Как открыть транспортно-экспедиторскую компанию
Скорее всего предпринимателем, собирающимся открыть свое дело в этой сфере, станет человек, уже имеющий какой-то опыт работы на рынке транспортно-экспедиторских услуг. Что он должен знать в этом случае, какую стратегию выбрать?
Объемы российского импорта и экспорта с каждым годом увеличиваются, а вместе с этим увеличивается и востребованность экспедиторских услуг. Очевидная привлекательность такой работы приводит на рынок все новые фирмы. Это, как правило, отделившиеся от торговых фирм отделы логистики, которые в процессе работы освоили экспедиторское дело, научились возить те товары, на которых специализировалась их фирма, и начали предлагать свои услуги в этой области другим компаниям.
В иных случаях рождение экспедиторских компаний повлекло исчезновение автотранспортных предприятий. Вопрос нехватки собственного транспорта компания-перевозчик решает путем привлечения автомашин соседа. Это постепенно становится источником дохода, и организовывается новый отдел экспедирования, способный предлагать клиенту различные виды транспорта и сопутствующие услуги. Подобное прошлое имеет если не большинство, то значительная часть всех экспедиторских компаний. Итак, с чего начать такой фирме? Конечно, с регистрации.
РЕГИСТРАЦИЯ НОВОРОЖДЕННОГО
Перечень организационно-правовых форм компаний обширный. Не все они одинаково популярны. Подавляющее число коммерческих фирм выбирает форму общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества (закрытого или открытого). Конечно, есть еще и такая форма, как предприниматель без образования юридического лица (ПБОЮЛ), но на практике часто бывает, что некоторые предприятия просто отказываются работать с ПБОЮЛ. Все дело в налоге на добавленную стоимость. Когда юридические лица освобождены от уплаты НДС, для их бухгалтерии особенно важно, чтобы поставщик товара или услуги мог представить накладную и счет-фактуру с выделенным в них НДС, а ПБОЮЛ в своей деятельности такими бумагами не оперирует.
Закрытые и открытые акционерные общества – наиболее подходящие организационно-правовые формы для создания бизнеса на продажу и привлечения дополнительных инвестиций и новых партнеров. Однако процесс оформления ЗАО обременен множеством сложных процедур. Таким образом, для открытия экспедиторской компании форма общества с ограниченной ответственностью наиболее предпочтительна. К тому же такая форма позволяет наилучшим образом защитить организацию от враждебного поглощения и отстаивать интересы участников вне зависимости от размера их вклада.
Самостоятельно зарегистрировать юридическое лицо дешевле, но потраченные время и нервы стоят дороже. Кроме этого многие нюансы непосвященному не известны, так что легко допустить ошибку. В процессе регистрации могут возникнуть вопросы, начиная с юридического адреса, которого просто может не быть на момент оформления, и заканчивая подбором кодов деятельности. В таких случаях лучше обратиться к сторонним организациям, оказывающим юридическую поддержку. Можно купить и готовую компанию, но тогда начинающий предприниматель лишен возможности участвовать в таком трепетном и мучительном процессе, как выбор имени новорожденной фирмы.
К расходам на регистрацию относятся затраты на открытие банковского счета и внесение начального капитала – минимум 10 000 руб. Многие делают взнос не деньгами, а какой-либо офисной техникой, при условии что на нее есть документы. Очень скоро в целях борьбы с фирмами-однодневками процесс регистрации может быть серьезно усложнен. В частности, предлагается значительно увеличить сумму уставного капитала, которую нужно внести сразу. Возможно, таких денег у начинающего предпринимателя просто не будет.
ЭКИПИРОВКА
Сложности поиска оборудования и офисного помещения зависят от региона. Не стоит забывать и про юридический адрес компании. Сегодня еще можно пользоваться услугами агентств, предоставляющих почтовые адреса. Но на законодательном уровне это неправильно. Следовательно, при выборе офиса внимание арендодателя нужно акцентировать на том, что помещение будет являться юридическим адресом компании. Понадобится договор на аренду между собственником площади и вашей компанией. Субарендатор представить этого не сможет. Элементарный набор мебели, компьютеры, факс и телефон можно приобрести б/у или в рассрочку, если иного не позволяют средства.
Подбор персонала можно растянуть, пару месяцев совмещая функции директора, менеджера по работе с клиентами, диспетчера и курьера, а бухгалтерию поручить специализированной компании. Однако на практике такой подход заметно тормозит достижение результата. В первую очередь необходим сотрудник, который будет выполнять всю оперативную работу, включая и секретарские функции. Но найти опытного и квалифицированного специалиста, не гарантируя ему высокого заработка, – задача чрезвычайно сложная. Есть другой путь – привлечь способного работника без опыта работы в данной сфере. Экспедиторская деятельность сейчас очень популярна, так что обеспечить новичка интересной работой можно, но придется потратить некоторое время на его обучение. По-другому обстоит дело с бухгалтером. На этой должности должен быть квалифицированный специалист. Исправлять ошибки в бухгалтерии – занятие слишком хлопотное. Лучше за услугами обратиться в аудиторскую компанию, чем пригласить на работу неопытного бухгалтера. В дальнейшем можно будет подумать о секретаре, курьере и новых операторах. Важно понимать, что теперь рассчитывать и выплачивать заработную плату придется не кому-либо, а именно вам; ответственность за персонал также ложится на ваши плечи.
