Рекомендательное письмо. Как правильно составить

16.10.2007 Обзоры

Помогите мне, шеф! Правила написания рекомендательных писем

Рано или поздно, на определенном этапе вашей карьеры, к вам может обратиться с просьбой о написании рекомендательного письма ваш подчиненный, коллега, друг. Как и для резюме, для написания рекомендательного письма есть свой шаблон. Здесь вы найдете советы, как правильно подойти к вопросу написания рекомендательного письма, что в нем необходимо охватить и учесть.

Что значит хорошая рекомендация?

Рекомендательное письмо является письменным подтверждением ваших профессиональных навыков и достижений. В письме раскрывается и характер сотрудника, и опыт, и его сильные и слабые стороны, а главное – дальнейший потенциал. Работодателю не интересно знать, любите ли вы китайскую кухню, собираете ли с детства марки и занимаетесь ли спортом. Что он действительно ищет в потенциальном сотруднике, так это честность, надежность, ответственность, ум, энтузиазм и желание расти и развиваться. Хорошее рекомендательное письмо отвечает на все эти вопросы в нескольких предложениях.

Если вы плохо знаете сотрудника, это можно поправить! 

Рекомендательное письмо проще всего написать тому, кто постоянно взаимодействует с этим сотрудником по работе и хорошо его знает. Иногда человек боится, что его непосредственный руководитель даст ему не самые лучшие рекомендации, и пытается обратиться с этой просьбой к менеджеру высшего звена. Если вы чувствуете, что не можете дать объективную рекомендацию, попросите написать письмо непосредственного руководителя сотрудника, менеджера, который знает его лучше.

Если вы знаете, что это достойный сотрудник, и хотели бы ему помочь, проведите небольшое интервью с человеком, узнайте, на что нужно обратить внимание, расспросите о его дальнейших карьерных планах. Эта информация поможет вам при составлении письма.

Рекомендательное письмо – презентация вашей компании

В письме вы не только говорите о своем подчиненном, но и представляетесь сами как работодатель. Это деловой документ, который должен быть составлен по соответствующим стандартам. Ни в коем случае не пишите рекомендательного письма от руки – это только дискредитирует вашего сотрудника в глазах потенциального работодателя, а также укажет на то, что вы сами недостаточно серьезно относитесь к этому человеку и не уважаете оказанного доверия.

Выделите в своем рабочем графике время, когда вы сможете спокойно собраться с мыслями и обстоятельно взяться за дело. Осознавайте важность этого документа для человека, который обратился к вам с просьбой, и не пишите рекомендательное письмо на ходу.

Начните со списка

Рекомендательные письма служат для того, чтобы представить дополнительную информацию о соискателе – о том, как он учился, работал, занимался чем-то еще. В нем должна быть представлена общая картина о личностных качествах сотрудника, его опыте, сильных сторонах, потенциале и навыках.

Если вы не знаете, с какой стороны приступить к написанию письма, удобно начать с составления списка ключевых слов и фраз, относящихся к достижениям и качествам сотрудника. Такой список поможет избежать абстрактных фраз и метафорических формулировок. Все, что вам нужно – четко изложить позицию и представить доказательства.

Распределите ключевые слова и фразы по категориям:

1) Профессиональные навыки:

  • Обладает ли сотрудник необходимыми для его должности компетенциями?
  • Умеет ли он выполнять работу качественно и в срок?
  • Насколько хорошо он знает свою профессиональную сферу?
  • Умеет ли менеджер быстро и конструктивно принимать решения?

2) Личностные характеристики:

  • Как у сотрудника складываются отношения в коллективе?
  • Обладает ли он чувством юмора?
  • Аналитический ли у него склад ума?
  • Насколько человек стрессоустойчив?
  • Является ли этот человек лидером?

3) Успехи и достижения

  • Продумайте два-три достижения сотрудника за то время, что он работал под вашим руководством.

4) Слабые стороны

  • На что человеку следует обратить внимание, чтобы развиваться дальше в своей карьере?
  • Умеет ли человек извлекать уроки из своих прошлых ошибок?

5) Потенциал

  • Как вы считаете, чего может достичь этот сотрудник?

Структура рекомендательного письма

Письмо, как правило, не превышает в длину одной страницы (5-7 абзацев) и состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения.

Вступление

Начните с определения того, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если человек ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, выполняемые им обязанности и все значительные проекты, которые он разрабатывал или осуществил. Можно добавить пару строк о самой компании и сфере ее деятельности.

В заключительном предложении вступления можно подвести итог и высказать ваше общее мнение о рекомендуемом сотруднике.

Основная часть

В основной части вы даете более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите основные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуемого сотрудника проявляются на работе? Какое впечатление он производит при общении и взаимодействии с другими людьми?

Удобнее всего указать какое-нибудь качество и подтвердить его фактами, рассказав историю, как оно проявляется на практике. Например, вы отмечаете, что у Алексея аналитический склад ума и творческий подход к делу, и рассказываете, как ему удалось придумать способ оптимизировать процедуру доставки товара в вашей компании. Возьмите две-три основные характеристики.

