Как выбрать кассовую технику для своего магазина
За простым словом «касса» скрывается целый ряд аппаратов, которые отличаются по функционалу и цене. Это могут быть чековые принтеры, полноценные кассовые аппараты, аппараты для онлайн-оплаты, их объединяет только то, что все они служат для оплаты услуг и связаны с налоговой — особенно это актуально с новым 54-ФЗ. Мы расскажем, как сориентироваться среди разнообразия вариантов и выбрать подходящий вариант.
Кассы для оффлайн-магазинов
До недавнего времени продавцы пользовались аппаратами с ЭКЛЗ — специальным блоком памяти, хранящим все операции. Он забивался со временем, его данные нужно было передавать в налоговую и покупать новый, а цены на эту маленькую кассовую деталь были подняты до небес. Больше не придётся тратиться на ЭКЛЗ каждый год или чаще, вместо этого придётся один раз потратиться на онлайн-кассу.
Онлайн-касса связана с интернетом, а по нему — с налоговой. Она автоматически отправляет всю информацию о платежах, продавцу не нужно делать это вручную. Перед отправкой данные фиксируются в фискальном накопителе, который был в кассах ещё до введения ЭКЛЗ. Фискальный накопитель — хранилище данных, защищённое алгоритмами криптографии.
Для торгового киоска подойдёт либо цельная касса, в которой есть и экран, и чековый принтер, либо модульная, где эти же устройства расположены отдельно. К ним можно докупить сканер штрихкодов и дисплей покупателя (устройство для оплаты картой), а также денежный ящик, хороший вариант — Viki Classic от компании Dreamkas. Основная её комплектация — это программа для онлайн-кассы и моноблок для оформления заказов. Также можно докупить чековый принтер, денежный ящик, сканер штрихкодов и дисплей покупателя. Сенсорный моноблок в этом варианте с экраном 15 дюймов, стоящий вертикально.
Если нужно более компактное устройство, то Viki Micro к вашим услугам – диагонально расположенный дисплей с диагональю 7 дюймов. Собственно, это всё, чем продукт отличается от предыдущего.
Так как теперь продавцы обязательно должны выдавать чек при совершении покупки, всем курьерам магазина тоже придётся носить с собой как минимум чековые принтеры. Для них есть в целом два варианта — либо автономное платёжное устройство, либо чековый принтер, связанный с программой на смартфоне. Чтобы не тратиться на оборудование для всех курьеров, можно договориться с курьерской компанией, тогда они и отчётность будут вести сами, а с компанией рассчитываться безналичными платежами, которые необязательно проводить через онлайн-кассы.
Платежи для интернет-магазинов
С выходом 54-ФЗ интернет-магазин обязан организовывать оплату через те же онлайн кассы, и при этом отсылать электронную копию чека на электронную почту или телефон. От этого освобождены только некоторые магазины, о которых мы расскажем ниже. Есть несколько способов, как подключить кассу:
- арендовать интернет-кассу;
- купить интернет-кассу.
В обоих случаях её нужно будет привязать к сайту. Сейчас для многих популярных движков создали подключаемые модули, но для самописного сайта придётся писать модуль или нанимать программиста. Однако как грибы после дождя появляются сервисы, которые предоставляют простое подключение онлайн-кассы. Среди них:
- Яндекс.Касса
- PayAnyWay
- Модульбанк
- АТОЛ Онлайн
- Онлайн-Чеки Бизнес.Ру
Разумеется, все эти сервисы берут плату за свои услуги — в среднем около пятиста рублей в месяц. Они берут на себя оформление кассы и её регистрацию на компанию.
Кассу, использующуюся для интернет-магазина, нужно зарегистрировать. Если она арендуется, это берёт на себя предоставляющая её компания, но и в самостоятельной регистрации нет ничего сложного. Нужно получить индивидуальную электронную подпись, заключить договор с ОФД, после этого станет доступен личный кабинет на сайте ФНС. Там нужно будет добавить свою кассу — и всё. После этого уже можно использовать её для приёма платежей.
Кто освобождён от необходимости использовать онлайн-кассы
Список таких счастливчиков небольшой, но интересный.
- Как уже упоминалось в статье, если компания работает только с юридическими лицами, то ККТ ей не нужны.
- Почта России выступает платёжной системой, если оплата проходит через неё. Она сама выдаёт чек, так что ККТ не нужен.
- Интернет-магазин продаёт изделия народного промысла собственного производства или продаёт предметы культа, являясь религиозной организацией.
- У интернет-магазина нет курьеров, а продают товары продавцы разностной торговли — те, что стоят в киосках, у лотков и так далее.
Поговаривают, что для последнего пункта нет чётких рамок, кого считать продавцом разностной торговли, и это даёт простор для манёвров, но всё может измениться, да и налоговая служба тоже умеет «маневрировать», а потому не стоит использовать это как дыру в законе.
Вместо онлайн-касс можно использовать обычные, с фискальным накопителем — они дешевле. Они ничего не отправляют в налоговую и не требуют регистрации.
Что делать магазинам с онлайн и оффлайн оплатой
Казалось бы, придётся приобретать две кассы, потому что механизм работы касс для покупок в интернете — выдача чека происходит либо сразу в бумажном виде и по запросу в электронном, либо сразу в электронном виде. Однако производители касс позаботились о клиентах и выпустили комбинированные кассы. Такая касса стоит у продавца и одновременно принимает платежи из интернета, не беспокоя его. Если онлайн и офлайн оплата произошли одновременно, онлайн оплата подождёт окончания оффлайн операции и конфликтов не случится. Примером такой кассы может служить Дримкас-Ф.
К ней также можно подключить денежный ящик, систему товарного учёта, сканер, банковский терминал и даже весы. В общем, всё, что нужно для оффлайн торговли.
