Какие печати может иметь фирма
В процессе работы юридического лица часто возникают вопросы, касающиеся использования печатей и штампов в работе организации. Данная статья поможет снять часть из них.
Прежде чем вы прочтете данную статью, уясните одну простую вещь – государство не регламентирует изготовление и учет печатей юридического лица, поэтому данная функция ложится полностью на само юридическое лицо. Ни один банк или налоговая не вправе указывать на то, как должна выглядеть печать юридического лица. Для того, чтобы работа в этом направлении была максимально эффективна, необходимо издание локального нормативного акта в виде, например, «Положения о порядке изготовления, учета и оборота печатей и штампов». Данный документ позволит снять все разногласия и недоразумения, возникающие при использовании штемпельной продукции. Помните, неправильное применение печатей может привести к финансовым потерям.
Типы печатей и штампов
В работе юридического лица допускается использование следующих типов штемпельной продукции:
- Основная печать. Иногда ошибочно именуется «гербовой». Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.
- Дополнительная печать. Такие печати, как правило, воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. Основное условие их применения состоит в том, что их оттиск должен отличаться от оттиска основной печати. Дополнительные печати можно разделить на две группы:
- печати подразделений или филиалов организации (кредитный отдел, управление персонала и т.д.);
- печати для удостоверения определенных видов документов. В этом случае в поле печати содержиться дополнительная надпись - например, для счетов-фактур, для справок и т.д. Дополнительные печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную и др.
Оттисками дополнительных заверяются копии документов, выписки из документов и др.
- Угловой штамп. Относится к основным штампам. В нем содержатся основные реквизиты организации.
- Вспомогательные штампы. Используются, в основном, для упрощения работы персонала и внутреннего контроля (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписки, для денежно-расчетных документов).
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов, как правило, в организации обеспечивает руководитель орготдела (АХЧ, АХО и т.д.), назначенный приказом руководителя компании. Ответственность за использование и хранение дополнительных печатей и штампов, выдаваемых структурным подразделениям возлагается приказом руководителя отдела, выдавшего печать, на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.
Основная круглая печать организации находится у руководителя орготдела, используется в работе и хранится у него в сейфе. Допускается выдача этой печати под расписку другим работникам в особых случаях, например болезнь или длительное отсутствие руководителя орготдела.
Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Хранение дополнительных печатей и штампов допускается только в закрывающихся отделениях письменных столов или в сейфе. Доступ к месту хранения имеет лишь лицо, получившее печати, штампы для использования их в работе и ответственное за их сохранность.
При утрате основной печати организации и круглой печати структурных подразделений желательно подать об этом объявление в газете с указанием о недействительности утраченной печати.
Журнал учета печатей и штампов
Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у руководителя орготдела и хранится в сейфе. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется основной печатью и подписью руководителя организации. Вновь поступившие печати и штампы должны быть зарегистрированы в самый короткий период.