10 правил выбора программы для организации учета

Бухгалтер и предприниматель должны иметь широкий выбор программ, ибо монополия губительна. Рынок бухгалтерских, складских, кадровых и прочих программ автоматизации не стоит на месте. Несмотря на доминирующее положение на рынке бухгалтерских программ под маркой 1С, на многочисленных сайтах бесплатных программ можно найти десятки неплохих и подчас весьма оригинальных программ.

Появляются новые фирмы, начинают свою деятельность предприниматели. Кто по-старинке вел учет вручную или с помощью электронных таблиц, задумываются о более серьезной автоматизации. Для каждого из них очень важен правильный выбор программного обеспечения.

Автор на основе своего 25-летнего опыта работы с бухгалтерским программным обеспечением, на основе собственного опыта создания и распространения программы Инфо-Бухгалтер, многочисленного общения с бухгалтерами и предпринимателями  попытался здесь изложить свои соображения по этому вопросу.
Надеюсь, что они будут полезны...

Программа Инфо-Бухгалтер очень популярна среди бухгалтеров, и в то же время многочисленные внедренцы бухгалтерского софта очень не любят Инфо-Бухгалтер, поскольку с его помощью не заработаешь много денег ввиду удивительной простоты и легкости освоения этой программы!

Итак, на что следует обращать внимание при выборе программного обеспечения

1. Функционал программы

Вы приобретаете программу для решения своих задач. Поэтому функционал программы — это самое главное. Желательно проверить, соответствует ли описание программы тому, что Вы увидите в реальности. Какие здесь могут быть подводные камни? Обещанные возможности реализованы не полностью, а лишь частично. И вроде бы не скажешь, что нужная функция отсутствует, но на практике пользоваться ей реально невозможно.  Поэтому хорошо бы самостоятельно проверить, устраивает Вас обещанный функционал или нет. И лучше всего это сделать на тех данных, с которыми Вы реально работаете!

2. Удобство работы с программой

Вы покупает программу для себя и надеетесь, что работать Вам с ней будет легко и удобно. Ну так и проверьте это сразу же, посмотрите, сможете ли Вы самостоятельно работать на ней. Сразу, с первых шагов! Если это Вам не удается и вам говорят, что все не так просто, и надо будет еще месяц (и не один) учиться на курсах, за которые Вам придется еще дополнительно платить, а потом еще и заключать договор с сопровождающим программу помощником, без которого Вы в дальнейшем не сможет ступить и шагу, я бы посоветовал Вам продолжить поиск программы, посмотреть другие варианты.

3. Возможность поработать с программой

Если разработчик предоставляет Вам для изучения реальную работающую программу и заранее объявляет ее ограничения, чтобы Вы самостоятельно, на собственных данных, без внешнего давления, могли прийти к выводу, устраивает ли вас этот программный продукт или нет, то смело можете с ними продолжать работать.
Если же говорливые внедренцы и продавцы только обещают Вам "Рай земной", а свою программу показывают только "из своих рук", не подпуская Вас к ней поближе, или показывают Вам «веселые» картинку в виде слайдов о программе, на которых все так просто и легко, а тем более, если стараются побыстрее "подсунуть" Вам на подписание контракт, особенно без четко оговоренных обязательств с их стороны и заранее подробно расписанных сумм, которые потом будут удивлять Вас своими растущими размерами, ждите подвоха.
Обязательное условие выбора программы — наличие возможности поработать с ней самостоятельно!

4. Регулярность, частота и объем обновлений программы

Вы собираетесь использовать программу не один месяц. Поэтому внимательно посмотрите, что написано в информации о нескольких  обновлениях программы. Обратите внимание, насколько регулярно выходят эти обновления.
Если меняется только какой-нибудь пустячок или устраняется незначительная ошибка (от которых на самом деле никто и нигде не застрахован!) и нет существенного добавления новых функций или их усовершенствования, то это свидетельствует о том, что программа застыла в развитии.
А теперь задумайтесь, нужен ли Вам продукт, у которого нет будущего?! Наверное — нет.

Если при выпуске обновления каждый раз Вы видите длинный список новшеств и усовершенствований, это свидетельствует о существенном развитии программы. А особенно, если эти новшества продиктованы самой жизнью и сделаны на основе практического использования программы во многих организациях.
С таким Разработчиком стоит иметь дело, так как Вы покупаете программу не на один год...

