оптимально, когда рабочее место сотрудника учитывает весь процесс его работы. Это означает, что конфигурация рабочего места человека, который имеет дело с большим количеством бумажных документов, должна существенно отличаться от рабочего места оператора call-центра или менеджера-консультанта, чья основная работа — общение с посетителями.
Кадровая политика
Клиент одного крупного поставщика офисной мебели пожаловался на сильную текучку кадров, которой он никак не мог найти объяснение. Специалисты, проектировавшие для него новый офис, помогли выяснить, что причиной, заставлявшей людей покидать компанию, были неудобные рабочие столы и кресла: сотрудники чувствовали усталость и упадок сил уже в середине дня, из-за чего становились раздражительными и теряли стимул к работе.
Работодатели, закрывающие глаза на такие детали, рискуют не только здоровьем ценных кадров, но и собственной прибылью: регулярно оплачивать больничные жалующимся на боли в спине работникам накладнее, чем закупить партию пусть дорогостоящих, но удобных кресел и столов. В ассортименте всех крупных производителей офисной мебели имеются линейки кресел, которые можно настроить под физические параметры каждого пользователя за счет специальных механизмов. Благодаря этому человек автоматически принимает удобное для себя положение и сохраняет работоспособность до конца рабочего дня. Опцией регулировки высоты обладают и современные офисные столы: приподняв столешницу на нужный уровень, сотрудник может размяться и какое-то время поработать стоя.
Кресло с фигурой
Среди тех, кто заботится о здоровье своих кадров,— компания PricewaterhouseCoopers, чей московский офис в январе этого года перебрался в новое здание. По словам руководителя административного отдела Ирины Кузнецовой, при его планировании и проектировке ставка делалась на эргономичные решения, которые позволили бы создать комфортную для работы среду. Особое внимание при переезде в новое помещение было уделено подбору мебели, в том числе кресел. "Кресла, которые мы выбрали, из разряда дорогих эргономичных и, что тоже важно, красивых. Мы используем такие модели уже много лет, и надо сказать, что они действительно удобны,— делится впечатлениями Ирина Кузнецова.— Такими креслами обычно пользуется руководство фирм, тогда как у нас они закуплены для всех сотрудников. Выбор кресел осуществлялся нашим комитетом по переезду". При тестировании оценивались несколько критериев: удобство использования, возможность подогнать кресло под фигуру сотрудника (выбранная модель принимает форму тела с помощью семи регуляторов — для изгиба спины, высоты и угла разворота подлокотников, наклонов и высоты сиденья, угла наклона кресла, пружинистости спинки) и долговечность.
Сказывается на производительности офисных работников и наличие отвлекающих факторов. Особенно остро этот вопрос стоит там, где одновременно работает большое количество людей, например в call-центрах. Из-за посторонних шумов и постоянно мелькающих лиц коллег операторам call-центров бывает сложно сосредоточиться на работе. Решить эту проблему помогут специальные напольные покрытия и подвесные потолочные панели, а также обтянутые звукопоглощающими материалами перегородки, которые улучшат шумоизоляцию и позволят создать ощущение приватности на каждом рабочем месте.
| Шире Круг. Около 70% рабочего времени руководителя занимает общение с подчиненными
Фото: Orgspace Consulting
|
Кабинет руководителя — зона офиса, от эргономичности и комфортности которой зависит эффективность работы всей компании. Состояние босса не только сказывается на настроении рядовых сотрудников, но и влияет на решения, принимаемые топ-менеджером. В связи с этим основные задачи, которые стоят перед разработчиками дизайн-проекта кабинета,— максимально настроить его пространство под рабочий процесс и найти необходимый баланс между эргономикой и имиджем, комфортом и статусностью.
В российских офисах значение эргономичности рабочего места начальника все еще недооценивают. Многие компании до сих пор не избавились от сохранившейся с советских времен привычки к тому, что кабинет первого лица компании должен быть обставлен роскошно и пафосно. Впрочем, постепенно этот стереотип себя изживает: с приходом в Россию западных корпоративных стандартов стало понятно, что главный человек в компании, как и ее штатные сотрудники, нуждается прежде всего в комфортных условиях для работы.
Как и в случае с общими офисными зонами, важно настроить рабочее место под физические параметры топ-менеджера. К одному из собеседников СФ обратился глава компании, который предпочитал работать дома лишь потому, что был высокого роста (205 см) и не мог комфортно устроиться на своем рабочем месте: бизнесмену приходилось каждый раз приспосабливаться и искать удобную для себя позу. Пользуясь частым отсутствием босса, рядовые сотрудники стали позволять себе прогуливать и отлынивать от работы, что, разумеется, сказалось на показателях компании. Выход из положения нашелся быстро: достаточно было заменить прежнее неудобное кресло на более совершенную модель, оборудованную современными механизмами, которые позволяют подстраивать кресло под особенности фигуры сидящего. Вместо рабочего стола установили модель с поднимающейся столешницей (для настройки под рост или работы стоя).
