Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера

В последние месяцы активно растет интерес к теме ЭДО бухгалтерских документов и счетов-фактур. Законодательные основы для перевода первички и счетов-фактур в электронную форму созданы несколько лет назад, регулярно проходят представительные конференции по этой теме, при этом реально работающих проектов не так уж много. Хотя они есть, и это внушает оптимизм. Например, одно из масштабно внедренных решений ЭДО — технология «Экспресс Документ», которая входит в состав информационно-правового обеспечения ГАРАНТ. С ее помощью сегодня получают счета-фактуры и первичку около ста тысяч организаций-пользователей.

С чем связана общая медлительность при переходе на ЭДО? Давайте попробуем разобраться. Одно их профессиональных качеств бухгалтера — осторожность. Бухгалтер особенно осторожен, когда дело касается взаимоотношений с налоговой инспекцией. Этим можно объяснить сдержанное отношение к переходу на электронный документооборот. Небогатая практика налоговых проверок и арбитражных дел подталкивает принять решение «подождать». Особенно это свойственно возрастным бухгалтерам небольших организаций, которые болезненно реагируют даже на небольшие риски и опасаются нововведений.

Давайте рассмотрим три ситуации по теме ЭДО счетов-фактур, основанных на реальной практике службы правового консалтинга компании ГАРАНТ.

Вопрос 1. Может ли организация выставлять и получать от контрагентов первичные документы (договоры, спецификации, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры) в электронном виде (подписанные электронной подписью)?

В соответствии с Налоговым кодексом РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

В силу Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы (в том числе накладные ТОРГ-12), а также договоры и спецификации в электронном виде, кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (письма Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и N 03-02-07/1-2, от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3, от 26.11.2009 N 03-02-08/85, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).

Что касается счетов-фактур. В соответствии со ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по согласию сторон и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее - Порядок). Согласно указанному Порядку выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Это операторы ЭДО.

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации. Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде должны быть утверждены Федеральной налоговой службой (письмо Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).

Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ утвержден также и Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, в соответствии с которым, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, то он вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

При этом каких-либо аналогичных нормативно-правовых актов, регулирующих порядок выставления и получения первичных документов в электронном виде, в настоящее время нет. Полагаем, что организациям в этом случае придется самостоятельно устанавливать такой порядок. На практике при обмене актами и накладными часто используется порядок, схожий с тем, который используется для передачи счетов-фактур. Единообразие подходов дает возможность унифицировать логику процедуры передачи, использовать единую технологию ЭДО и единообразно протоколировать прохождение документа по всем этапам ЭДО.

Вопрос 2. Что делать, если покупатель тянет с ответом на переданный ему электронный счет-фактуру?

В крупном плане, такая ситуация является во многом саморегулируемой. Если покупателю нужен счет-фактура для возмещения НДС, то он сам обратится к покупателю и спросит "где мой счет-фактура?". Если же счет-фактура ему не нужен (например, покупатель использует упрощенную систему налогообложения), то продавец не должен страдать от отсутствия ответа. Оператор ЭДО, как независимая третья сторона, фиксирует факт и дату передачи счета-фактуры на всех этапах документооборота. Какие основания нужны продавцу, чтобы зарегистрировать выставленный электронный счет-фактуру в журнале учета? В этой ситуации важно получить подтверждение от оператора электронного документооборота, в котором указана дата поступления файла счета-фактуры.

Если разбираться детально, то согласно ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав продавцами выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Счет-фактура в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком (п. 1.5 Порядка).

Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (далее - Подтверждение оператора). При этом счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило Подтверждение оператора при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (далее - Извещение покупателя), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота.

Пункт 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Правила ведения журнала учета), устанавливает, что счета-фактуры, составленные в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее - журнал учета) по дате их выставления.

В соответствии с пп. "б" п. 7 Правил ведения журнала учета в случае выставления в электронном виде счета-фактуры, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в установленном порядке, в графу 2 "Дата выставления" вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в Подтверждении оператора, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица оператора электронного документооборота. При повторном направлении (неоднократном направлении) в электронном виде одного и того же счета-фактуры указывается дата последнего направления.

При этом нормы Правил ведения журнала учета не обязывают продавца дожидаться получения Извещения покупателя для регистрации в журнале учета счета-фактуры в электронном виде, фактически составленного и переданного им оператору электронного документооборота, в отношении которого получено Подтверждение оператора.

Таким, образом, из буквального толкования норм Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур следует, что продавец имеет возможность зарегистрировать составленный в электронном виде счет-фактуру в части 1 журнала учета при получении подтверждения оператора электронного документооборота о поступлении ему файла соответствующего счета-фактуры.

Вопрос 3. Насколько велики риски моей организации переходе на ЭДО счетов-фактур и первички?

Статья 120 НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.

Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается, в частности, отсутствие счетов-фактур (п. 3 ст. 120 НК РФ).

В зависимости от количества налоговых периодов, в которых было допущено указанное нарушение, с организации может быть взыскано 10 000 руб. или 30 000 руб. (п. 1 и п. 2 ст. 120 НК РФ).

Риски взыскания штрафа при правильной организации документооборота электронных счетов-фактур стремятся к нулю. При проверке электронный счет-фактура не должен вызывать вопросов у проверяющего. Если же проверяющий попросит бумажный носитель, организация-продавец сможет в любой момент распечатать недостающие счета-фактуры с отметкой оператора о передаче электронного счета-фактуры.

В целом, на сегодняшний день существует возможность составления счетов-фактур в электронном виде.

Такой документооборот может существовать как параллельно, так и альтернативно бумажному документообороту.

Динамичные профессионалы, которых среди бухгалтеров, несмотря на их профессиональную осторожность, не так уж и мало, уже используют ЭДО или активно рассматривают возможность перехода на ЭДО счетов-фактур и первичных бухгалтерских документов в электронную форму.