Помогите мне, шеф! Правила написания рекомендательных писем
Рано или поздно, на определенном этапе вашей карьеры, к вам может обратиться с просьбой о написании рекомендательного письма ваш подчиненный, коллега, друг. Как и для резюме, для написания рекомендательного письма есть свой шаблон. Здесь вы найдете советы, как правильно подойти к вопросу написания рекомендательного письма, что в нем необходимо охватить и учесть.
Что значит хорошая рекомендация?
Рекомендательное письмо является письменным подтверждением ваших профессиональных навыков и достижений. В письме раскрывается и характер сотрудника, и опыт, и его сильные и слабые стороны, а главное – дальнейший потенциал. Работодателю не интересно знать, любите ли вы китайскую кухню, собираете ли с детства марки и занимаетесь ли спортом. Что он действительно ищет в потенциальном сотруднике, так это честность, надежность, ответственность, ум, энтузиазм и желание расти и развиваться. Хорошее рекомендательное письмо отвечает на все эти вопросы в нескольких предложениях.
Если вы плохо знаете сотрудника, это можно поправить!
Рекомендательное письмо проще всего написать тому, кто постоянно взаимодействует с этим сотрудником по работе и хорошо его знает. Иногда человек боится, что его непосредственный руководитель даст ему не самые лучшие рекомендации, и пытается обратиться с этой просьбой к менеджеру высшего звена. Если вы чувствуете, что не можете дать объективную рекомендацию, попросите написать письмо непосредственного руководителя сотрудника, менеджера, который знает его лучше.
Если вы знаете, что это достойный сотрудник, и хотели бы ему помочь, проведите небольшое интервью с человеком, узнайте, на что нужно обратить внимание, расспросите о его дальнейших карьерных планах. Эта информация поможет вам при составлении письма.
Рекомендательное письмо – презентация вашей компании
В письме вы не только говорите о своем подчиненном, но и представляетесь сами как работодатель. Это деловой документ, который должен быть составлен по соответствующим стандартам. Ни в коем случае не пишите рекомендательного письма от руки – это только дискредитирует вашего сотрудника в глазах потенциального работодателя, а также укажет на то, что вы сами недостаточно серьезно относитесь к этому человеку и не уважаете оказанного доверия.
Выделите в своем рабочем графике время, когда вы сможете спокойно собраться с мыслями и обстоятельно взяться за дело. Осознавайте важность этого документа для человека, который обратился к вам с просьбой, и не пишите рекомендательное письмо на ходу.
Начните со списка
Рекомендательные письма служат для того, чтобы представить дополнительную информацию о соискателе – о том, как он учился, работал, занимался чем-то еще. В нем должна быть представлена общая картина о личностных качествах сотрудника, его опыте, сильных сторонах, потенциале и навыках.
Если вы не знаете, с какой стороны приступить к написанию письма, удобно начать с составления списка ключевых слов и фраз, относящихся к достижениям и качествам сотрудника. Такой список поможет избежать абстрактных фраз и метафорических формулировок. Все, что вам нужно – четко изложить позицию и представить доказательства.
Распределите ключевые слова и фразы по категориям:
1) Профессиональные навыки:
Обладает ли сотрудник необходимыми для его должности компетенциями?
Умеет ли он выполнять работу качественно и в срок?
Насколько хорошо он знает свою профессиональную сферу?
Умеет ли менеджер быстро и конструктивно принимать решения?
2) Личностные характеристики:
Как у сотрудника складываются отношения в коллективе?
Обладает ли он чувством юмора?
Аналитический ли у него склад ума?
Насколько человек стрессоустойчив?
Является ли этот человек лидером?
3) Успехи и достижения
Продумайте два-три достижения сотрудника за то время, что он работал под вашим руководством.
4) Слабые стороны
На что человеку следует обратить внимание, чтобы развиваться дальше в своей карьере?
Умеет ли человек извлекать уроки из своих прошлых ошибок?
5) Потенциал
Как вы считаете, чего может достичь этот сотрудник?
Структура рекомендательного письма
Письмо, как правило, не превышает в длину одной страницы (5-7 абзацев) и состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения.
Вступление
Начните с определения того, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если человек ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, выполняемые им обязанности и все значительные проекты, которые он разрабатывал или осуществил. Можно добавить пару строк о самой компании и сфере ее деятельности.
В заключительном предложении вступления можно подвести итог и высказать ваше общее мнение о рекомендуемом сотруднике.
Основная часть
В основной части вы даете более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите основные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуемого сотрудника проявляются на работе? Какое впечатление он производит при общении и взаимодействии с другими людьми?
Удобнее всего указать какое-нибудь качество и подтвердить его фактами, рассказав историю, как оно проявляется на практике. Например, вы отмечаете, что у Алексея аналитический склад ума и творческий подход к делу, и рассказываете, как ему удалось придумать способ оптимизировать процедуру доставки товара в вашей компании. Возьмите две-три основные характеристики.
Для создания более четкой картины, дайте характеристику человека с точки зрения его личностных качеств и поведения. Проявил ли он себя как ответственный, вежливый, приветливый человек или как ленивый, несговорчивый, неприветливый, язвительный?
Заключение
Упомяните о дальнейших планах сотрудника, и почему вы считаете, что это правильно намеченный путь. Напишите, почему вы рекомендуете этого человека, какой вклад он мог бы сделать в компанию, куда он пойдет работать. Наконец, вы можете указать, насколько вы рекомендуете сотрудника на искомую должность: настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете.
В конце письма представьте свои контактные данные и предложите связаться с вами в случае, если адресат захочет получить дополнительные сведения.
Не забудьте разместить письмо на фирменном бланке компании, поставить печать и подпись.
На заметку
Письмо не о вас и вашей компании, а о сотруднике. Информация должна быть представлена профессионально и открыто, без лишних рассуждении, тем более нелестных, в адрес сотрудника. Постарайтесь отразить лучшие стороны человека, понять его, увидеть в нем потенциал, помочь ему найти хорошую работу. Это письмо дает вам власть повлиять на дальнейшую судьбу человека, поэтому к его написанию необходимо подойти со всей серьезностью.
