Касса: Продолжаем осваивать новые правила

Лимит, подотчет, кассовая книга в ОП, оформление движения наличных у ИП - новые вопросы по порядку ведения кассы возникают постоянно. Продолжаем разбираться, как с учетом последних изменений работать с наличными.

Как установить лимит, если деньги в кассу поступают только от подотчетников

(?) Интересует расчет по объему выдачи наличных. Поступления выручки в кассу нет. Подскажите, как определить показатель Nn (промежуток времени между получениями денежных средств по чеку в банке), если денежные средства по чеку из банка ни разу не поступали. Деньги снимают подотчетники по корпоративным картам, а неизрасходованный остаток они вносят в кассу. И сдавать эти наличные в тот же день в банк не всегда получается. Возможно ли вообще при такой схеме установить лимит остатка денежных средств в кассе?

Л. Осинникова, г. Орел

Ответ

Существующая формула не позволяет вам установить ненулевой лимит, так как Nn равен нулю. Проще всего в такой ситуации дважды выдать деньги под отчет не через корпоративные карты, а из кассы наличными, сняв их предварительно в банке. Интервал между этими двумя снятиями должен быть больше 7 дней. Лимит ведь можно рассчитать и по кассовым расходам даже 1 дня (так как продолжительность расчетного периода ограничена только сверху). В результате у вас появятся показатели, необходимые для установления лимита по второй формуле <1>:

- объем выдач наличных из кассы;

- Nn. Он будет равен 7 рабочим дням.

Такое установление лимита не обязывает вас в будущем снимать деньги с расчетного счета.

Авансовый отчет исправить можно

(?) В ГК, 2014, N 12, вы написали, что в Указании закреплена возможность вносить исправления в кассовую книгу, книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, которые ведутся на бумаге, а также в расчетно-платежные и платежные ведомости.

А как же авансовый отчет - допустимы ли исправления в нем? В самом Указании говорится, что исправления можно вносить во все предусмотренные им документы, кроме ПКО и РКО.

Г. Сачкова, г. Кемерово

Ответ

Исправления в авансовом отчете допустимы сейчас и были допустимы раньше, до вступления в силу Указания. Дело в том, что Указание не устанавливает порядок составления авансового отчета и не содержит ссылки на обязательную его форму. Поэтому и возможность исправлений в нем регулируется вовсе не порядком ведения кассовых операций.

Авансовый отчет - это первичный документ бухучета. И исправлять его нужно по установленным в бухучете правилам. Они, в общем-то, совпадают с правилами, установленными для исправления кассовой документации <2>: нужны дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: даже если исправления касаются только заполняемой бухгалтером части авансового отчета, заверять их своей подписью должны все, кто участвовал в его составлении, в том числе и подотчетник, и утвердивший его директор (уполномоченное им лицо).

Штраф за отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении

(?) Теперь в Указаниях ясно сказано, что у каждого ОП, в том числе и такого, которое не сдает деньги в банк, должна быть своя кассовая книга <3>. Есть ли наказание за ее отсутствие в таких ОП? В ч. 1 ст. 15.1 КоАП это нарушение не названо в числе тех, за которые положен штраф.

Е. Марченко, г. Пермь

Ответ

Налоговики и раньше штрафовали за неведение в обособленном подразделении своей кассовой книги по ч. 1 ст. 15.1 КоАП <4>. А вот правомерность такого штрафа зависит от того, учтены ли кассовые операции ОП в какой-либо другой ведущейся в организации кассовой книге (головного подразделения или другого обособленного подразделения):

<если> нет, то это однозначно является неоприходованием наличных, за которое в КоАП предусмотрен штраф <5>. Ведь именно внесение в кассовую книгу записей о ПКО и РКО и является полным оприходованием наличных <6>;

<если> да, то правомерность штрафа под вопросом, и пока сложно предсказать, как на этот вопрос станут отвечать суды. С одной стороны, выручку организация оприходовала, пусть и не в той кассовой книге. ОП - не самостоятельное юрлицо, а часть организации. И от того, что записи сделаны в книге другого подразделения, они не перестают быть записями в кассовой книге организации. Такой подход суд поддержал в период действия прежних правил ведения кассовых операций <7>. С другой стороны, есть вероятность, что теперь, когда в правилах ведения кассовых операций четко указано, что у каждого ОП должна быть своя кассовая книга, учет операций не в той книге инспекция будет приравнивать к неоприходованию и за это штрафовать. Тем более что и раньше бывало, что судьи признавали неведение книги в ОП нарушением <8>.

