Самовыпуск БСО: бланки вместо кассовых чеков

Компании, да и предприниматели, которые оказывают услуги населению, при расчетах с покупателями вместо чеков вправе использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности.

При этом, согласно постановлению правительства от 6 мая 2008 г. № 359, вовсе не обязательно заказывать печать бланков в типографии: их вполне можно сформировать с помощью неких автоматизированных систем. Совсем недавно Минфин разъяснил, что же это за «чудо-техника».

Если компания или индивидуальный предприниматель занимаются продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг населению, а расчеты при этом осуществляются с использованием наличных денег или платежной карты, то такие налогоплательщики обязаны применять контрольно-кассовую технику. Об этом сказано в пункте 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Однако подобной «участи» компания может избежать, если она занимается оказанием услуг населению. Для этого ей необходимо использовать при расчетах со своими клиентами бланки строгой отчетности, которые приравниваются к кассовым чекам (п. 2 ст. 2 упомянутого выше Закона № 54-ФЗ).

К бланкам строгой отчетности относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и пр. (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением правительства от 6 мая 2008 г. № 359, далее – Положение № 359).

Кто может утверждать?

До недавнего времени бланки строгой отчетности утверждал исключительно Минфин. Со вступлением в силу Положения № 359 делать это могут и другие федеральные органы исполнительной власти, которые наделены соответствующими полномочиями, а также сами организации и индивидуальные предприниматели.

Правда, самостоятельное творчество разрешено не всем компаниям. В пунктах 5 и 6 Положения № 359 упомянуты фирмы, которые сами утверждать БСО не могут. Речь идет о компаниях, для которых формы бланков утверждаются федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности. К примеру, бланки для услуг перевозки утверждаются Министерством транспорта, а для учреждений культуры – Министерством культуры. Все остальные организации могут «поколдовать» над своими бланками самостоятельно.

Какие сведения включаем в бланки?

Нужно отметить, что не всякая бумажка может считаться бланком строгой отчетности. В пункте 3 Положения прописаны обязательные реквизиты, которые должны быть нанесены на данный документ. К ним относятся:

– наименование документа, его шестизначный номер и серия;

– наименование и организационно-правовая форма организации или фамилия, имя, отчество, если бланк выпускает индивидуальный предприниматель;

– местонахождение постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (а при его отсутствии – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

– ИНН;

– вид оказываемой услуги;

– стоимость услуги в денежном выражении;

– размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами или с использованием платежной карты;

– дата осуществления расчета и составления документа;

– должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации или индивидуального предпринимателя;

– иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация или индивидуальный предприниматель.

Выходит, что не так уж и велика у организации возможность применить свои творческие способности. Компания сможет разве что «поиграть» с цветом, да, пожалуй, разместить на бланке свою эмблему.

Какой способ изготовления выбрать?

На сегодняшний день организациям предоставлено право самостоятельно выбирать, каким способом они будут изготавливать свои бланки строгой отчетности. Пункт 4 Положения № 359 предусматривает два варианта: либо отпечатать в типографии, либо сформировать с использованием автоматизированных систем.

Если фирма примет решение печатать бланки в типографии, то она должна помнить, что такой бланк, помимо обязательных реквизитов, должен содержать еще и сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, местонахождение, номер заказа, год его выполнения и тираж (п. 4 Положения № 359). Кроме того, серия и номер бланка в таком случае также проставляются в типографии.

Если же компания предпочитает самостоятельно печатать БСО, то сделать это она сможет только с помощью так называемых автоматизированных систем. Причем в документе установлено несколько требований, которые в обязательном порядке должны быть соблюдены при использовании данных систем (п. 11 Положения № 359).

Во-первых, такая система должна непременно иметь защиту от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет.

А во-вторых, при выпуске документа необходимо обеспечить уникальность номера и серии бланка.

Исходя их изложенных выше требований, специалисты Минфина в своем письме от 7 ноября 2008 года № 03-01-15/11-353 пришли к выводу, что для целей создания бланков строгой отчетности «простой компьютер использован быть не может».

Правда, сотрудники финансового ведомства не уточнили, что именно следует понимать под выражением «простой компьютер». Сложность в данной ситуации заключается в том, что при оснащении ПК некоторыми дополнительными компонентами он вполне способен отвечать требованиям, перечисленным в пункте 11 Положения № 359.

Остается надеяться, что под «простым компьютером» финансисты понимали обычный ПК, не оснащенный ничем, кроме как стандартным набором таких программ, как Microsoft Word или Excel, поскольку в противном случае компаниям остается только догадываться, что же такое минфиновцы понимают под автоматизированными системами.

Впрочем, некоторые разъяснения по этому поводу все же были даны финансистами в более раннем письме Минфина от 22 августа 2008 года № 03-01-15/10-303. Там указано, что помимо всего прочего, автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике, и позволять организациям и ИП по запросу налоговых органов представлять информацию из этих автоматизированных систем о выпущенных документах.

Что касается других вопросов, то они подлежат рассмотрению применительно к конкретной системе, используемой для формирования бланков строгой отчетности.