Отсутствие привычки российских топ-менеджеров к эргономичным решениям доходит порой до абсурда. Так, управляющая одного столичного торгового центра, миниатюрная дама советской закалки, из предложенных вариантов кресла выбрала наиболее солидный. Когда представитель мебельной компании, разработавшей дизайн-проект для ее кабинета, пришел проведать клиентку, то обнаружил ее гордо сидящей в дорогом кожаном кресле, при этом ноги стояли на табурете. Оказалось, что из-за слишком высокого сиденья заказчица не дотягивалась ногами до пола (табурет служил ей опорой). О том, что ее дорогостоящее приобретение оснащено набором опций, позволяющих подстраивать его под каждого пользователя, владелица кабинета даже не догадывалась.
Под чутким руководством
Около 30% рабочего времени руководитель посвящает индивидуальной работе (читает и подписывает документы, работает на компьютере, звонит по телефону и т. п.). Оставшиеся 70% занимает формальное и неформальное общение с подчиненными, коллегами, партнерами. Планировка и обстановка кабинета должны обеспечивать эффективность всех рабочих процессов.
С советских времен сохранилась традиция организовывать стол для заседаний перпендикулярно столу директора (буквой "Т") — такое расположение сразу дает понять, кто в кабинете главный. Однако в последние годы подход к расстановке мебели стал более демократичным, что позволяет хозяину кабинета и его посетителям общаться на равных.
|
ФОТО: Orgspace Consulting
 Без красного дерева. Демократичная меблировка кабинета позволяет его хозяину общаться с посетителями на равных
|
Современным руководителям часто приходится работать с мобильными устройствами: ноутбуком, телефоном или карманным компьютером. Важно, чтобы их подключение к сетям (силовым и информационным) было организовано удобно и эстетично. Кроме того, и посетителям хозяина кабинета может потребоваться подключить ноутбук — например, чтобы провести презентацию или Skype-конференцию. Подвижные интерфейсы системы кабель-менеджмента позволяют подсоединить любую оргтехнику, а в нерабочем состоянии служат элементом дизайна. При этом стол руководителя может быть оборудован индивидуальными выдвижными розетками, а стол для переговоров — переворачивающейся панелью с разъемами в середине.
Во время совещаний, переговоров и командной работы монитор, стоящий на столе, зачастую создает помеху для прямого контакта с собеседниками. Поэтому, жертвуя удобством работы с монитором, его обычно ставят в угол стола или используют ноутбук с низко расположенным экраном, к которому приходится нагибаться. Удобный кронштейн для монитора MoveScreen решает эту проблему: одним движением руки можно приблизить экран для комфортного чтения, развернуть его к сидящим за переговорным столом коллегам для командной работы или вовсе увести монитор в сторону, чтобы он не мешал общению или работе с документами. За счет встроенного в MoveScreen механизма монитор фиксируется в любой точке рабочего пространства, а дополнительный крепеж помогает установить одновременно два монитора.
Еще одно частое заблуждение относительно организации офиса связано с тем, что для организации всех рабочих процессов требуется много квадратных метров. В действительности правильное проектирование и оптимальные мебельные решения позволяют даже на небольшой площади добиться удобства. Чтобы оперативно перестроить пространство под текущий рабочий процесс, можно задействовать мобильные брифинг-столы и тумбы. Они легко перемещаются по комнате и позволяют работать стоя за ноутбуком, пить с коллегами кофе, устраивать мини-совещания.
Лицо компании
Борис Шахт, директор компании Orgspace Consulting:
— Все понимают, что кабинет как часть фронт-офиса играет имиджевую роль: его интерьер многое рассказывает и о самом руководителе, и о компании в целом. Однако не всегда понятно, с помощью каких инструментов и решений оказать правильное воздействие на посетителей. На мой взгляд, основная задача кабинета — показать, что здесь работает человек, от которого зависит настоящее и будущее компании, что каждый элемент настроен на комфорт руководителя и его посетителей. Поэтому эргономическая и функциональная оснащенность кабинета гораздо красноречивее, чем красное дерево, расскажет об управлении и благосостоянии компании.
Техническая оснащенность — это прежде всего продуманный кабель-менеджмент с системой выдвижных розеток: быстрота и удобство подключений мобильной техники сегодня особенно актуальны. Другой пример — столы и брифинг-приставки с механизмами регулировки по высоте. Такое сложное техническое решение позволяет не только оптимально настроить высоту рабочей поверхности под рост руководителя, но и дает возможность сменить положение и продолжить работу стоя.
Еще один важный момент — хранение ценных документов. В любом кабинете есть тумбы и шкафы, но чаще всего используются традиционные решения: у каждого шкафа свой замок. В результате руководитель вынужден носить с собой связку ключей и тратить время на то, чтобы подобрать ключ к нужному шкафу. Гораздо эффективнее пользоваться системой специальных замков, которые открываются одним ключом.