Конец года: что нужно сделать бухгалтеру?
Н. И. Будакова, эксперт журнала «»
В конце года бухгалтерия готовится к сдаче годовой отчетности. Какие документы необходимо проверить работникам расчетной группы? На что обратить внимание при проведении инвентаризации расчетов с персоналом перед составлением годового отчета? Какими нормативными документами при этом следует руководствоваться? На эти и другие вопросы мы ответили в статье.
Читайте также:
Проверим отдельные положения учетной политики
– рабочий план счетов бухгалтерского учета;
– формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
– порядок проведения инвентаризации активов и обязательств;
– способы оценки активов и обязательств;
– правила документооборота и технология обработки учетной информации;
– порядок контроля за хозяйственными операциями;
– другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Организация самостоятельно формирует учетную политику исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности. Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационнораспорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т. п.) организации (п. 8 ПБУ 1/2008). При этом утвердить учетную политику необходимо не позднее последнего рабочего дня календарного года, поскольку порядок ведения учета, избранный организацией при формировании ее учетной политики, применяется с 1 января года, следующего за годом ее утверждения.
Напомним, что принятая организацией учетная политика применяется последовательно от одного отчетного года к другому (допущение последовательности применения учетной политики). Вместе с тем законодатели допускают возможность внесения изменений в учетную политику. Так, пунктом 10 ПБУ 1/2008 установлено, что изменение учетной политики организации может производиться в случаях изменения законодательства РФ и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету. января Утверждаем формы документов. Отметим, что 1 2013 года вступает в действие новый закон о бухгалтерском учете – Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данным законом, в частности, не предусмотрено использование унифицированных форм первичной документации. В связи с этим организации необходимо утвердить формы документов, применяемых при ведении деятельности, в том числе и те документы, которые связаны с учетом труда и заработной платы.
К сведению
Законодательством не установлен запрет на применение форм документов, разработанных и утвержденных Госкомстатом. Однако, если раньше организации требовалось утверждать только формы самостоятельно разработанных документов, то теперь должны быть утверждены и те формы, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Обязана ли организация формировать резерв предстоящей оплаты отпусков работникам для целей бухгалтерского учета?
Следует отметить, что законодательство о бухгалтерском учете не содержит прямого указания на такую обязанность. Однако в отношении предстоящей оплаты отпусков работникам соблюдаются все условия для признания такой оплаты оценочным обязательством. Напомним, что правила формирования в бухгалтерском учете оценочных обязательств и их отражения на счетах резервов предстоящих расходов регулируются Положением по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (ПБУ 8/2010) 2. Согласно его п. 4 оценочное обязательство – это обязательство организации с неопределенной величиной и (или) сроком исполнения. При этом оценочное обязательство может возникнуть:а) из норм законодательных и иных нормативных правовых актов, судебных решений, договоров;б) в результате действий организации, которые вследствие установившейся прошлой практики или заявлений организации указывают другим лицам, что организация принимает на себя определенные обязанности, и, как следствие, у таких лиц возникают обоснованные ожидания, что организация выполнит такие обязанности.
На основании п. 5 ПБУ 8/2010 оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном соблюдении следующих условий:
а) у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой она не может избежать. В случае когда у организации возникают сомнения в наличии такой обязанности, она признает оценочное обязательство, если в результате анализа всех обстоятельств и условий, включая мнения экспертов, более вероятно, чем нет, что обязанность существует;
б) уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства, вероятно;
в) величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена. Хотя ПБУ 8/2010 и не содержит прямого указания на то, что предстоящая оплата отпусков работникам является оценочным обязательством, мы видим, что в отношении таких выплат соблюдаются все перечисленные условия:
– организация не может избежать обязанности по оплате работнику очередного отпуска. Это обусловлено тем, что согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Если работник увольняется, не использовав положенный ему отпуск, то в соответствии с ч. 1 ст. 127 ТК РФ ему выплачивается денежная компенсация;
– исполнение обязанности по выплате отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск влечет уменьшение экономических выгод организации;
– возможна обоснованная оценка величины предстоящей оплаты отпусков работникам (отпускные исчисляются исходя из среднего дневного заработка работника, а количество дней основного и дополнительного отпусков установлено Трудовым кодексом и локальными нормативными актами организации). Так, в Письме от 26.04.2011 № 07-02-06/64 Минфин в качестве примера указал, что оценочное обязательство может быть связано с возникновением у работников организации права на оплачиваемые отпуска в соответствии с законодательством РФ.
Пунктом 16 ПБУ 8/2010 предусмотрено, что величина оценочного обязательства определяется организацией на основе имеющихся фактов хозяйственной жизни организации, опыта в отношении исполнения аналогичных обязательств, а также при необходимости – мнений экспертов. Организация должна обеспечить документальное подтверждение обоснованности такой оценки.
Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 методика расчета величины оценочного обязательства (суммы резерва предстоящей оплаты отпусков работникам) должна быть закреплена в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Учетная политика в целях налогообложения. Что касается учетной политики в целях налогообложения, бухгалтера расчетной группы в первую очередь будут интересовать формирование резервов предстоящих расходов на оплату отпусков, на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год, регистр налогового учета по НДФЛ, а также форма карточки индивидуального учета страховых взносов.
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков
Создание такого резерва предусмотрено ст. 324.1 НК РФ. При принятии решения о создании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в учетной политике необходимо отразить принятый налогоплательщиком способ резервирования.
Следует отметить, что налогоплательщик может определять предельную сумму отчислений в резерв на текущий налоговый период, а также ежемесячный процент отчислений в резерв на отпуска в отдельном локальном нормативном акте (политика по резервам). При этом изменение предельной суммы отчислений в резерв за отчетный налоговый период не допускается.
Напомним, что налогоплательщик не вправе учитывать в целях применения гл. 25 НК РФ расходы на отпуска (начисления в резерв) в размере, превышающем предельную сумму начислений, установленную в учетной политике для целей налогообложения на текущий налоговый период. В следующем налоговом периоде налогоплательщик вправе уточнить предельную сумму отчислений в резерв.
Может ли организация в целях упрощения учета вести бухгалтерский учет резервов на оплату отпусков по правилам Налогового кодекса, прописав данное решение в своей учетной политике?
Такой вопрос был рассмотрен Минфином в Письме от 03.05.2012 № 03-03-06/1/222. Чиновники не представили четкого ответа, уточнив, что при составлении учетной политики в целях бухучета следует руководствоваться ПБУ 8/2010, а в налоговом учете – ст. 324.1 НК РФ.
Правомерно ли для целей исчисления налога на прибыль использовать созданный в текущем году резерв на выплату годового вознаграждения, осуществляемую в соответствии с приказом о премировании работников по итогам работы за предыдущий год, датированным текущим годом?
В Письме от 24.01.2012 № 03-03-06/1/31 Минфин отметил, что п. 6 ст. 324.1 НК РФ предусмотрен порядок отчислений в резерв предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год, который аналогичен порядку, установленному в п. 1 ст. 324.1 НК РФ.
В случае если организация в целях налогообложения прибыли доходы и расходы определяет по методу начисления, в налоговом учете датой признания расходов в виде сумм отчислений в резерв является дата начисления резерва, а не дата выплаты вознаграждений за счет средств созданного резерва согласно пп. 2 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Таким образом, по мнению чиновников Минфина, организация вправе использовать сформированный в текущем году резерв на выплату годового вознаграждения работникам по итогам работы за предыдущий год при условии, что в предыдущем году указанный резерв не формировался и выплата предусмотрена в текущем году.
Разъяснения Минфина по вопросу использования резерва на выплату годового вознаграждения также содержатся в Письме от 02.04.2012 № 03-03-06/4/25.
Отметим, что исходя из положений п. 5 ст. 324.1 НК РФ отчисления в резерв на выплату вознаграждений по итогам работы за год осуществляются с правом переноса не использованного на конец отчетного налогового периода резерва на следующий налоговый период.
