Компенсации за неиспользованный отпуск. Примеры расчета
По сути, поправки в Трудовой кодекс, которые уже одобрил президент, призваны защитить права сотрудников и восполнить пробелы в законодательстве, облегчив в том числе и жизнь работодателей. Однако на самом деле не все так однозначно.
Отпуск сотрудника для многих работодателей считается больным вопросом. Ведь не каждого работника можно с легкостью заменить другим. Мало того что привлечение «новичка» сопровождается дополнительными материальными затратами, так еще сколько дней пройдет, пока он освоит круг возлагаемых на него обязанностей. Конечно, последние можно «раскидать» между коллегами отдыхающего, но кто согласится, извините, «за спасибо» добросовестно выполнять чужую работу?
Хотя, работодателю Трудовым кодексом и запрещено не отправлять работника в ежегодный отпуск в течение двух лет подряд (ст. 124 ТК), но и тут есть вполне законная лазейка. Все в том же кодексе статья 126 разрешает заменить денежной компенсацией часть отпуска сотрудника, которая превышает 28 календарных дней. Согласитесь, гораздо выгоднее выплатить денежную компенсацию своему сотруднику и не волноваться за деятельность компании, чем искать ему замену на период отдыха. Правда, на это нужно согласие сотрудника, но такой проблемы, как правило, не возникает. Работники без особых нареканий подписывают заявление с просьбой компенсировать часть отпуска за предыдущие годы. А вот получить выплаты за неиспользованные дни, относящиеся к текущему году, нельзя (письмо Минфина от 8 февраля 2006 г. № 03-05-02-04/13).
Единственной сложностью, с которой, как правило, сталкиваются учетные работники, можно считать то, что в Трудовом кодексе не сказано, как именно рассчитывать компенсацию.
Выбор способа рассчета компенсации за неиспользованный отпуск
Пока еще при расчете компенсации бухгалтеры могут остановиться на любом из двух способов. Причем такое право выбора было «подарено» законодателями случайно – из-за неточностей формулировок в статье 126 Трудового кодекса. В частности, там сказано, что «часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией». Однако из положения данной статьи не совсем понятно, относится ли это к каждому отпуску или ко всем отпускам вместе. Не смог разъяснить ситуацию и Минтруда, куда бухгалтеры в свое время обратились за ответом. Единственное, что чиновники смогли посоветовать – так это воспользоваться любым способом, предварительно согласовав его с сотрудником (письмо Минтруда от 25 апреля 2002 г. № 966-10).
Итак, получается, что компенсацию можно рассчитать:
– либо за все дни неиспользованных отпусков, т. е. при объединении нескольких отпусков (в частности, за прошлые годы);
– либо за ту часть каждого неиспользованного отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
Пример расчета отпуска
В трудовом договоре Кириченко О. прописано, что ее ежегодный оплачиваемый отпуск составляет 30 дней. В течение четырех лет сотрудница брала лишь 14 дней отпуска в 2003 году и 5 дней в 2005-м.
Если размер компенсации определять по первому методу, то расчет необходимо осуществлять исходя их из следующих сведений:
2002 год – 30 дней;
2003 год – 16 дней (30 – 14);
2004 год – 30 дней;
2005 год – 25 дней (30 – 5);
2006 год – 30 дней.
В итоге Кириченко О. может получить компенсацию за 101 день (30 + 16 + 30 + 25). 30 дней, относящиеся к 2006 году, в расчет приниматься не будут.
А вот во втором случае сотрудница получит компенсацию лишь за 4 дня. Поскольку в 2003-м и 2005 годах количество неиспользованных дней отпуска не превышало 28, то эти месяцы не берутся в расчет. За 2002-й и 2004 год у работницы «накопилось» по 2 дня за каждый месяц (30 – 28).
Использование первого метода вполне себя оправдывает, поскольку компенсация за неиспользованный отпуск включается в состав расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК). Соответственно, на ее сумму уменьшается и база по налогу на прибыль. Да и работник не в обиде на компанию – его же труд поощряется в «двойном» размере.
