Как выдать годовые премии с налоговой выгодой для компании
Пик выплаты годовых премий сотрудникам приходится на январь и февраль. Но уже сейчас необходимо позаботиться о правильном документальном оформлении поощрений по результатам работы за год. Как финансовой службе компании подготовиться к премиальному «сезону» так, чтобы на корню пресечь возможные придирки инспекторов.
Проанализировав внутренние акты налоговой службы в части проверок годовых премий (копии документов есть в редакции), мы выделили три контрольные точки, мимо которых проверяющие уж точно не пройдут. Их претензии не ограничиваются только налогом на прибыль. Практика показывает, что инспекторы могут доначислить ЕСН, даже когда компания не должна была учитывать денежные поощрения по итогам года в расходах.
КОНТРОЛЬНАЯ ТОЧКА № 1
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
В первую очередь при проверке расходов на выплату годовых премий инспекторы поинтересуются, каким образом закреплена возможность годового премирования в документах компании. Чаще всего проверяющие в качестве повода для отказа в признании расходов вы- двигают одно из трех обстоятельств.
Первое. В компании нет никаких документов об установлении премий, выплачиваемых по итогам года. О годовых премиях не сказано ни в локальных актах, устанавливающих систему премирования (в положении об оплате труда или в положении о премировании), ни в коллективном договоре, ни в трудовых договорах.
Второе. У компании есть внутренний документ о премировании, и в нем содержатся правила о поощрении работников по итогам года. Но при этом сами сотрудники с этим документом не ознакомлены и в трудовых договорах отсылки на «бонусный» локальный акт тоже нет.
Третье. Есть локальный документ, устанавливающий систему премирования, и в трудовых договорах даже сделана ссылка на него. Но в этом локальном документе компания забыла закрепить свою обязанность выплачивать премии персоналу по итогам года.
Если налоговики обнаружат один из таких промахов, то поспешат сделать вывод: компания необоснованно включила суммы выплаченных годовых премий в расходы на оплату труда и как следствие занизила налоговую базу по налогу на прибыль. Основанием для подобных обвинений станет статья255 Налогового кодекса.
Как избежать претензий. Понятно, что нужно проверить, предусмотрено ли в имеющихся актах о премировании денежное поощрение работников по итогам работы за год. Особенно важно, чтобы возможность выплаты годовых премий была закреплена в трудовом договоре. При этом в нем не обязательно подробно расписывать условия денежного поощрения за год, достаточно сделать отсылку на локальный акт о премировании. Тогда расходы на премии будут обоснованными (письмо Минфина России от 19.10.07 №03-03-06/1/726) *. Здесь отметим, что Трудовой кодекс не ограничивает организацию в выборе конкретного вида документа о премировании. Им может быть самостоятельный локальный нормативный акт (положение о премировании, утверждаемое приказом руководителя) или раздел другого, более общего документа (коллективного договора, положения об оплате труда). Главное, чтобы сотрудники ознакомились с ним под роспись (ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса). Налоговый кодекс позволяет компаниям списывать расходы на годовые премии даже в том случае, когда нет внутреннего документа о премировании. Но в такой ситуации необходимо, чтобы основания, порядок расчета, виды и размер премий были перечислены в трудовом договоре. В противном случае инспекторы откажут в признании расходов, а суд может с ними согласиться, как это сделал Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа (постановление от 19.06.06 №А56-25980/2005).
КОНТРОЛЬНАЯ ТОЧКА № 2
ОСНОВАНИЯ ПООЩРЕНИЙ
Даже если все перечисленные «формальности» соблюдены, нет гарантии, что инспекторы сразу согласятся с правомерностью расходов. У проверяющих в запасе есть еще один способ, как поймать компанию на необоснованности премиальных затрат из-за шероховатости в документах.