ИП может вести кассу без правил

(?) Как доказать налоговой, что если ИП составляет в отдельных случаях ПКО и РКО (например, когда нужно подтвердить факт и дату передачи денег), то это не обязывает его постоянно вести кассу с соблюдением всех правил? Вправе ли ИП вести кассовую книгу без учета установленных Указанием требований к ней, то есть для себя - как источник данных для налогового учета (так настроена программа, которой мы пользуемся)?

А. Ермилина, г. Тверь

Ответ

Составьте документ о том, что с такого-то числа ИП пользуется своим правом не оформлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу <9>. И здесь же отдельно оговорите, что эти документы могут оформляться для нужд внутреннего учета ИП и/или в качестве первичных документов в налоговых целях с соблюдением общих требований к первичке, установленных Законом о бухучете <10>, но без соблюдения требований к кассовым документам, установленных Указанием.

Кстати, по некоторым хозяйственным операциям факт и дату передачи денег можно подтвердить без составления ПКО и РКО, просто добавив строки для подписей о выдаче и о получении денег (с указанием даты) в первичный документ, которым оформляется операция. Например, такими строками можно дополнить:

- заявление покупателя - для подтверждения выдачи покупателям денег за возвращаемый не в день покупки товар;

- заявление о выдаче денег под отчет - для подтверждения получения денег подотчетником;

- авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами - для подтверждения возврата неизрасходованного остатка.

Не всегда нужен ПКО и для подтверждения доходов. Основанием для записи о выручке в книге учета доходов и расходов будут те документы, которые у организаций являются основанием для составления ПКО на выручку, - Z-отчеты ККМ, БСО, копии товарных чеков <11>.

Предупреждаем предпринимателя

ИП, которые применяют ККТ, от ведения журнала кассира-операциониста не освобождены <12>.

Учредителям-неработникам деньги под отчет не выдают

(?) Учредитель ездит с директором и другими работниками в командировки, иногда покупает что-то для организации и берет на это наличные в кассе организации. Прочла у вас, что деньги под отчет теперь можно выдавать не только тем, с кем заключен трудовой договор. Означает ли это, что учредитель тоже может быть подотчетником?

Е. Черемискина, главбух

Ответ

На учредителя это не распространяется. Деньги под отчет теперь можно выдавать физлицам, работающим с организацией по гражданско-правовому договору <13>, например подряда или оказания услуг. А отношения учредителя и фирмы построены вовсе не на основании такого договора. Другое дело, если с учредителем у вашей организации заключен какой-либо не связанный с его "учредительством" гражданско-правовой договор, на исполнение которого и требуются деньги (например, договор оказания услуг на поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров, сбор и анализ необходимой вашей компании информации и т.п.).

Работающим по гражданско-правовым договорам не обязательно выдавать деньги под отчет

(?) Наш вопрос связан с тем, что Указание предусматривает выдачу денег под отчет не только работникам, но и физлицам (не ИП), с которыми у организации (ИП) заключены договоры подряда и оказания услуг <13>.

Если такое физлицо должно для выполнения договора закупить что-то за счет и от имени организации, то выдавать ему наличные именно под отчет (с соблюдением всех правил - заявление, авансовый отчет, невозможность выдачи денег при наличии задолженности по предыдущему подотчету) мы обязаны или это только наше право?

Т. Скорнякова, бухгалтер

Ответ

Вы по-прежнему вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой "на исполнение такого-то договора". В Указании не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет. Там просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в такой договор пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Может ли ИП в зарплатных ведомостях оставлять пустой строку, предназначенную для реквизитов РКО

(?) Веду учет у ИП на ЕНВД. При выдаче работникам аванса и зарплаты с июня 2014 г. возникло затруднение с заполнением платежной ведомости, а именно графы "РКО N ___ от "___"_______ 20__ г. ". В связи с отменой обязанности составлять кассовые ордера эту графу совсем не заполнять? Может ли ИП локальным актом внести изменения в платежную ведомость, исключив эту графу?

Л. Смолина, г. Солнечногорск

Ответ

От оформления зарплатных ведомостей ИП никто не освобождал. А форма ведомости обязательна <14>, поэтому ни изменить ее, ни разработать свою форму ИП не вправе. И раз графа есть, ее нужно заполнять. Укажите в ней "Не оформляется в соответствии с п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 N 3210-У".