Пример расчета компенсации за отпуск.
Дополним условие предыдущего примера.
Допустим, оклад работницы составляет 12 000 руб. в месяц. Кроме того, ей были начислены:
в марте 2006 г. – премия по итогам работы за I квартал 2006 г. в размере 4200 руб.;
в апреле – премия в связи с 10-летним юбилеем фирмы – 1000 руб.;
в мае же Киричено О. брала «больничный» на 5 дней, и по листу нетрудоспособности ей выплатили 2680 руб.; основной заработок за май составил 8770 руб. Расчетный период – три месяца.
В июне сотрудница попросила выплатить ей компенсацию за все предыдущие годы.
Бухгалтер фирмы должен сделать следующий расчет.
Сумма фактически начисленной заработной платы за три расчетных месяца (март, апрель, май) составила:
Март – 12 000 + 1400 = 13 400 руб. Для исчисления учитывается только 1/3 от суммы премии, поскольку в расчетный период включается только март, который относится к первому кварталу (4200 : 3 = 1400).
Апрель – 12 000 руб., т. к. премии непроизводственного характера не включаются в расчетную базу.
Май – 8770 руб., поскольку суммы выплат по больничным листам не учитываются при расчете отпускных.
За три месяца сумма фактических выплат составила: 13 400 + 12 000 + 8770 = 34 170 рублей.
Сумма среднедневной оплаты труда составит: 34 170 : (2 х 29,6 + 16) = 454,39 руб.
Если бухгалтер «рассчитывает» сотрудника по первому методу – исходя из всех «отпускных» дней (101), то:
454,39 х 101 день = 45 893,39 руб.
По второму способу сотрудница должна получить гораздо меньше: 454,39 х 4 дня = 1817,56 руб.
Компенсации за неиспользованный отпуск. Новое в рассчете.
Однако начиная с 6 октября 2006 года при расчете отпускных, в том числе и компенсаций, многое изменится. Это связано с тем, что вступят в законную силу поправки в Трудовой кодекс. При всем том, что законодатели говорили об улучшении положения как сотрудников, так и работодателей, в итоге все оказалось с точностью до наоборот.
Если касаться лишь устранения «отпускных» пробелов, то одним из главных новшеств стало то, что в Трудовом кодексе прописали единый для всех метод расчета компенсации за неиспользованный отпуск. Причем, как ни странно, исключили именно первый способ – наиболее приемлемый и для персонала, и для фирмы, обязав пользоваться вторым.
Напомним, последний заключается в том, что для расчета компенсации принимается только период, который превышает законные 28 дней, за каждый год. Получается, что сотрудники, для большинства из которых не предусмотрены дополнительные отпуска, лишаются права на компенсации.
Из сложившейся ситуации, конечно, есть выход, и не один. Можно всех работников, независимо от их желания, отправлять в отпуск. Только вот законодатели не пояснили, как решить все проблемы, возникающие с уходом сотрудника в отпуск. А что делать, если и сам работник не желает отдыхать, и в настоящее время получить денежную компенсацию для него гораздо важнее?
Можно, как и прежде, рассчитывать компенсацию за все «неотгуленные» дни, но выплачивать их за счет собственных средств фирмы. Хотя, скорее всего компании пойдут другим путем, оформляя компенсацию за неиспользованный отпуск через «производственные» премии или материальную помощь. Благо пока для таких выплат не установлено ни определенных методов расчета, ни ограничений по сумме.
Тем же фирмам и их сотрудникам, которые до сих пор не рассчитались по «отпускным» компенсациям, можно посоветовать поскорее это сделать. Пока у компаний еще есть возможность отнести выплаты за неиспользованный отпуск работников в полном объеме на расходы по оплате труда. Ведь до 6 октября остается не так много времени, а все расходы надо еще и документально обосновать и подтвердить.
Источник: