Как правильно «компьютеризировать» офис?
В большинстве случаев для новой компании нужен офис с компьютерами (хотя бы - минимальным набором). На что следует обратить внимание, чтобы все сделать в лучшем виде и не потратить лишних средств?
Вопрос: Мы строим офис для нашей новой компании. В работе будут активно использоваться компьютеры и информационные технологии. На что обратить внимание, чтобы не тратить лишних средств?
Компьютерная сеть давно стала неотъемлемой частью офиса, в котором есть большего одного компьютера. Времена, когда рабочие файлы передавались от работника к работнику на дискетах, к счастью, миновали, и сегодня наличием сети в офисе уже никого не удивишь. Соблюдая предлагаемые рекомендации, возможно не только решить задачу по компьютеризации офиса с минимальными затратами, но и обеспечить базу для дальнейшего роста офисной сети, не тратя при этом значительных сумм на поддержание созданной ИТ-инфраструктуры, что гораздо важнее.
1. Доверяйте профессионалам
Обратитесь к ИТ-консультанту или в специализированную ИТ-компанию. У подобных компаний, как правило, имеется большой опыт внедрения всевозможных решений, и в том числе, вероятно, нужного вам. Не пытайтесь сделалать все самостоятельно. В лучшем случае вы решите задачу неэффективно, а в худшем – зря потратите средства. Не рассчитывайте на то, что если в вашем штате есть системный администратор, то он сможет решить все ваши проблемы. Во-первых, «компьютерщики» как правило, не мыслят категориями бизнеса, поэтому вряд ли смогут подобрать действительно эффективное и выгодное для вашей компании решение. Во-вторых, у каждого человека есть предел компетентности, и чем в большем круге вопросов ему приходится разбираться, тем менее глубоки его познания по каждому из этих вопросов.
2. Конкретизируйте задачи
Конкретизируйте задачи, которые должны решаться при помощи вашей компьютерной сети. Вы же представляете свое дело и бизнес-процессы в деталях. Формализуйте их. Это поможет грамотно поставить задачу исполнителю работ, разобраться со стратегией развития ИТ-составляющей компании и избежать излишних затрат, связанных с последующей переделкой уже выстроенной системы.
3. Дешево хорошо не бывает.
Любой предприниматель стремится минимизировать затраты, однако, это не следует доводить это стремление до абсурда. Не пытайтесь максимально сэкономить на начальном этапе: чем более дешевое решение вы приобретете в первые дни, тем больше вероятность, что оно окажется непригодным для ежедневного использования или потребует замены в ближайшие полгода по той причине, что потребности компании вырастут. В конечном итоге, дешевизна решения может быть обусловлена невысоким качеством применяемых компонентов – в этом случае вы обречены на частые простои и затраты на ремонт. Оборудование, попавшее на рынок по «серым каналам» также может быть достаточно дешевым, но вот полноценной сервисной поддержки его вам не получить.
4. Не используйте пиратское программное обеспечение.
Во-первых, приобретая пиратское ПО вы нарушаете закон, а во-вторых, сами себе усложняете жизнь. «Взломанные» программы часто работают нестабильно, а программы для «взлома» могут содержать в себе вирусы и другой вредоносный код. Кроме того, работая с пиратским ПО вы лишаете себя возможности воспользоваться легальной технической поддержкой со стороны производителя и получать постоянные обновления продукта, которые могут избавить вас от значительной части возможных проблем.
5. Не покупайте «уникальные» и «эксклюзивные» решения.
Задумайтесь, кто будет поддерживать «эксклюзивную» систему, если производитель однажды уйдет с рынка? Работая со стандартными решениями ИТ-консультант или специализированная компания вынуждены придерживаться рыночных цен или обеспечивать фантастическое качество – и то, и другое вам выгодно. Стандартизация дает вам независимость от поставщиков ИТ-услуг - такие решения проще и дешевле в обслуживании, и вы всегда найдете специалиста или сервисную компанию должного уровня, кто без труда сможет его поддерживать.
6. Не покупайте «на всякий случай»
Помните, что многие технологии быстро меняются; предлагаемое решение «на будущее» может морально устареть, так и не «вступив в бой», а ему на смену придут более удобные инструменты. Покупайте то, что требуется именно в данный момент или однозначно потребуется в завтра. Но имейте в виду, ваша система должна быть достаточно открыта для того, чтобы в любой момент встроить дополнительный набор стандартных элементов. При всем при этом, нет нужды строить систему по принципу «все включено» в первый же день – это может не окупиться.
7. Максимально стандартизируйте приобретаемое оборудование
Стремитесь сделать так, чтобы все оборудование было стандартным, а детали и расходные материалы от одного устройства могли бы использоваться на другом. Так вы сократите номенклатуру приобретаемых расходных материалов и упростите процесс обслуживания и ремонта техники.
Источник: