Безопасность бизнеса

Как защитить свой бизнес от рейдеров, хакеров, проверяющих органов, недобросовестных сотрудников и конкурентов

В мире достаточно людей, неравнодушных к чужим деньгам и успеху; также изобретено множество способов отъема чужой собственности. О вопросах охраны бизнеса необходимо думать еще на этапе его регистрации и затем не пожалеть времени на ряд мер по его защите.

От кого (от чего) требуется охранять успешный бизнес:

- от рейдеров и конкурентов,

- нерадивых сотрудников, недобросовестных партнеров,

- проверок контролирующих органов;

- информационных атак,

- скандальных клиентов.

Рассмотрим 4 аспекта защиты бизнеса: финансовый, юридический, кадровый, информационный. Проанализируем, какая опасность подстерегает коммерческие структуры в России, какие мероприятия (платные и бесплатные) способствуют их защите, что может сделать владелец малого предприятия, чтобы уберечь его от конкурентов, проверяющих органов, недобросовестного отношения партнеров и работников, стихийных бедствий.

Защита от финансовых угроз

Поговорка о том, что деньги любят счет, особенно актуальна для бизнесмена. Сопоставлять доходы и расходы, хранить финансовую документацию в труднодоступном месте, не допускать неоправданных трат, блокируя каналы «утечки» денег, - одна сторона вопроса. Другая – соблюдать взятые на себя обязательства перед деловыми партнерами, клиентами, заемщиками. В противном случае можно нарваться на судебные иски и штрафы, не говоря об испорченной репутации.

Еще один способ защитить свой бизнес – требовать своевременной оплаты за поставленный товар (в идеале – стопроцентной предоплаты). Коммерческая структура не занимается благотворительностью. Предприниматель вынужден вовремя платить зарплату, оплачивать кредиты, рассчитываться с контрагентами, поэтому деньги за проданные единицы должны поступать в кассу вовремя. Эта проблема особенно актуальна для владельцев интернет-магазинов: при больших сроках доставки деньги могут приходить с опозданием, это также способно поставить предприятие под угрозу.

Важно! Учитывая неблагоприятный сценарий (несвоевременную оплату или риск форс-мажорной ситуации), бизнесмену следует иметь «подушку» безопасности – запас денег на случай задержки или непоступления платежей. Не стоит снимать всю прибыль «под ноль», есть риск не рассчитаться с собственными обязательствами.

Юридическая защита бизнеса

Заблаговременные консультации с юристами по вопросу заключения договоров, оплаты налогов, решения спорных вопросов - способны оказать серьезную помощь в деле защиты бизнеса. Также эксперты рекомендуют регулярно проводить внутренний аудит, чтобы узнать слабые места своего предприятия до того, как о них узнают другие.

Чтобы обезопасить себя от фатальных ошибок в документах, стоит детально проверять все бумаги, которые вы визируете, желательно - совместно с юристами. Также следует внимательно отнестись к договорам с клиентами и сотрудниками (в них максимально прописывают права и обязанности сторон во избежание спорных моментов). Интернет-магазин должен иметь публичный договор оферты, предполагающий автоматическое принятие клиентом правил компании.

Важно! Подробная и понятная информация, расположенная в доступном месте, убережет бизнесмена от необоснованных претензий. Фразы «цвет на фото может отличаться от реального», «компания не несет ответственности за работу почтовой службы» и другие такого же рода значительно упрощают жизнь предпринимателю. Убедитесь в том, что клиенту, партнерам и сотрудникам понятны «правила игры» - это станет хорошей страховкой от неприятностей, причем совершенно бесплатной.

Что еще может сделать владелец предприятия для его защиты:

- внести пункты о неразглашении конфиденциальной информации в должностные инструкции;

- внедрить режим пропусков, вести журнал посещений и телефонных звонков;

- соблюдать правила хранения документов (к учредительным и другим важным бумагам не допускать рядовых сотрудников и посторонних лиц);

- ввести и соблюдать правила хранения ценных вещей (назначить материально ответственных, периодически проводить ревизию);

- оснастить помещение (офис) камерами видеонаблюдения, телефонные аппараты – IP-телефонией;

- в зависимости от специфики работы – заключить договор с охранной фирмой.

Внимание! Опытные бизнесмены советуют нанимать в качестве сотрудников бывших работников правоохранительных органов. Иногда сам факт найма таких людей предотвращает попытки завладеть чужим бизнесом.

Страхование гражданской ответственности

Подобно автомобилю и квартире, на коммерческие сделки также можно оформить страховку. Предприятие страхуется как от внешних угроз (катастроф, стихийных бедствий), так и от внутренних, связанных с потерей прибыли по независящим от предпринимателя причинам. К последним относят невыполнение договорных обязательств контрагентом, сбой в работе почты, банкротство банка, потерю прибыли из-за вынужденной остановки производства.

Обратите внимание: объектом страхования являются имущественные интересы фирмы, связанные с коммерческой деятельностью. То есть страховой случай – это потеря прибыли и денег. В таком случае предприниматель получит по договору страхования денежную компенсацию.

Важно! Страхованию подлежат лишь риски, не зависящие от действий самого бизнесмена.