Дотошный инспектор сравнит основания для премирования, установленные в трудовом договоре (или в локальном акте о премировании), и те достижения, что отмечены в конкретном приказе руководителя о начислении премий. И если выявит расхождения, то исключит сумму премий из расходов. Например, в договоре или положении о премировании предусмотрена премия «по итогам хозяйственной деятельности предприятия за год», а из приказа следует, что она начислена «за перевыполнение годового плана». Казалось бы, принципиальной разницы между формулировками нет, но инспекторы считают иначе.
Как избежать претензий. Основание годовой премии, предусмотренное трудовым договором или документом о премировании, с точностью до буквы нужно продублировать в приказе о поощрении. А еще проще – сослаться в нем на соответствующий пункт трудового договора или премиального локального акта. Иначе в споре с налоговой расходы на премии, возможно, не получится отстоять даже в суде – встречаются решения в пользу инспекций (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.02.05 №А56-17963/04).
КОНТРОЛЬНАЯ ТОЧКА № 3
ПРЕМИИ, НЕ УЧТЕННЫЕ В РАСХОДАХ
Парадокс. Инспекторы разрешают списывать премии только при правильном документальном оформлении. Но когда компания, не имея никаких документов о премировании, кроме приказов, честно не уменьшает из-за этого прибыль, проверяющим это тоже не нравится.
Дело в том, что для проверки налога на прибыль у налоговиков одна позиция, а для ЕСН – совсем другая. Инспекторы уверенно доказывают, что для ЕСН отсутствие должного оформления премий особой роли не играет. Если по приказам о поощрении работники награждаются за выполнение трудовых функций (например, за высокие результаты производственной деятельности, за добросовестное отношение к работе и т. п.), то этого достаточно, чтобы признать премию выплатой по трудовому договору. А значит, компания должна включить поощрительную сумму в налоговую базу по ЕСН.
С подобными претензиями налоговиков компании выгоднее согласиться. Ведь, включая выплаты в расходы и начисляя с них ЕСН, она экономит на налогах больше, чем когда поступает противоположным образом. Кстати говоря, по той же причине невыгодно платить премии из чистой прибыли.
Однако на практике есть одно существенное «но». Установив нарушение по одному налогу, налоговики редко проводят взаимосвязанную корректировку налоговых обязательств по другому налогу, даже если проверка комплексная, а не тематическая. Вот свежее доказательство тому: налоговики выявили переплату по земельному налогу, но в акте ее фиксировать не стали, зато расходы по налогу на прибыль на сумму переплаты сняли (постановление Президиума ВАС РФ от 02.10.07 №7379/07) **. Так и в нашем с вами случае. Есть вероятность, что инспекторы «неправомерные» премии в учитываемые расходы не включат, но ЕСН и пени все-таки начислят.
Как избежать претензий. Если компания не намерена спорить, ей придется угодить как проверяющим налог на прибыль, так и проверяющим ЕСН. Для этого лучше всего правильно оформить премирование (см. предыдущие «контрольные точки»), отнести сумму поощрительных выплат в расходы и начислить на нее ЕСН. Тем более, как мы уже отметили, такой вариант гораздо выгоднее с точки зрения налогов (конечно, при условии, что по итогам налогового периода у компании нет убытка).
Но если компания не отнесла на расходы годовые премии и не заплатила в связи с этим ЕСН, то, получив от налоговиков претензии, нужно настоять, чтобы они скорректировали базу по обоим налогам, а не только по ЕСН. А также потребовать зачета переплаты по налогу на прибыль в счет недоимки по соцналогу. Отметим, что со следующего года зачет станет возможным между налогами одного вида (например, между федеральными). То, в какой бюджет казначейство распределяет налог, значения иметь не будет (ст. 78 НК РФ в редакции, вступающей в силу 1 января 2008 года). Для пущей убедительности можно показать ревизорам постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 18.07.07 №Ф09-4795/07-С2. Из него явно следует, что инспекция поступила неправомерно, не сделав «взаимосвязанную корректировку налоговых обязательств» по ЕСН и налогу на прибыль. Инспекторы в последнее время стали внимательнее к судебным решениям, вынесенным не в их пользу.