Регистр налогового учета по НДФЛ
В соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать:
– налогоплательщика;
– вид выплачиваемых налогоплательщику доходов;
– вид предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов;
– суммы дохода и даты их выплаты;
– статус налогоплательщика;
– даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ;
– реквизиты соответствующего платежного документа.
При самостоятельной разработке налогового регистра за основу можно взять карточку ф. 1-НДФЛ (Приказ МНС РФ от 31.10.2003 № БГ-3-04/583 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год», утратил силу в связи с изданием Приказа ФНС РФ от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@), но при этом ее необходимо дополнить обязательным реквизитом – сведениями о дате удержания и перечисления налога в бюджет (с указанием реквизитов платежных документов).
Карточки индивидуального учета страховых взносов
На основании ч. 6 ст. 15 Федерального закона № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты. Форма карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов была рекомендована письмами ПФ РФ от 26.01.2010 № АД-3024/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П.
Проводим инвентаризацию расчетов с персоналом
В ходе инвентаризации осуществляется проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению дел. Проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности предусмотрено п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ).
Как уже было отмечено выше, 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В его тексте не содержится перечень случаев обязательного проведения инвентаризации. При этом п. 3 ст. 11 данного закона установлено: случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.
Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами. Общие правила проведения инвентаризации определены в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Следует помнить, что организации с учетом специфики своей деятельности должны разработать и утвердить приказом об учетной политике предприятия порядок проведения инвентаризации (п. 3 ст. 6 Федерального закона № 129-ФЗ). В пункте 3.44 Методических указаний говорится: инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, работниками, депонентами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. При этом при инвентаризации расчетов по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам (п. 3.46 Методических указаний).
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний). Можно выделить три основных этапа инвентаризации:
– подготовительный;
– непосредственно инвентаризация;
– оформление результатов инвентаризации.
– соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени;
– характер кредиторской и дебиторской задолженностей в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная);
– данные синтетического и аналитического учета.
Инвентаризация расчетов по начислению и выплате зарплаты. В ходе проведения инвентаризации расчетов по начислению и выплате зарплаты необходимо проверить сведения о фактических начислениях и выплатах сотрудникам. Такую информацию можно получить из документов:
– в которых ведется расчет зарплаты (расчетно-платежные, расчетные ведомости, лицевые счета);
– по выплате заработной платы (расчетно-платежные или платежные ведомости, расходные кассовые ордера).
Кроме этого, следует проверить документы, которые являются основаниями для расчета заработной платы. Напомним, что положения и нормы системы оплаты труда содержатся в трудовых и коллективных договорах. Отдельные внесистемные выплаты могут производиться на основании приказов работодателя. При сдельной форме оплаты труда следует проверить наряды и другие документы на выполненные в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками. Начисление зарплаты производится за фактически отработанное время. Такие сведения содержатся в табеле учета рабочего времени. В табеле есть информация и о не отработанном, но оплачиваемом времени (время нетрудоспособности, отпуск, командировки, выполнение гособязанностей и др.).
Обороты по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» необходимо сравнить с суммой начислений по расчетным и расчетно-платежным ведомостям. По дебету счет 70 корреспондирует со счетами учета денежных средств (50, 51). Остаток невыплаченных сумм отражается на отдельном субсчете счета 70, а суммы депонированной зарплаты – на счете 76.
Инвентаризация расчетов по начислению и выплате пособий
При проверке документов, связанных с назначением и выплатой государственных пособий, следует руководствоваться Федеральным законом № 255-ФЗ4, Порядком выдачи листков нетрудоспособности5, Порядком и условиями назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей6. Наличие и правильность оформления каких документов следует проверить? Это зависит от вида выплачиваемого пособия:
– для пособия по временной нетрудоспособности необходимы листок нетрудоспособности, справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других страхователей, документы, подтверждающие страховой стаж (трудовая книжка), расчет пособия по временной нетрудоспособности, который производится на отдельном листке и прилагается к больничному листу;
– для пособия по беременности и родам – листок нетрудоспособности, заявление работницы о выплате пособия, расчет пособия по беременности и родам, который производится на отдельном листке и прилагается к больничному листу;
– для ежемесячного пособия по уходу за ребенком – заявление о назначении пособия, копия свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка, копия свидетельства о рождении предыдущего ребенка (детей) либо документ об усыновлении предыдущего ребенка (детей), справка с места работы отца ребенка о том, что он не использует указанный отпуск и не получает пособия;
– для единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, – справка из женской консультации либо другой медицинской организации, поставившей женщину на учет в ранние сроки беременности, листок нетрудоспособности с отметкой в ячейке «до __» в строке «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)».