Информационная защита коммерческого предприятия

При современных способах передачи информации становится актуальной защита от вредоносного ПО, шпионских атак по сети. Малое предприятие редко может себе позволить специалиста по киберзащите, поэтому руководителю коммерческой структуры стоит придерживаться следующих правил:

1) своевременно обновлять операционную систему и антивирусные программы, использовать в работе защищенные браузеры;

2) при проведении финансовых операций установить двухфакторную аутентификацию (введение, помимо пароля, кода подтверждения, который приходит на e-mail или телефон);

3) ограничить персоналу доступ к Интернету; выделить специального человека, который будет проверять входящую электронную корреспонденцию и принесенные извне носители информации.

Важно! Помните о том, что интернет-пиар привлекает не только клиентов, но и мошенников, а также конкурентов, которые плохими отзывами могут подпортить вам репутацию.

Безопасность бизнеса и кадровый вопрос

Для успешного работы коммерческой компании важно, чтобы ей «не подставили подножку» изнутри. Недовольный или корыстолюбивый сотрудник может выдать секреты фирмы, увести клиентов, скопировать налаженную бизнес-модель и самому стать конкурентом.

Чем надежнее, сплоченнее коллектив, тем эффективнее он сможет отразить внешние угрозы. Поэтому эксперты по безопасности рекомендуют укреплять защиту изнутри – уделять больше внимания своему персоналу. Для этого собирают и анализируют информацию о сотрудниках (причем ценной могут оказаться не только сведения об образовании и предыдущем месте работы, но и данные о личных связях, хобби, привязанностях). Проводят совместные поездки, экскурсии, тренинги. Устраивают корпоративные вечера, создают условия для занятия спортом, дают льготы работникам с детьми.

Также важна формальная сторона отношений с персоналом. Подробное изложение прав и обязанностей в трудовом договоре и документах внутреннего распорядка убережет от халатного отношения, устранит обиды и недоразумения (так как весь объем работы и требования работодателя известны сотруднику заранее). Соблюдение законодательства в вопросе оформления и выплаты зарплаты гарантирует, что на предпринимателя не будет жалоб в трудовую инспекцию.

Совет! Специалисты по безопасности рекомендуют интересоваться судьбой сотрудника даже после его ухода из фирмы.

Другие аспекты защиты бизнеса

Быть оптимистом по жизни – хорошее качество, но, занимаясь коммерцией, лучше рассчитывать на пессимистический сценарий. Ведение бизнеса в России иногда сравнивают с военными действиями: как только появляется успешное предприятие, его тут же окружают враги – строить защиту нужно заблаговременно. В выигрыше окажется тот, кто правильно просчитал свои риски.

Отношения с партнерами

Если коммерческая структура создается в партнерстве, важно разделить сферы влияния заранее, прописав все нюансы совместного бизнеса (вплоть до его ликвидации) в Уставе и учредительном договоре. Однако на практике разногласия между партнерами трудно урегулировать с помощью бумаг, а судебное разбирательство может затянуться на годы и «подкосить» успешное дело. Поэтому совет: стройте партнерство на взаимовыгодных условиях. Если вторая сторона заинтересована в экономическом благополучии предприятия, вряд ли она пойдет на конфронтацию.

Защита от проверяющих органов: соблюдайте закон

Чтобы защитить себя от государственных органов контроля, следует знать законы, соблюдать их, хранить в порядке всю важную документацию (отчеты, письма, приказы, квитанции об оплате налогов и т.д.). Обладая всей полнотой власти, государство может не просто наложить штраф или «замучить» проверками, но и закрыть предприятие в случае выявления серьезных нарушений (правда, происходит это по решению суда). Вы находитесь в группе риска, если:

1) держите длительное время неоформленных сотрудников;

2) работаете без лицензии;

3) не доплачиваете налоги в крупном размере;

4) занимаетесь запрещенным в России бизнесом;

5) не выполняете взятые на себя обязательства перед кредиторами.

Экстренная ситуация: есть ли у меня план?

Обратите внимание: в каждом учреждении висит план противопожарной эвакуации. Подобно тому, как военачальник планирует пути отступления, стоит заранее подумать, как реагировать бизнесу (сотрудникам) в случае нештатной ситуации:

- пришла внеплановая проверка, а директора на месте нет;

- сработала противопожарная, противовзломная сигнализация (если ее до сих пор нет, желательно поставить);

- пришел с жалобой скандальный клиент;

- обнаружена пропажа ценного документа, денег, дорогостоящей вещи;

- пожар, наводнение, землетрясение, теракт.

Предусмотреть все неприятности невозможно, однако о типичных рисках следует подумать заранее. Как минимум, застрахуйте объекты материальной собственности (помещение, транспорт, оборудование), позаботьтесь о средствах тушения пожара, способах ликвидации коммунальных аварий, аптечке и «тревожной» кнопке. Если эффективность бизнеса напрямую зависит от здоровья сотрудников, договоритесь с клиникой о проведении регулярных профессиональных осмотров.

Заключение

Помните о том, что вы как владелец бизнеса несете за него полную ответственность. Поэтому давайте себе отдых, заботьтесь о своем здоровье и хорошем самочувствии. Жить постоянно в состоянии тревоги о своем имуществе – плохой выбор. В то же время можно принять меры по защите бизнеса и застраховать себя от внезапных проверок, судебных исков, финансовых потерь. Знание законов, чтение профильной литературы, работа с квалифицированными «кадровиками», юристами, бухгалтерами и даже простое перечисление важных для вас пунктов в договоре способно уберечь ваше дело от крупных неприятностей.