Как документально отразить утрату товара
Ни одна компания не заинтересована в утрате товаров и оборудования со склада. Но такие случаи, к сожалению, не редкость. Причины могут быть разными: кража или ошибка учета. Продукции также можно не досчитаться, если, например, разбить ее при погрузке. Что делать в такой ситуации, рассказывается в этой статье.
Для того, чтобы документально отразить утрату товара, необходимо, прежде всего, обнаружить его отсутствие. Если он разбился или был поврежден так, что невозможно его использовать, то это необходимо подтвердить первичным документом, таким как акт. Бумага должна содержать реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Если товар был украден, то не всегда бывает возможно сразу обнаружить его отсутствие. Тогда поможет инвентаризация. Для оформления данных ответственные лица из созданной комиссии составляют следующие бумаги: инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3); инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5). Форму № ИНВ-3 необходимо применять для отражения данных фактического наличия ТМЦ (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Соответственно, в ней и нужно указать отсутствие товаров. После обнаружения факта утраты необходимо разобраться с причинами произошедшего. Часто этим занимается специальная комиссия. Для ее создания и для расследования каждого случая утраты нужно издать приказ руководства компании.
Отражение недостачи
Если на складе обнаружена недостача, то ее необходимо отразить в бухгалтерском учете вне зависимости от причин возникновения такой ситуации. Компания потом будет проверять причины, списывать недостачу в пределах норм и расследовать это обстоятельство. Все факты недостачи необходимо отразить на счете 94 бухгалтерского учета. Сделать это можно проводками:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41 «Товары»
– отражена недостача (по балансовой стоимости товара)
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 42 «Торговая наценка»
– сторнирована торговая наценка по утраченным товарам, если товары учитывались по продажным ценам
Списание в пределах норм
После отражения в учете нужно понять, почему товар был утерян. Если причина произошедшего кроется в халатности сотрудника, например, работник склада случайно разбил стеллаж с товарами, то потери можно списать в пределах норм. Утраты, которые превышают нормы, будут компенсироваться за счет чистой прибыли бизнеса.
Нормы естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания утверждены Приказом Минпромторга от 1 марта 2013 года № 252. Потери от боя стеклянной тары на складах и базах учитываются для целей налогообложения прибыли в составе материальных расходов в пределах норм естественной убыли, утвержденных названным актом.
Определение КС от 24 сентября 2012 года № 1543-О: НК РФ не содержит указания на то, какие именно документы могут подтвердить факт отсутствия виновных лиц при недостаче материальных ценностей. Конституционный суд не ограничил бизнес в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.
Определение предельного размера потерь производится независимо от сроков хранения на складах стеклянной тары с товарами за проверяемый период.
В бухгалтерском учете списание товаров будет происходить следующим образом:
Дебет 94 Кредит 43
– отражена выявленная потеря готовой продукции по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости материально-производственных запасов.
Дебет 20, 23, 26, 29 Кредит 94
– оприходована (возмещена) убыль ценностей – усушка, утруска, распыл и т. п. в пределах норм на издержки производства.
Дебет 91-2 Кредит 94
– убыль ценностей сверх нормы погашена за счет прочих расходов организации.
Альтернативным вариантом является списание убытков от брака. Они предусмотрены подпунктом 47 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Списывает их производитель товара. Такие разъяснения дал Минфин в Письме от 4 июля 2011 года № 03-03-06/1/387.
В дальнейшем фактические убытки может возместить работник самостоятельно или по решению суда. Возместить потери можно только при соблюдении трех условий: доказана противоправность действий причинителя вреда, установлена причинно-следственная связь между противоправными действиями работника и возникшими убытками, зафиксировано наличие и определен размер убытков (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.06.2011 г. по делу № А26- 3919/2010). Если сотрудник не согласится в добровольном порядке возместить потери компании, придется доказывать размер трат в суде
Хищение неизвестным
Часто хищения происходят по причине действий неустановленных лиц. Например, во время инвентаризации комиссия обнаружила пропажу товаров. Руководство фирмы обратилось в полицию, но ни правоохранительные органы, ни собственные усилия бизнеса по поиску виновного не принесли должного результата. В этом случае убытки также нужно списать в учете.
Согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном периоде, в частности, расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.
Важным моментом для списания является документальное подтверждение случившегося. Факт отсутствия виновных должен быть документально подтвержден соответствующими органами власти. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 208 УПК РФ, в случае неустановления лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается. Следователь выносит постановление и его копию направляет прокурору. На основании подпункта 13 пункта 2 статьи 42 УПК РФ потерпевший вправе получить копию постановления, и она, соответственно, подтверждает факт отсутствия виновных лиц. Без этого списать убытки не получится, поэтому компаниям лучше либо страховать ответственность, либо подтверждать документально факт хищений.
Согласно правовой позиции в пользу коммерсантов, сформулированной в Определении КС № 1543-О, НК РФ не содержит указания на то, какие именно документы могут подтвердить факт отсутствия виновных лиц при недостаче материальных ценностей.
Конституционный Суд не ограничил бизнес в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов
Утрата на складе ответственного хранения
Если компания арендует склад или место на нем, то в этом случае в силу статей 886 и 901 ГК профессиональный хранитель несет ответственность за утрату груза в любом случае, если не докажет, что утрата произошла вследствие чрезвычайных и непредотвратимых обстоятельств, а его вина отсутствует.
Для того, чтобы хранитель не избежал ответственности, необходимо четко прописать ответственность в договоре с ним. Если утрата все же произошла, этот факт нужно сразу зафиксировать в акте. Также необходимо направить хранителю претензию в отношении несоблюдения условий договора. Если в претензионном порядке спор решить не удастся, то целесообразно обратиться в суд для решения конфликта.
В некоторых случаях потери возмещает страховая компания. В части 3 статьи 70 Федерального закона «О таможенном регулировании в Российской Федерации» закреплено, что «размер страховой суммы, в пределах которой страховщик обязуется при наступлении каждого страхового случая возместить вред лицам, чьим имущественным интересам он причинен, <...> рассчитывается исходя из полезной площади, если в качестве склада временного хранения используется открытая площадка, и (или) полезного объема, если в качестве склада временного хранения используется помещение, и определяется из расчета 3500 рублей за каждый полный и неполный квадратный метр полезной площади и (или) из расчета 1000 рублей за каждый полный и неполный кубический метр полезного объема, но не может составлять менее двух миллионов рублей»
Отметим, что в целом вопрос оформления утерянного товара является очень трудоемким. К тому же компаниям нужно быть готовыми, что взыскать убытки с виновного может не получиться, и фирме придется искать правду суде
Елизавета Сейтбекова — управляющая ООО «Корн-Аудит»