Бухгалтерские аспекты кассы
В каких случаях на конец рабочего дня допускается остаток денег в кассе сверх лимита? Какие организации обязаны рассчитывать лимит кассы и как это сделать? Как отразить в учете расходы на изготовление бланков строгой отчетности, а также их дальнейшее движение?
Расчет лимита кассы
Хранить в кассе любую сумму и не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе на конец дня могут ИП и малые предприятия (в соответствии со ст. 4 209-ФЗ). Если лимит не установлен в остальных организациях, он считается нулевым, и любой остаток в кассе будет сверхлимитным.
Сверхлимитный остаток допускается в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни юрлицо осуществляет кассовые операции. А также в течение пяти рабочих дней с момента получения можно хранить суммы, включенные в фонд заработной платы или имеющие социальный характер (см. рис.). В остальных случаях за образование сверхлимитного остатка денег в кассе организации предусмотрены штрафы по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:
- для организации — от 40 000 до 50 000 рублей;
- для ее руководителя — от 4 000 до 5 000 рублей.
Рис. Алгоритм принятия решения о том, является ли остаток сверхлимитным
Лимит кассы организация определяет сама одним из способов, установленных Указанием Банка России (табл. 1). Если полученная сумма будет не круглой, допускается округлить ее до целого рубля по математическим правилам, как указано в письме Банка России . Эти разъяснения даны в отношении прежнего порядка, установленного Положением Банка России , однако он был аналогичным действующему, поэтому представляется, что разъяснения можно применять и сейчас.
Табл. 1. Способы расчета лимита кассы в соответствии с Приложением 1 к Указанию Банка России
| Шаги | Расчет исходя из объемов поступлений наличных денег | Расчет исходя из объемов выдач наличных денег |
|---|---|---|
| Шаг 1. Определяем виды учитываемых поступлений/выплат |
Все поступления за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Внимание! Посредники учитывают поступления как по собственным, так и по посредническим операциям |
Все выдачи денежных средств из кассы. Внимание! В расчете не учитываются суммы заработной платы, стипендий и других выплат работникам |
| Шаг 2. Определяем расчетный период и его продолжительность (P) |
Можно взять любой расчетный период, однако он не должен быть более 92 рабочих дней. Для расчета лимита кассы продолжительность расчетного периода определяется в рабочих днях |
|
| Шаг 3. Определяем сумму учитываемых поступлений/выплат (S) | Суммируются все поступления/выплаты, принимаемые к расчету, имевшие место в течение расчетного периода | |
| Шаг 4. Определяем среднедневную величину поступлений/выплат (S/P) | Сумму поступлений за расчетный период, принимаемых к расчету, делим на количество рабочих дней в расчетном периоде | Сумму выплат за расчетный период, принимаемых к расчету, делим на количество рабочих дней в расчетном периоде |
| Шаг 5. Определяем периодичность сдачи/получения денег (T) |
Для расчета берем количество рабочих дней между днями сдачи наличной выручки в банк. В общем случае максимум 7 дней. Этот период можно определить: — из договора с банком (если он указан); — исходя из периода между инкассациями (если выручка инкассируется); — самостоятельно в иных случаях |
Для расчета берем количество рабочих дней между днями получения наличных в банке (кроме получения наличных на выплату зарплаты, стипендий, иных выплат работникам). В общем случае максимум 7 дней |
| Шаг 6. Рассчитываем лимит кассы ((S/P)×T) | Среднедневную величину поступлений умножаем на периодичность сдачи денег в банк в рабочих днях | Среднедневную величину выплат умножаем на периодичность получения денег в банке в рабочих днях |
Рассмотрим расчет лимита кассы на примерах.
Пример 1. Расчет лимита кассы по выручке. Пусть расчетный период — IV квартал 2015 года, наличная выручка за этот период — 25 млн рублей, периодичность сдачи денег в банк — раз в неделю (раз в пять рабочих дней). В IV квартале 2015 года по производственному календарю 65 рабочих дней.
