Как уполномоченным бухгалтериям получать электронные больничные по работникам клиентов
С 1 июля 2017 года наряду с бумажным листком нетрудоспособности можно оформлять электронный. В этом случае сотрудник передает бухгалтеру не обычный больничный на бумаге, а номер электронного больничного листа (далее — ЭЛН). Рассказываем, как взаимодействовать с ФСС, если вы не штатный бухгалтер, а уполномоченный представитель организации — специалист обслуживающей бухгалтерии или приходящий бухгалтер.
Кого касается
Оформить электронный больничный (далее — ЭЛН) можно в любом регионе. Это устанавливает Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ.
Кроме того, все больше регионов присоединяются к проекту ФСС «Прямые выплаты». С 1 июля 2019 года участниками пилота стали Забайкальский край, Архангельская, Воронежская, Ивановская, Мурманская, Пензенская, Рязанская, Сахалинская и Тульская области. В «Прямых выплатах» используются и бумажные, и электронные больничные.
Есть номер ЭЛН. Что дальше?
Чтобы получить информацию из базы ФСС, бухгалтеру нужно ввести номер ЭЛН и СНИЛС работника в личном кабинете страхователя в ЕИИС «Соцстрах», затем заполнить свою часть в электронном больничном и направить ее в базу ФСС.
Если вы отчитываетесь через Экстерн, то можете получить данные от ФСС прямо в системе. Для этого зайдите в раздел «ФСС», выберите пункт «Пособия ФСС» и нажмите «Загрузить с портала ФСС»:
В появившемся окне укажите номер ЭЛН, СНИЛС сотрудника и регистрационные данные организации, за которую отчитываетесь.
Как ОБ начать работу с электронными больничными?
Уполномоченный представитель организации тоже может отправлять документы в ФСС (Приказ ФСС РФ №613 от 26.12.2014). Чтобы работать с электронными больничными листками, зафиксируйте право действовать от имени страхователя.
- Оформите доверенность от страхователя с обязательным указанием о праве отправлять электронный листок нетрудоспособности.
- Зарегистрируйтесь на сайте ФСС.
- В личном кабинете на вкладке «Уполномоченный» укажите организацию, с которой будете работать.
- На этой же вкладке прикрепите скан доверенности в формате PDF и открытый ключ электронной подписи уполномоченного представителя.
- Передайте бумажный оригинал доверенности в региональное отделение фонда по месту регистрации страхователя.
- После успешной проверки документов в строке доверенности появится статус «Утвержден». Теперь вы можете отправлять документы за доверителя, используя свою электронную подпись.
Можно ли использовать ранее зарегистрированную доверенность для работы с ЭЛН?
Если вы уже отправляете в ФСС реестры сведений доверителя для выплаты пособий, обратитесь в региональное отделение фонда. Задайте вопрос, можно ли использовать уже зарегистрированную доверенность для подписания ЭЛН.
Есть два варианта развития событий: сотрудников фонда может устроить загруженная ранее доверенность, либо они попросят загрузить доверенность с пометкой о праве отправлять ЭЛН.
Читайте также: Как выгодно оформить больничный в 2018 году: 5 советов от ФСС
Можно ли запрашивать ЭЛН с портала ФСС с сертификатом без ОГРН?
ФСС допускает работу с ЭЛН с нулевым ОГРН в сертификате. Это может быть, например, нотариус или иностранное представительство. Чтобы настроить работу с таким сертификатом:
- Зарегистрируйте организацию с нулевым ОГРН в сертификате на сайте ФСС.
- На вкладке «Уполномоченный» укажите эту организацию с нулевым ОГРН: таким образом организация становится уполномоченным представителем себя самой.
- Загрузите сертификат с нулевым ОГРН.
- Обратитесь в региональное отделение фонда и уточните, какой документ нужно заполнить и подгрузить на портал, чтобы начать работать с ЭЛН как уполномоченный представитель за самих себя.
При запросе ЭЛН появляется ошибка. Что делать?
При запросе ЭЛН вы можете получить протокол с указанием ошибок. Обычно они связаны с тем, что ОГРН и РНС в запросе не принадлежат одной организации. Для исправления ошибки найдите подходящий по ОГРН и РНС сертификат. Если ОГРН и РНС верные, обратитесь в региональное отделение ФСС.