5. Стоимость программы, ее обновлений и сопровождения

Это очень существенный вопрос, хотя и поставлен далеко не на первое место. Многие смотрят на первоначальную стоимость самого простого варианта программы и думают, что с помощью этой программы за очень небольшую стоимость удастся решить все проблемы. Но это глубокое заблуждение. Здесь главное — «не попасть на крючок» (или, «не сесть на иглу» - выбирайте одно из двух по сути своей одинаковых  выражений, которое Вам больше нравится!)
Запомните, что цена программы складывается из трех основных факторов:

5.1. Стоимость приобретения программного продукта

Вспомните, что «скупой платит дважды». Здесь важна реальная стоимость именно того программного продукта, который решит Ваши проблемы, а не стоимость его до предела упрощенной версии, которая по сути дела «ничего не делает», точнее выполняет какой-то простой набор функций, которого Вам будет недостаточно, что и выяснится в скором времени. И Вам потом все-равно придется докупать более дорогие варианты. Но вы уже начали покупать, Ваш кошелек уже открыт и остановиться будет очень трудно, потому что Вы докупаете нужный Вам функционал. Поэтому лучше сразу попытаться понять, тот вариант программного продукта, который Вам предлагают за очень низкую цену - не есть ли это тот самый крючок, на который Вас хотят посадить...

5.2. Стоимость ежегодного обновления программы

После того, как вы приобрели программу, развитие бухгалтерского учета и процесс Законотворчества отнюдь не прекратятся, будут выходить новые Законы, будут появляться новые отчетные формы. Здесь важно понять, приобретение программы дает ли Вам право обновлять ее и на каких условиях. «Все и всю жизнь бесплатно» не бывает, надеюсь, это всем понятно... Поэтому выясните реальную стоимость ежегодного обновления или ежегодного продления лицензий (у разных Разработчиков это может называться по-разному). И еще имеет смысл выяснить частоту выпуска обновлений Разработчиком. Ежемесячно или раз в год, бывают ли горячие обновления, выходящие вне очереди по мере необходимости.

5.3.  Стоимость сопровождения программы

Очень важный вопрос — а сможете ли Вы сами работать с программой или Вам постоянно придется вызывать специалиста. Сколько стоит вызов специалиста и как часто его придется вызывать — это тоже надо учитывать. Выясните также стоимость абонементного обслуживания — оно может оказаться дешевле.

5.4. Стоимость обучения работе с программой

Если программа сложна в обращении, то этого этапа не избежать. И он может быть весьма дорогим.

Имеет смысл заранее проанализировать итоговую стоимость эксплуатации программы, не получается ли она чрезмерной... Если да, то имеет смысл продолжить поиск.

6. Время существования программы на рынке

Если программа Вам понравилась,  работать с ней удобно, Вам все понятно  и все нравится, да и цена устраивает,  Вы все-таки посмотрите, не являетесь ли Вы у этой программы, условно говоря, пользователем номер один. Может кому-то и захочется стоять у истоков нового российского бестселлера, который в будущем захватит весть рынок, может это и приятно, но весьма рискованно. Почему?
Если время, в течение которого программа успешно распространяется,  достаточно велико, разумеется, по российским понятиям (например, лет 20 или больше), то весьма велика вероятность, что  Вы нашли серьезного разработчика. Разработчик сумел удержаться на этом непростом рынке, имеет достаточно большой опыт создания и развития программного обеспечения, уже сформировался целый коллектив с четко распределенными обязанностями.
Очень велика вероятность, что разработчик, переживший кризисы 1998 и 2008 года и теперь в нынешних сложных условиях, связанных с известными западными санкциями, падением курса рубля и т. п., не прекратит свою деятельность.

В отличие от программистов-одиночек, создавших пусть даже очень хорошую программу, но затем по разным причинам прекративших ее поддерживать, здесь можно не опасаться, что Разработчик сбежит, или, как иногда умудренные жизнью люди спрашивают "А мальчик не потеряется?". Причины прекращения разработки и поддержки программы программистом-одиночкой могут быть самые разные, например, толковый студент закончил ВУЗ и нашел подходящую работу, потому и прекратил этот временный для него вид деятельности, понимая что развить бизнес на этом до желаемого уровня ему вряд ли удастся и т.п.
В случае же, когда разработкой и внедрением программы занимается коллектив, тем более, занимается в течение длительного времени, то можно не сомневаться в возможности долговременного сотрудничества с таким Разработчиком.
Попросту говоря, если "мальчик" за двадцать лет не потерялся, то вряд ли он сейчас потеряется. Тем более, если "мальчик" на фирме не один.

7. Оригинальность названия программы

Здесь уместно вспомнить простое правило «Как корабль назовешь, так он и поплывет». Всякая уважающая себя фирма при выборе названия своего программного продукта старается не копировать лидеров рынка, не подстраиваться под них, а выбирать яркое оригинальное название. Так и происходило при становлении рынка автоматизации в 1990-е годы, но потом, к сожалению, начались отклонения...