Для создания более четкой картины, дайте характеристику человека с точки зрения его личностных качеств и поведения. Проявил ли он себя как ответственный, вежливый, приветливый человек или как ленивый, несговорчивый, неприветливый, язвительный?

Заключение

Упомяните о дальнейших планах сотрудника, и почему вы считаете, что это правильно намеченный путь. Напишите, почему вы рекомендуете этого человека, какой вклад он мог бы сделать в компанию, куда он пойдет работать. Наконец, вы можете указать, насколько вы рекомендуете сотрудника на искомую должность: настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете.

В конце письма представьте свои контактные данные и предложите связаться с вами в случае, если адресат захочет получить дополнительные сведения.

Не забудьте разместить письмо на фирменном бланке компании, поставить печать и подпись.

На заметку

Письмо не о вас и вашей компании, а о сотруднике. Информация должна быть представлена профессионально и открыто, без лишних рассуждении, тем более нелестных, в адрес сотрудника. Постарайтесь отразить лучшие стороны человека, понять его, увидеть в нем потенциал, помочь ему найти хорошую работу. Это письмо дает вам власть повлиять на дальнейшую судьбу человека, поэтому к его написанию необходимо подойти со всей серьезностью.


Источник: www.klerk.ru

Поделиться:
Комментарии
Организация международных перевозок
Предлагаем профессиональную организацию Вашей логистической цепочки. Мы готовы сократить ваши издержки связанные с простоем транспорта, таможенными процедурами и транспортными/таможенными документами. Звоните, наши специалисты могут вас проконсултировать по вашей экспортной или импортной сделке.
Город: Ижевск Цена: договорная
Распродажа оборудования от компании "Алтэк"
Группа компаний "Алтэк" объявляет о специальном предложении: профессиональное кухонное оборудование для ресторанов, баров, кафе, фаст-фуда, столовых и других предприятий питания и торговли по низким ценам. Подробный список оборудования со скидками: http://altekpro.ru/catalog/sale/   Если вас заинтересовало что-то из нашей продукции, обращайтесь по телефонам: +7 (812) 703-11-77 в Санкт-Петербурге, +7 (495) 255-09-79 в Москве.
Город: не указан Цена: 0 руб.
Международные грузовые перевозки от "GlobalPost"
Международная доставка грузов - главное направление работы компании "GlobalPost". Специалисты компании обеспечивают комплексный логистический сервис: просчитывают эффективные схемы доставки грузов, контролируют прохождение таможни, документооборот и страхование отправлений.  В услугу международных грузовых перевозок входят следующие услуги: - прием груза от поставщика (возможна доставка груза поставщиком на наш склад); - международная грузоперевозка; - таможенное оформление
Город: Санкт-Петербург Цена: договорная
Казаку Фамил Фамилович написал(а) в форуме Прочее:
Доброго времени суток, друзья. Я занимаюсь созданием сайтов для вашего бизнеса, для его пиара и дальнейшего процветания. Интернет-магазины, для компании и сайт для специалиста я могу вам создать ...
Цитата от Казаку Фамил ФамиловичРаскрыть Казаку Фамил Фамилович Доброго времени суток, друзья. Я занимаюсь созданием сайтов для вашего бизнеса, ...
Павлов Виктор написал(а) в форуме Кадры и Зарплата:
Кризис добрался. Придется сокращать двух сотрудников. Как это сделать грамотно и по Трудовому законодательсту?
Какие выплаты должен произвести работодатель работникам, попадающим под сокращение?
Князь Мышкин написал(а) в форуме Законодательство:
Давайте начнем рубрику: Предлагаем Закон.  Мне кажется, что это будет реальные жизненные Законы для бизнеса, не то что предлагают депутаты Госдумы )  
Предлагаю ужесточить наказание за взятку и расхищение государственного бюджета. Пускай сидят! Может коррупция на спад пойдет...
Подпишитесь на рассылку
Курс валют ЦБ РФ
  • 1 USD 44.79 -1.01
  • 1 EUR 55.53 -1.9
  • 10000 BYR 41.09 -0.96
  • 100 KZT 24.75 -0.53
  • 10 UAH 29.66 -0.47
  • Пользователь ООО "СЕРТОС" [uid:81344]
    «ООО "СЕРТОС"», ООО
    Россия, Москва, Шоссейная, д. 1, корп. 2, офис 324
    Услуги по сертификации, декларированию и регистрации в Росздравнадзоре
  • Пользователь Докар [uid:80923]
    «Докар », ООО
    Россия, Москва, Кутузовский проспект, д. 36, стр. 52
    Консалтинговая группа Докар - группа компаний, объединенных единым брендом и предоставляющих эффективные решения на российском рынке профессиональных услуг с 1997 года.
  • Пользователь Талекс [uid:80920]
    «Талекс», ООО
    Россия, Санкт-Петербург, Крестовский проспект, д. 23
    Компания ТАЛЕКС оказывает консультационные услуги.
GlobalPost