Плюсы и минусы открытия экспедиторской компании
Особенно привлекательным в открытии экспедиторской компании является то, что для старта нет необходимости делать большие денежные вложения. Мы продаем и потребляем услуги. Для того чтобы оплатить услугу, ее нужно получить в полном размере. Транспортные компании требуют предоплату лишь в исключительных случаях, которых можно избежать. Допустим, поставщики услуг не уверены в платежеспособности новой компании. Это вполне обосновано. В этом случае придется подбирать перевозчика, с которым уже велась работа или который доверяет вам.
Другое решение – также потребовать предоплату от клиента. В крайнем случае, можно содействовать заключению договора между клиентом и перевозчиком напрямую, получая свою комиссию от первого или второго. Последний путь, правда, крайне рискованный, основанный исключительно на доверии, но как показывает практика, он тоже работает. Если ни доверия, ни возможности получить предоплату нет, придется просто отказаться от сделки до лучших времен, когда новая фирма уже сможет доказать свою состоятельность. Крайне заманчиво и то, что экспедиторская деятельность не требует лицензирования. Впрочем, это является и минусом в нашей профессии, поскольку именно поэтому появилось много недобросовестных компаний и частных диспетчеров, которые не несут никакой ответственности
ПЕРВЫЕ ШАГИ
Название выбрано, компания зарегистрирована, офис и работники в нем присутствуют, пора об открытии нового предприятия объявлять постоянным клиентам и поставщикам. Как со стороны клиентов, так и со стороны поставщиков услуг возможна некая доля недоверия. Клиент может сомневаться в качестве выполнения заказа, гарантии доставки груза и т. д. В этом случае придется «засветить» своих поставщиков и представить клиенту полную информацию о перевозчике, брокере, складе и т. д.
Возникает естественный вопрос: не исключат ли вас из этой цепочки? Практика показывает, что заказчик заинтересован именно в качестве оказываемых услуг. Компании-клиенты, пользующиеся услугами экспедиторов, как правило, не имеют в своем штате логистов, готовых выстраивать схему и организовывать процесс доставки. Кроме того, у них нет гарантии получить те же ставки, обратившись напрямую к перевозчику, брокеру или на склад, какие получает экспедитор, работающий с ними постоянно. Так что по этому поводу беспокоиться особо не стоит.
С точки зрения услуг начинать нужно с простого – предоставлять клиенту транспорт для автоперевозки. Для этого всего лишь необходимо подписать договор на экспедирование грузов с клиентом и клиентский договор с перевозчиком. Обеспечивая постоянной работой дружественную транспортную компанию, экспедитор имеет более низкую цену на перевозку. Но работа экспедитора не должна ограничиваться только подписанием договора-заявки. Грамотный экспедитор должен всегда быть в курсе происходящего с грузом и машиной и ставить об этом в известность клиента. Четкое отслеживание машины в пути и своевременное решение возможных проблем – главный конек автоэкспедитора. В дальнейшем свою деятельность нужно подкрепить оказанием такой сопутствующей услуги, как оформление документов для отправки. Несмотря на очевидную простоту подобной работы, такие услуги можно предлагать, будучи уверенным, что они будут востребованы. Для такой работы необходимо обзавестись большим количеством экспедиций в местах отправки грузов, знать элементарные правила оформления документов и быть в курсе законов передвижения экспортных и транзитных грузов.
УЧЕСТЬ ОСОБЕННОСТИ
На первых порах ставить и выполнять задачи придется самому, а это для многих сложнее работы в команде. Кроме того, для того чтобы не провалиться на «вступительных экзаменах», обязательны опыт работы в экспедиции, знание законодательства в рамках профессии и налаженные за годы оперативной работы связи.
Первые шаги надо делать не только с осторожностью, но и со знанием особенностей ландшафта. Экспедиторская деятельность отличается от любой другой тем, что мы всегда должны подстраиваться под клиента, отстаивать интересы перевозчика, не забывая при этом и про себя. Многие считают экспедитора неким посредником, который «делает деньги из воздуха» и недостоин уважения. Однако часто между грузовладельцем и перевозчиком возникают ситуации, разрешить которые может только экспедитор. Реклама
В начале деятельности реклама стоит на последнем месте. Дело не только в финансовых затратах, но еще и в том, что если реклама сработает, начинающая организация может не успеть обработать все запросы. А это верный путь получить негативную репутацию. Исправлять ошибки будет сложно.