Если название программы напоминает вам другую известную программу, то я бы не рекомендовал связываться с такой фирмой.
И дело здесь скорее не в отсутствии фантазии авторов. Причины такого отсутствия фантазий очевидны - это скорее всего умышленная попытка паразитировать на чужом названии, попытка выдавать себя за других ("Так мы же и есть они!").
А в случае  похожести на уровне меню или даже кусков исходного текста, следует выяснить, а не работали ли создатели новоявленного "шедевра" в той фирме, под которую они пытаются гримироваться, и не ушли ли они оттуда, "случайно" прихватив кусочки исходных текстов, за которые сполна получили свою заработную плату, и которые потом "восстановили по памяти" с точностью до каждой строки,  что делать они совсем не имели права... Это какую же гениальную память надо иметь, чтобы запомнить тысячи строк кода!
 
Например, работали в фирме Парус, уволились и создали программу Ветер...
Ведь их так легко и перепутать...
Или другой пример Инфо-Бухгалтер и Инфо-Что-то. Кстати, название Инфо-Бухгалтер уже 20 лет является зарегистрированным товарным знаком. Программу с названием ИнКо-Бухгалтер я своими глазами видел на выставке на другом стенде. Видел, к счастью, всего один раз. Различие всего в одной букве. А вот программа совсем другая. Выводы делайте сами...

8. Наличие у разработчика офиса

Сейчас в эпоху многочисленных фрилансеров, работающих на дому, ставшей уже привычной оплаты через интернет и т. п. это требование покажется несколько странным или старомодным, но согласитесь, что Вам все-таки хотелось бы иметь дело с реальным коллективом, которому Вы доверяете, с реальными людьми, а не с тенями из интернета. Ведь речь идет о вашей бухгалтерии, о Вашем складе товаров, о Ваших материальных ценностях, учет которых Вы собираетесь доверить кому — реальным  специалистам, которым можно посмотреть в глаза или тем, кого Вы никогда не видели и не увидите и общаться с кем Вы сможете только через интернет.
В этом вопросе никаких советов не даю - выбор полностью за Вами!

9. Бесплатные семинары для пользователей

Для того, чтобы обеспечить регулярное общение со своими пользователями с целью получения отзывов, замечаний, пожеланий и предложений от них,  Разработчики иногда проводят бесплатные семинары для пользователей своих программных продуктов. Такие семинары могут проводиться, например, ежеквартально. Это наиболее оптимальный срок по сравнению с ежемесячным (слишком часто) или ежегодным (слишком редко) проведением. На таких семинарах имеет смысл бесплатно знакомить пользователей с новинками Законодательства и новинками программы.

10. Сайт разработчика

В настоящее время сайт - это лицо фирмы. Если сайт простенький и маленький, то вряд ли программа будет серьезной. Даже если его владельцы уделяют много внимания искусственному продвижению сайта, платному подъему его рейтинга в поисковиках, например, путем простой покупки ссылок на свой сайт. К сожалению, поисковики учитывают количество ссылок, но не их качество и не качество тех сайтов, откуда эти ссылки делаются. Есть люди, специально занимающиеся продвижением сайтов путем создания  «мертвых» сайтов, несущих одну функцию — сослаться на поднимаемый сайт. Очень смешно и несерьезно выглядит, когда в ответ на запрос поисковик выдает некий совершенно убогий и бесполезный сайт, содержимое которого годами не меняется. Не случайно многие люди при поиске в интернете умышленно не обращают внимания на те сайты, которые при поиске выводятся в числе первых. Как говорится, "обжегшись на молоке, дуют и на воду".

А вот если на сайте много информации, полезной для бухгалтера, например, по бухгалтерскому и налоговому законодательству, есть налоговый и производственный календарь и т.п., есть форум пользователей программы, на котором можно задать вопрос, если информация на сайте регулярно обновляется, если регулярно публикуются сообщения о деятельности фирмы и участии ее в разных мероприятиях, да еще с фотографиями, то это значит, что работает целый коллектив квалифицированных специалистов, которому можно доверять. Особенно, если там есть портреты конкретных специалистов и их фамилии.

Здесь еще следует обратить внимание на такой трюк. При поиске в интернете Вы ищете одну фирму, а вам "подсовывают" другую. То есть те слова, которые являются ключевыми для одной фирмы, беззастенчиво используются другой фирмой, чтобы встать на ее место и сознательно ввести пользователя в заблуждение. Правда, существует и «официальный» способ такого "подсовывания" в виде платных рекламных объявлений.
Например, Вы ищете программу по ее названию. Вы набирает в поисковике Инфо-Бухгалтер, а попадаете вовсе не на сайт www.ib.ru, а на какой -то другой.
Так что будьте внимательны при поиске!

В заключение хотелось бы пожелать всем ищущим найти именно тот программный продукт, который им будет наиболее полезен и впоследствии не придется жалеть о неправильно сделанном выборе!