Рекомендательное письмо. Как правильно составить

16.10.2007 Обзоры

Помогите мне, шеф! Правила написания рекомендательных писем

Рано или поздно, на определенном этапе вашей карьеры, к вам может обратиться с просьбой о написании рекомендательного письма ваш подчиненный, коллега, друг. Как и для резюме, для написания рекомендательного письма есть свой шаблон. Здесь вы найдете советы, как правильно подойти к вопросу написания рекомендательного письма, что в нем необходимо охватить и учесть.

Что значит хорошая рекомендация?

Рекомендательное письмо является письменным подтверждением ваших профессиональных навыков и достижений. В письме раскрывается и характер сотрудника, и опыт, и его сильные и слабые стороны, а главное – дальнейший потенциал. Работодателю не интересно знать, любите ли вы китайскую кухню, собираете ли с детства марки и занимаетесь ли спортом. Что он действительно ищет в потенциальном сотруднике, так это честность, надежность, ответственность, ум, энтузиазм и желание расти и развиваться. Хорошее рекомендательное письмо отвечает на все эти вопросы в нескольких предложениях.

Если вы плохо знаете сотрудника, это можно поправить! 

Рекомендательное письмо проще всего написать тому, кто постоянно взаимодействует с этим сотрудником по работе и хорошо его знает. Иногда человек боится, что его непосредственный руководитель даст ему не самые лучшие рекомендации, и пытается обратиться с этой просьбой к менеджеру высшего звена. Если вы чувствуете, что не можете дать объективную рекомендацию, попросите написать письмо непосредственного руководителя сотрудника, менеджера, который знает его лучше.

Если вы знаете, что это достойный сотрудник, и хотели бы ему помочь, проведите небольшое интервью с человеком, узнайте, на что нужно обратить внимание, расспросите о его дальнейших карьерных планах. Эта информация поможет вам при составлении письма.

Рекомендательное письмо – презентация вашей компании

В письме вы не только говорите о своем подчиненном, но и представляетесь сами как работодатель. Это деловой документ, который должен быть составлен по соответствующим стандартам. Ни в коем случае не пишите рекомендательного письма от руки – это только дискредитирует вашего сотрудника в глазах потенциального работодателя, а также укажет на то, что вы сами недостаточно серьезно относитесь к этому человеку и не уважаете оказанного доверия.

Выделите в своем рабочем графике время, когда вы сможете спокойно собраться с мыслями и обстоятельно взяться за дело. Осознавайте важность этого документа для человека, который обратился к вам с просьбой, и не пишите рекомендательное письмо на ходу.

Начните со списка

Рекомендательные письма служат для того, чтобы представить дополнительную информацию о соискателе – о том, как он учился, работал, занимался чем-то еще. В нем должна быть представлена общая картина о личностных качествах сотрудника, его опыте, сильных сторонах, потенциале и навыках.

Если вы не знаете, с какой стороны приступить к написанию письма, удобно начать с составления списка ключевых слов и фраз, относящихся к достижениям и качествам сотрудника. Такой список поможет избежать абстрактных фраз и метафорических формулировок. Все, что вам нужно – четко изложить позицию и представить доказательства.

Распределите ключевые слова и фразы по категориям:

1) Профессиональные навыки:

  • Обладает ли сотрудник необходимыми для его должности компетенциями?
  • Умеет ли он выполнять работу качественно и в срок?
  • Насколько хорошо он знает свою профессиональную сферу?
  • Умеет ли менеджер быстро и конструктивно принимать решения?

2) Личностные характеристики:

  • Как у сотрудника складываются отношения в коллективе?
  • Обладает ли он чувством юмора?
  • Аналитический ли у него склад ума?
  • Насколько человек стрессоустойчив?
  • Является ли этот человек лидером?

3) Успехи и достижения

  • Продумайте два-три достижения сотрудника за то время, что он работал под вашим руководством.

4) Слабые стороны

  • На что человеку следует обратить внимание, чтобы развиваться дальше в своей карьере?
  • Умеет ли человек извлекать уроки из своих прошлых ошибок?

5) Потенциал

  • Как вы считаете, чего может достичь этот сотрудник?

Структура рекомендательного письма

Письмо, как правило, не превышает в длину одной страницы (5-7 абзацев) и состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения.

Вступление

Начните с определения того, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если человек ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, выполняемые им обязанности и все значительные проекты, которые он разрабатывал или осуществил. Можно добавить пару строк о самой компании и сфере ее деятельности.

В заключительном предложении вступления можно подвести итог и высказать ваше общее мнение о рекомендуемом сотруднике.