Лимит кассы = (25 000 000/65) × 5 = 1 923 077 (рублей).
Пример 2. Расчет лимита кассы по сумме выплат. Пусть расчетный период — I квартал 2016 года, сумма наличных выплат за этот период (без учета зарплаты, стипендий и др.) — 180 тыс. рублей, периодичность получения денег в банке — один раз в три рабочих дня. В I квартале 2016 года по производственному календарю 56 рабочих дней.
Лимит кассы = (180 000/56) × 3 = 9 643 рублей.
Лимит кассы можно пересматривать при изменении объемов поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги) или объема выдачи наличных денег (пп. 8, 9 Письма Банка России от 15.02.2012 № 36-3/25).
Бланки строгой отчетности в учете
В некоторых случаях организации имеют право при получении наличных денег не использовать ККТ, а выдавать бланки строгой отчетности (БСО) — квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам. Бланк документа может быть изготовлен типографским способом или с помощью автоматизированных систем, которые используются на практике только в некоторых случаях, например для оформления железнодорожных или авиабилетов. Большинство организаций изготавливают БСО типографским способом.
Порядок бухгалтерского учета БСО установлен п. 22 Указаний по применению, изготовлению, хранению, учету документов строгой отчетности (Приложение № 2 к Протоколу заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 29.06.2001 № 4/63-2001).
БСО не являются денежными документами. Для самой организации они не представляют существенной ценности, а документами становятся лишь после того, как выдаются контрагенту. Поэтому отражать их на счете 50 «Касса» (субсчет 50-3 «Денежные документы») не нужно. БСО отражаются в составе материально-производственных запасов (на счете 10 «Материалы») по фактической себестоимости изготовления (приобретения).
Стоимость БСО относится на расходы (на счета затрат) в момент выдачи бланков под отчет. Иными словами, при фактическом использовании БСО (при выдаче клиенту или в случае порчи) уже никакие операции на балансовых счетах не отражаются. Однако на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» БСО отражаются до момента фактического использования, уничтожения и т. п.
Рассмотрим пример. ООО «Альфа» получило 05.04.2016 от типографии 1000 штук БСО. Стоимость услуг типографии по их изготовлению составила 11 800 рублей, в том числе НДС 1 800 рублей. 07.04.2016 ответственному передано 500 бланков, по состоянию на 29.04.2016 было использовано 126 бланков, в том числе 4 испорчены. БСО используются в операциях, облагаемых НДС. Как операции отразятся в учете, смотрите в табл. 2.
Табл. 2. Отражение в учете операций с бланками строгой отчетности
| Дата | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма |
|---|---|---|---|---|
| 05.04.16 | Получены БСО из типографии | 10 | 60 | 10 000 |
| 05.04.16 | Отражен «входной» НДС от типографии | 19 | 60 | 1 800 |
| 05.04.16 | НДС по услугам типографии принят к вычету | 68 | 19 | 1 800 |
| 05.04.16 | БСО отражены за балансом | 006 | 10 000 | |
| 07.04.16 | БСО переданы ответственному — их стоимость отражена в составе расходов | 20 (26, 44) | 10 | 5 000 |
| 07.04.16 | Отражена передача БСО за балансом (в аналитическом учете к счету 006) | 006 | 006 | 5 000 |
| 29.04.16 | Отражено использование БСО | 006 | 1 260 |
Порядок применения ККТ изменится
Все кассовые аппараты должны будут передавать данные о каждом чеке через интернет оператору фискальных данных (ОФД), который затем передаст их в ФНС. На каждом чеке будут напечатаны реквизиты его проверки и адрес сайта ОФД. По этим данным покупатели смогут проверять чеки и обращаться в ФНС, если чек не найдется или не будет соответствовать действительности.
Дополнительно обяжут применять ККТ предпринимателей на ПСН, а также лиц, оказывающих услуги, населению (за исключением отдельных типов услуг) и осуществляющих продажу определенных законом товаров.
Автор: Александр Лавров