Нужно постепенно размещать свои координаты на досках объявлений во Всемирной виртуальной сети и на специализированных сайтах. В начале деятельности этого вполне достаточно. В процессе развития следует перейти к созданию и продвижению собственной странички, публикации рекламных объявлений в печатных изданиях, распространению листовок на всевозможных выставках.
Если фирма создана по схеме отделения от более крупной компании, не стоит забывать и про то, что использование наработанных связей, накопленных за время работы, может быть осложнено претензиями бывших коллег. На этот счет возникает много споров, да и элементарные моральные принципы многим не позволяют сразу забрать клиентов. Однако всем известно, что в нашей стране многие предпочитают личные отношения с определенным менеджером, нежели с компанией в целом. И если фирма не может предложить качественный сервис без специалистов, которые работали с определенными клиентами, то это в первую очередь проблема фирмы. Бывший работодатель автоматически становится конкурентом и, сознавая это, может мешать полноценной деятельности. Например, рассылать всем клиентам нелестные отзывы о новой фирме. Не стоит бояться этого: как правило, подобные неразумные действия производят обратный эффект. В конце концов не придется тратиться на рекламу: о существовании нового экспедитора узнают без каких-либо затрат с его стороны. К сожалению, нужно быть готовым к тому, что проблем с бывшим работодателем не избежать. Редкий случай, когда удается сохранить хорошие отношения и договориться не мешать друг другу. Надо просто пережить этот период.
Время открытия
Открытие экспедиторской компании планируйте с учетом времени года. Осенью наблюдается аврал в работе, и если заранее не подготовиться, в лучшем случае это будет грозить упущенной прибылью, в худшем – плохой репутацией из-за срывов поставок. С другой стороны, нет смысла начинать работать весной. Летний период всегда наиболее «тихий».
РАБОТА НАД ОШИБКАМИ
Без ошибок в практике не обойтись. Стоит отметить, что экспедитор является связующим звеном между клиентом и поставщиками услуг, а значит, ему приходится отстаивать права и тех, и других. Одним из способов избежания затрат является страхование деятельности экспедитора, но это спасает не всегда.
Разберем довольно распространенную ситуацию. Клиент просит доставить груз из Финляндии в Россию. Машина подана в срок, загружена на складе клиента в соответствии с документами, таможенные процедуры на территории иностранного государства произведены согласно требованиям, однако при оформлении на российской границе возникает подозрение о недостоверном декларировании.
Допустим, основанием к задержанию машины стало несоответствие веса. Машину взвешивают вместе с грузом, вычитают вес транспортного средства, а результат с заявленными данными не сходится. Трак отправляют на склад для полного досмотра и пересчета товара. По запросу финский склад подтверждает точность загрузки, транспортная компания представляет все документы, характеризующие машину.
Доказать на этом этапе ничего невозможно. Машина все это время ожидает своей очереди на досмотр, а водителю вручают договор на оказание погрузочно-разгрузочных услуг. Стоимость разгрузки и последующей загрузки машины, как правило, составляет от $600 до $1000 в зависимости от количества тонн.
Согласно законодательству, перевозчик обязан представить груз для досмотра. Физически самостоятельно выгрузить машину водитель не может, следовательно, ему приходится поручать это складским работникам. По логике вещей именно транспортная компания должна оплачивать услуги склада. Но еще не доказано, что клиент, а вместе с ним финский склад, или в случае транзита, и производитель, находящийся где-нибудь в Китае, не допустили ошибку в указании габаритов товара.
Пока машина не прибудет к месту доставки, произвести контрольное взвешивание товара и машины невозможно, а без оплаты складских услуг трак с места не сдвинется. Перевозчик будет требовать оплату простоев, склад – стоянки, а клиент выставит претензию на срыв срока поставки. Разбираться в этой ситуации придется именно экспедитору. Скорее всего он возьмет оплату расходов на себя, надеясь на возмещение в случае подтверждения вины одной или другой стороны. Любой экспедитор дорожит своей репутацией среди перевозчиков и не захочет потерять клиента.
Подобные неприятности могут произойти на любом этапе доставки, и без соответствующего опыта предотвратить их невозможно. Таким образом, владельцу экспедиторской компании необходимо иметь определенный материальный запас или обладать всеми практическими знаниями и нужными контактами.
Как вариант можно выбрать наиболее отработанные направления и способы перевозок. Даже если прибыль в этих случаях менее интересна, не стоит идти на риск. В дальнейшем, ориентируясь на основных клиентов, можно осваивать и дополнительные услуги, такие как содействие в таможенной очистке груза, консолидации на транзитных складах, оформление сопутствующих документов и т. д.
Вера в собственный успех и желание организовать компанию – вот основные составляющие для хорошего начала собственного дела. Бизнес – это не жестокая борьба за выживание. Это скорее творческая самореализация
15.02.2011