Как выдавать деньги «под отчет»?
Расчеты с подотчетными лицами осуществляются в случаях, когда необходимо произвести закупки за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц или произвести расчеты с командированными работниками.
В таких случаях уполномоченным или командированным работникам по распоряжению руководителя организации выдаются под отчет наличные денежные средства.
Порядок выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций (утвержден решением Совета Директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 № 40), а также приказом руководителя, в котором предусматриваются круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет; размеры подотчетных сумм, а также сроки их возврата и (или) предоставления авансового отчета об их израсходовании.
Размеры выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются в каждом конкретном случае определяются руководителем организации. На хозяйственно-операционные расходы подотчетные суммы выдаются без каких-либо ограничений. При этом для избежания возможных проблем, организации должны учитывать установленный предельный размер расчетов наличными денежными средствами. Исходя из этого, выдаваемую в подотчет сумму средств на хозяйственно-операционные расходы рекомендуется ограничивать указанной суммой. Суммы, причитающиеся командированным работникам, определяются исходя из расчетных показателей продолжительности командировки и установленных норм расходов.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней (другого срока, определенного приказом по организации) по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача новых подотчетных сумм производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача наличных денег под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
При выдаче наличных средств под отчет для производства закупок подотчетные лица должны быть проинструктированы о том, что каждый отдельный платеж, произведенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами. Это требование относится как к тому случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к тому случаю, если доверенность отсутствует, так как подотчетное лицо действует от лица работодателя, который впоследствии одобрит действия работника, утвердив авансовый отчет.
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета (Инструкции по применению Плана счетов) учет расчетов с подотчетными лицами организуется с использованием балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств (дебет счета 71 кредит счета 50 «Касса»).
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов (дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», 10 «Материалы» и др. кредит счета 71).
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами организуется в журнале-ордере № 7. В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.
Аналитический учет ведется по отдельно выданным в подотчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. Для случаев, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляется дополнительный аванс, по разделу «Выдано под отчет» предусмотрены соответствующие графы.
Для получения синтетических данных по счету № 71 суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованного аванса показываются в журнале-ордере в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Одновременно приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности.
Журнал-ордер № 7 рассчитан на отражение операций по 30 отдельно выданным в подотчет авансам. Если в течение месяца выдача авансов превышает это количество, то используются предусмотренные к журналу-ордеру вкладные листы.