Напомним, что начисление пособий отражается по кредиту счета 70 и дебету счетов учета затрат (20, 25 и т. д.) (при начислении пособия по временной нетрудоспособности в связи с болезнью или травмой непроизводственного характера за счет средств работодателя) или 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (при начислении пособия по временной нетрудоспособности начиная с четвертого дня болезни и других пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС). Выплата пособий отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств (50, 51).
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
С 01.01.2012 порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регламентируется Положением Банка РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение).
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, проводится кассиром по расходным кассовым ордерам, оформляемым согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
В срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 4.1, 4.4 Положения). В ходе инвентаризации расчетов с подотчетниками следует уточнить списки:
– лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы;
– лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.
– покупка материальных ценностей – авансовые отчеты с приложенными документами, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки);
– командировка – служебные задания, приказы о направлении в командировку, командировочные удостоверения, авансовый отчет с приложенными к нему документами, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки, проездные билеты, счета за проживание в гостинице);
– представительские расходы – авансовый отчет с приложением оправдательных документов (чеки, квитанции к расходным кассовым ордерам и прочие платежные документы).
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По дебету счета отражают выдачу работнику денежных средств (Дебет 71 Кредит 50), по кредиту – погашение задолженности, оприходование ценностей или учет расходов.
Инвентаризация расчетов по займам работникам
В соответствии с п. 1 ст. 807 ГК РФ организации могут выдавать своим сотрудникам займы в денежной или натуральной форме. Договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде (п. 1 ст. 808 ГК РФ). Денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной форме по указанным работником реквизитам. В ходе инвентаризации проверке подлежит счет 73/1 «Расчеты по предоставленным займам». Если заем процентный, его можно отразить на счете 58/3 «Предоставленные займы».
Следует помнить: если работнику выдается заем, у него может возникнуть материальная выгода, которая облагается НДФЛ в соответствии с положениями ст. 210 и 212 НК РФ. При этом обязанность рассчитать и удержать налог возлагается на организацию, выдавшую заем. Оформление результатов инвентаризации. Согласно п. 2.5 Методических указаний итоги инвентаризации фиксируются в акте.
Для оформления результатов инвентаризации расчетов с персоналом применяется форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами»7. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии. К акту инвентаризации по видам задолженности расчетов прилагается справка (приложение к форме ИНВ-17), которая является основанием для оформления акта по форме ИНВ-17 (указания по применению и заполнению форм, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица (п. 2.9 и 2.10 Методических указаний).
Инвентаризация расчетов по НДФЛ
Обязанность работодателей исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет установлена п. 1 ст. 226 НК РФ. Налоговые агенты ведут учет доходов, вычетов и сумм налога в регистрах налогового учета. Как уже было отмечено выше, форму регистра работодатель разрабатывает самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ).
При проведении инвентаризации перед составлением годовой отчетности следует проверить карточки по учету НДФЛ. Документами, подтверждающими исполнение налоговым агентом обязанности по перечислению налога, являются платежные поручения. При инвентаризации расчетов по НДФЛ следует проверить записи по счету 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ».
Инвентаризация расчетов по страховым взносам
Основным документом, которым руководствуются плательщики страховых взносов, является Федеральный закон № 212-ФЗ8.
В ходе инвентаризации необходимо проверить индивидуальные карточки, в которых ведется учет начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты. Уплата страховых взносов осуществляется по отдельным расчетным документам, направляемым в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС (ч. 8 ст. 15 Федерального закона № 212-ФЗ). Следовательно, при инвентаризации расчетов по страховым взносам следует проверить платежные поручения. Кроме этого, проверяется синтетическая информация на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
В каком порядке проводится инвентаризация резерва предстоящих расходов на оплату отпусков для целей исчисления налога на прибыль?
