Как правильно списать долг?
Вы оказали услугу – вам за нее не заплатили, вы перечислили аванс – поставщик не отгрузил товар. Причем эти долги ваш партнер может так никогда и не погасить. Что делать?
Надежды больше нет?
Списывать безнадежные долги фирмы обязывает пункт 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утверждено приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н). К таким долгам положение относит дебиторку с истекшим сроком исковой давности и другие долги, нереальные для взыскания.
Для того чтобы понять, что такое срок исковой давности, обратимся к Гражданскому кодексу. Это то время, в течение которого лицо, чье право нарушено, может обратиться за справедливостью в суд (ст. 195 ГК). Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК). Изменить этот срок по своему усмотрению фирмы не могут (ст. 198 ГК). Течение срока исковой давности начинается с того дня, когда фирма узнала о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК). Например, с того момента, когда покупатель должен был оплатить товар, но не сделал этого. Если должник признал долг (например, подписал акт сверки расчетов или частично погасил задолженность), срок исковой давности начинает течь заново (ст. 203nbsp;ГК). Также срок исковой давности прервется, если ваша фирма подаст иск в суд о взыскании задолженности.
Списать долги можно и до истечения срока исковой давности. Для этого фирма-должник должна быть ликвидирована (п. 2 ст. 266 НК). Обязательства фирмы прекращаются в момент ее ликвидации (ст. 419 ГК). Завершающий момент ликвидации — внесение записи в ЕГРЮЛ. Подтвердить ликвидацию вашего должника вы можете, взяв выписку из госреестра. Кроме того, по мнению московских налоговиков, для подтверждения задолженности вы должны быть включены в реестр кредиторов ликвидируемой компании (письмо УФНС по г. Москве от 14 сентября 2006 г. № 20-12/83837). Однако «согласие» с последним условием нужно только в том случае, если вы не хотите спорить с налоговиками.
Безнадежной дебиторкой Налоговый кодекс также признает «долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа».
Однако решения суда о невозможности взыскания долга, для Минфина недостаточно. Окончание исполнительного производства, считают финансисты, — не повод для того, чтобы признать долг безнадежным. А уж если фирма пропустила срок предъявления исполнительного листа к исполнению, по мнению Минфина, ни о каком уменьшении базы по налогу на прибыль идти не может (письмо Минфина от 26 июля 2006 г. № 03-03-04/4/132).
Чем долг подтвердите?
Для того чтобы списать задолженность, нужно иметь документы, которые могут ее подтвердить. К таким документам налоговики относят договоры, товарные накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), акты приема-передачи товаров, а также акты выверки задолженности с организациями-дебиторами, акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода свидетельствующие о том, что на момент списания указанная задолженность не погашена, приказы руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежных долгов (письмо УФНС по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630). Предельный срок хранения первичных документов лучше считать не с момента их составления, а с момента списания задолженности. В противном случае у вас могут быть проблемы с подтверждением суммы расходов.
Однако таких подтверждающих документов для инспекторов бывает недостаточно. Они хотят еще доказательств того, что фирма приложила все усилия для того, чтобы взыскать задолженность с партнера. Имейте в виду, судьи с таким подходом не согласны (постановление ФАС СЗО от 28 ноября 2005 г. № А66-1584/2005, постановление ФАС ВВО от 18 мая 2006 г. № А82-7723/2005-15).
Заплати налоги...
А нужно ли платить НДС при списании дебиторки? Раньше фирмы, считающие налог «по оплате», должны были делать это на основании пункта 5 статьи 167 Налогового кодекса. Сейчас этот пункт отменен. Но для долгов, образовавшихся до 1 января 2006 г., введены переходные положения (п. 6 ст. 2 Закона от 22 июля 2005 г. № 119-ФЗ). Налог нужно будет начислить на одну из наиболее ранних дат: день истечения срока исковой давности или день списания дебиторской задолженности.
Имейте в виду: при списании долгов 2006–2007 годов НДС начислять не надо, ведь налог вы уже заплатили при отгрузке товара. То же правило касается фирм, которые до 2006 г. платили налог «по отгрузке».
А нужно ли платить НДС, если после образования долга фирма перешла с общего режима на «упрощенку»? Минфин считает, что нужно (письмо от 16 декабря 2005 г. № 03-04-11/327). Ведь в момент образования задолженности компания не была освобождена от уплаты налога. Однако эта позиция не бесспорна. Налоговый кодекс обязывает упрощенцев платить НДС только в двух случаях. Во-первых, на таможне при импорте товаров (п. 2 ст. 346.11 НК). А во-вторых, если в период применения УСН, фирма выставила счет-фактуру с выделенным НДС (п. 5 ст. 173 НК). С такой позицией согласны судьи Волго-Вятского округа (постановление ФАС ВВО от 9 сентября 2005 г. № А79-1171/2005). Однако хотите ли вы жить по принципу «заплати налоги и спи спокойно» или отстаивать свою позицию в суде, решать вам.
По правилам бухучета
Списанную дебиторку бухгалтер должен отнести на финансовые результаты (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета). Сумма списанной задолженности — это прочий расход (п. 11 ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н). Следовательно, отразить списание дебиторки вы должны по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции с тем счетом, на котором вы учитывали долги (60, 62, 76).
Списание долга в убыток не аннулирует задолженность. Еще в течение пяти лет вы должны учитывать такие долги за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета).
В налоговом учете списанные долги фирма может отнести на расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК). Обратите внимание, что фирмы на упрощенке не могут отнести сумму списанной дебиторки к расходам. Перечень расходов для упрощенцев ограничен. И списанные долги в него не входят (п. 1 ст. 346.16 НК).
Если партнер все же решит вернуть долг, его нужно списать с забалансового учета. Параллельно сумму списанного уже долга нужно включить в состав доходов по кредиту счета 91 и дебету счетов учета денежных средств (50, 51, 52).
Есть и другой способ уменьшить прибыль на сумму долгов — создание резерва по сомнительной задолженности. Этот процесс для бухгалтера более трудоемкий. Однако он поможет снизить налог на прибыль намного раньше. О том, как создавать такой резерв и как его использовать, вы можете прочитать в декабрьском номере «Расчета» за 2005 г.
Внимание
Имейте в виду, начислить НДС вам, скорее всего, придется и до истечения срока исковой давности. Дело в том, что в конце 2007 года истекает срок переходного периода по НДС. В первом отчетном периоде 2008 года фирмы, работавшие раньше по оплате, должны будут заплатить НДС со всей оставшейся дебиторки (п. 7 ст. 2 Закона от 22 июля 2005 г. № 119-ФЗ). Естественно, что платить налог нужно будет только с задолженности по тем операциям, которые в 2005 году и раньше облагались НДС.