Основная часть

В основной части вы даете более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите основные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуемого сотрудника проявляются на работе? Какое впечатление он производит при общении и взаимодействии с другими людьми?

Удобнее всего указать какое-нибудь качество и подтвердить его фактами, рассказав историю, как оно проявляется на практике. Например, вы отмечаете, что у Алексея аналитический склад ума и творческий подход к делу, и рассказываете, как ему удалось придумать способ оптимизировать процедуру доставки товара в вашей компании. Возьмите две-три основные характеристики.

Для создания более четкой картины, дайте характеристику человека с точки зрения его личностных качеств и поведения. Проявил ли он себя как ответственный, вежливый, приветливый человек или как ленивый, несговорчивый, неприветливый, язвительный?

Заключение

Упомяните о дальнейших планах сотрудника, и почему вы считаете, что это правильно намеченный путь. Напишите, почему вы рекомендуете этого человека, какой вклад он мог бы сделать в компанию, куда он пойдет работать. Наконец, вы можете указать, насколько вы рекомендуете сотрудника на искомую должность: настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете.

В конце письма представьте свои контактные данные и предложите связаться с вами в случае, если адресат захочет получить дополнительные сведения.

Не забудьте разместить письмо на фирменном бланке компании, поставить печать и подпись.

На заметку

Письмо не о вас и вашей компании, а о сотруднике. Информация должна быть представлена профессионально и открыто, без лишних рассуждении, тем более нелестных, в адрес сотрудника. Постарайтесь отразить лучшие стороны человека, понять его, увидеть в нем потенциал, помочь ему найти хорошую работу. Это письмо дает вам власть повлиять на дальнейшую судьбу человека, поэтому к его написанию необходимо подойти со всей серьезностью.


Источник: www.klerk.ru

Поделиться:
Комментарии
Коробка для хоккея из стеклопластика 20*40 м
Хоккейная площадка имеет: технические ворота, площадки и калитки для игроков
Город: Москва Цена: 568932 руб.
Корт хоккейный из стеклопластика 15*30 м
Стандартная хоккейная площадка имеет большие размеры и должна иметь: технические ворота, площадки и калитки для игроков
Город: Пермь Цена: 441527 руб.
Хоккейная дворовая площадка из стеклопластика 28*58 м
Хоккейный корт нестандартного размера 28*58 – это отличный элемент для оборудования придомовой территории.
Город: Санкт-Петербург Цена: 793859 руб.
Доброго Времени форумчане! Есть вопрос, помогите решить. Необходимо регулярно создавать клиенту счета за услуги. В бухгалтерии не разбираюсь. Ради одного клиента где то брать софт не хочу. ...
Большое спасибо за ответ! Пока искал ответ набрался целый список подобных сервисов. Может кому пригодится: Very Happy billiving.ru - есть ...
Армен написал(а) в форуме Кадры и Зарплата:
У нас в организации нет лица ответственного за охрану труда Штат менее 50 человек   Скажите пожалуйста, обучение должен проходить только ответственный назначенный по ...
Специалист по охране труда со штатом менее 50 человек назначается приказом руководителя (ст.217 ТК РФ.) (Приказом возложить обязанности ...
Какой порядок оформления сотрудников на дистанционной работе? Трудностью является, то, что он очень далеко живет и приехать в офис для оформления не может.
В таком случае оформление трудовых отношений, возможно путем обмена электронными документами. Но для этого, согласно ст 312.1 ТК РФ сторонам ...
Подпишитесь на рассылку
Курс валют ЦБ РФ
  • 1 USD 41.81 +0.31
  • 1 EUR 52.91 +0.46
  • 10000 BYR 38.93 +0.18
  • 100 KZT 23.1 +0.17
  • 10 UAH 32.16 +0.24
  • Пользователь Софтек-М [uid:82260]
    «Софтек-М», ООО
    Россия, Москва, Одесская, д. 14
    Предоставление услуг в сфере спутникового GPS-Глонасс мониторинга транспорта, продажа и установка тахографов
  • Пользователь Неофлекс [uid:82250]
    «Неофлекс», ЗАО
    Россия, Москва, Вятская, д. 35, стр. 4, офис Вятка
    Автоматизация банковских систем.
  • Пользователь ООО "ДАЙМЭКС" [uid:82246]
    «ООО "ДАЙМЭКС"», ООО
    Россия, Москва, Нагорный проезд, д. 10, стр. а
    Экспресс доставка корреспонденции, посылок и грузов в любую точку мира.
GlobalPost