В Письме от 06.06.2012 № 03-03-10/62 Минфин особо подчеркнул, что в соответствии с п. 3 ст. 324.1 НК РФ сформированный налогоплательщиком резерв на оплату отпусков подлежит инвентаризации на конец налогового периода. Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.
Пунктом 4 ст. 324.1 НК РФ предусмотрено, что резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, превышает фактический остаток неиспользованного резерва на конец года, то сумма превышения подлежит включению в состав расходов на оплату труда.
Если по итогам инвентаризации резерва предстоящих расходов на оплату отпусков сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска, определенная исходя из среднедневной суммы расходов на оплату труда и количества дней неиспользованного отпуска на конец года, оказывается меньше фактического остатка неиспользованного резерва на конец года, то отрицательная разница подлежит включению в состав внереализационных доходов.
Таким образом, если резерв на сумму неначисленных вознаграждений, относящихся к завершенному налоговому периоду, переносится на следующий налоговый период, то в состав внереализационных доходов (расходов) включается сумма резерва, уточненного в порядке, установленном п. 4 ст. 284.1 НК РФ.
Если налогоплательщиком принято решение не формировать резерв на следующий налоговый период, то весь фактический остаток резерва включается в доходы (расходы) на 31 декабря текущего года. Аналогичные разъяснения были представлены финансовым ведомством и в Письме от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131.
Списываем депонентскую задолженность по заработной плате
Списание депонентской задолженности по заработной плате работника осуществляется в связи с истечением срока исковой давности. Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности устанавливается в три года (ст. 195, 196 ГК РФ). Соответствующие разъяснения контролеров приведены в письмах Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109. Именно по истечении трехлетнего срока работодатель вправе списать суммы кредиторской задолженности на расходы.
В бухгалтерском учете задолженность организации перед работником по начисленной, но не выплаченной в установленный срок (из-за неявки получателя) заработной плате числится по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». При проведении инвентаризации расчетов устанавливается, в частности, правильность и обоснованность сумм депонентской задолженности, включая суммы задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (пп. «в» п. 3.48 Методических указаний).
На основании данных проведенной инвентаризации (графа 6 формы ИНВ-17), письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации производится списание депонентской задолженности (по каждому обязательству), по которой истек срок исковой давности.
Суммы списанной задолженности учитываются в составе прочих доходов (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, п. 7, 10.4, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99)9). В бухгалтерском учете при списании депонированной заработной платы производится запись: Дебет 76/4 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы».
Списываем дебиторскую задолженность по подотчетным суммам
Чаще всего дебиторская задолженность по подотчетным суммам связана с ситуацией, когда работник увольняется, не отчитавшись за полученные средства. Работодатель вправе привлечь работника к материальной ответственности (ст. 22 ТК РФ). Организация может удержать задолженность из зарплаты в течение месяца или обратиться в суд о возмещении ущерба в течение года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 248, 392 ТК РФ). Также работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного работника, например оформив прощение долга (ст. 240 ТК РФ, ст. 415 ГК РФ). Подотчетные суммы, не возвращенные работниками, являются дебиторской задолженностью, которую можно списать на убытки (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ).
Разъяснения финансового ведомства по вопросу признания списанных подотчетных сумм в налоговом учете содержатся в письмах от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. Минфин отметил, что истечение срока исковой давности является одним из критериев для признания долга безнадежным и, следовательно, его учета в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций. В случае прощения долга бывшему работнику организации необходимо включить эту задолженность в доходы работника и исчислить НДФЛ (ст. 210 НК РФ).
Так как удержать НДФЛ с уволившегося работника чаще всего не представляется возможным, следует исчислить налог и сообщить о сумме задолженности в свою налоговую инспекцию. Иначе говоря, надо заполнить справку ф. 2-НДФЛ за тот год, в котором истек трехлетний срок исковой давности, показать там доход, сумму исчисленного и неудержанного налога.