Электронные документы: нужна ли их распечатка?
Документооборот активно переходит в виртуальную сферу. Все больше документов организации составляются электронно. Нужно ли их распечатывать, например по завершении отчетного (налогового) периода, или можно оставлять в электронном виде?
Что такое электронный документ
Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда:
<или> документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), установленная соглашением;
<или> используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Правда, в очередной раз касаясь темы электронных документов, Минфин указал, что усиленная подпись может быть и неквалифицированной. Однако в этом случае все-таки рекомендуем оговорить применение усиленной неквалифицированной подписи соглашением сторон.
Примечание. Подробнее о мнении Минфина относительно ЭЦП можно узнать: ГК, 2015, N 12, с. 4
То есть наличие электронной подписи - обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами, например, по электронной почте или составляете первичные документы с помощью пользовательских программ (Word, Excel и т. п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.
Когда электронные документы нужно распечатывать
Первичные учетные документы, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, нужно распечатывать:
<или> если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;
<или> по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;
<или> когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронно. Например, накладные (форма N ТОРГ-12) и акты приемки-сдачи работ (услуг), составленные по утвержденным форматам, в инспекцию могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Но если документы составляются по своим форматам, то передать их электронно в инспекцию по ТКC невозможно.
Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально.
Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.
НДС-документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не требуется. В налоговую инспекцию они могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Речь идет:
- о счетах-фактурах, выставленных или полученных в электронном виде по утвержденным форматам;
- о журналах учета счетов-фактур, книгах покупок и продаж, а также о дополнительных листах к ним, составленных в электронном виде по утвержденным форматам.
* * *
Таким образом, само по себе окончание отчетного (налогового) периода не является основанием для распечатывания электронных документов, подписанных ЭЦП, в частности налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, первичных документов, а также иных бумаг, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной печатью. Такие документы можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости.
Автор: М. Гриня
Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N18, 2015