О передаче информации в электронном виде в налоговую инспекцию

ИНФОРМАЦИЯ «В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ»  И  ИНФОРМАЦИЯ «В ВИДЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА» – ЭТО НЕ ОДНО И ТО ЖЕ

Закон «Об электронной подписи» различает информацию «в электронной форме» и информацию «в форме электронного документа».  В первом случае информация может быть представлена любым файлом: текстовым, графическим, аудио и т. д. Но в ситуации, когда тот же файл будет зашифрован при помощи квалифицированной электронной подписи (далее ‒ КЭП), речь пойдёт уже об электронном документе, значимом юридически. 

Соответственно, если в отношении передаваемой в налоговые органы информации не предусмотрено обязательных к применению формата, формы подачи (например, заявление об отказе от освобождения от НДС в отношении операций, перечисленных в ч. 3 ст. 149 НК РФ), то любая информация, направленная по ТКС с применением КЭП, – это документ, надлежащим образом оформленный и переданный, и у налоговиков не будет оснований оставить такую информацию без внимания. 

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФНС ПО ТКС  – ПРАВО ИЛИ ОБЯЗАННОСТЬ?

В большинстве случаев налогоплательщик может выбрать удобный ему способ передачи данных. Но есть ситуации без права выбора: налоговые декларации (расчёты) должны быть направлены  исключительно по ТКС в установленные сроки, с соблюдением формы и формата, если в отношении налогоплательщика выполняется хотя бы одно условие:

• среднесписочная численность работников за предшествующий год (или во вновь созданной организации) превысила 100 человек; 
• налогоплательщик относится к категории крупнейших;
• налогоплательщик не относится ни к одной из категорий, указанных выше, но должен представлять электронную декларацию в силу положений НК РФ применительно к конкретному налогу. Практически в 100 % данное правило работает в отношении декларации по НДС. 

При этом налогоплательщику следует выбрать такого оператора электронного документооборота, который соответствует требованиям ФНС России, иначе станет невозможно соблюдать порядок подачи и деклараций, и иных сведений. 

Во всех остальных случаях представление информации по ТКС – право налогоплательщика, а не обязанность.
 
ВСЕГДА ЛИ МОЖНО НАПРАВИТЬ ДОКУМЕНТЫ НАЛОГОВИКАМ ПО ТКС?

Нет, не всегда. При истребовании документов (информации) налоговыми органами налогоплательщик обязан руководствоваться нормами НК РФ, а также порядком, утверждённым ФНС России. Из них следует, что представить документы по ТКС налогоплательщик вправе, только если выполняются все условия: 

• документы изначально существуют как электронные;
• документы  были созданы по форматам, установленным ФНС России. 

Основная доля имеющихся форматов для электронной передачи документов была утверждена ФНС ещё в 2012 году. Однако в связи с изменением законодательства в 2015 году форматы были обновлены для ряда электронных документов. А в конце 2015 года прошли регистрацию в Минюсте РФ приказы ФНС России, утвердившие форматы для электронных первичных документов о передаче товара и  передаче результатов работ (оказании услуг). 

В настоящее время утверждены форматы следующих документов: счёт-фактура; книга покупок; книга продаж; журнал полученных и выставленных счетов-фактур; акт приёмки-сдачи работ (услуг); дополнительный лист книги покупок;  дополнительный лист книги продаж; товарная накладная (ТОРГ-12); корректировочный счёт-фактура; ответ на требование о представлении пояснений. На сегодняшний день указанный перечень документов является исчерпывающим.                                             

В соответствии с требованиями ФНС России данные документы должны быть созданы и представлены в виде xml-файлов. 

Следовательно, для документов, составленных в оригинале на бумажном носителе, кодексом не предусмотрено электронное направление при истребовании их налоговиками. Для них придётся применить способ представления «по старинке»: создать и заверить бумажные копии.  Правда, жёсткие ограничения по способу передачи традиционно созданного документа НК РФ устанавливает только на случай проверок.  

МОЖНО ЛИ НАПРАВИТЬ КОПИИ ЗАПРОШЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ ЧЕРЕЗ ТКС В ВИДЕ СКАНИРОВАННЫХ ИЗОБРАЖЕНИЙ?

Поэтому налоговиками были утверждены не только форматы для создания электронных документов (.xml), но и форматы для передачи скан-образов документов.  Однако в разъяснениях  представители ФНС России уточнили, что так можно направить на запрос проверяющих только бумажные в оригинале документы.

В настоящее время утверждены  форматы для скан-копий следующих документов: счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура, ТТН, акт приёмки-сдачи работ (услуг), ГТД, добавочный лист к ГТД, спецификация (калькуляция, расчёт) цены (стоимости), товарная накладная (ТОРГ-12), договор (соглашение, контракт) и дополнение к договору, отчёт НИОКР.  Передать скан-копию разрешено в форматах .tif, .jpg, .pdf, .pgn. При этом изображение документа должно быть черно-белым с использованием 256 градаций серого и с разрешением от 150 до 300 точек на дюйм. 

Таким образом, налогоплательщик в ответ на требование о представлении документов вправе направить в налоговый орган скан-образы только указанных в перечне документов. Заверять скан-копии печатью и подписью не нужно. 

В КАКОМ ЖЕ ПОРЯДКЕ СЛЕДУЕТ НАПРАВЛЯТЬ В НАЛОГОВУЮ ИНСПЕКЦИЮ ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ СОСТАВЛЕНЫ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, НО ПО НЕ УТВЕРЖДЁННОМУ ФОРМАТУ?

На этот вопрос представители ФНС России отвечали в письмах 2015 года. Чиновники указали, что в таких ситуациях документ представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Аналогичные разъяснения содержатся и в ранее изданных письмах Минфина России. 

Таким образом «неформатные» электронные документы, которые в ходе проверки истребуют налоговые органы, по ТКС отправить в инспекцию нельзя. Предварительно они должны быть распечатаны, должным образом заверены и на бумажном носителе представлены в налоговый орган.

БУДЕТ ЛИ ИНФОРМАЦИЯ «НЕ ПО ФОРМАТУ» ВООБЩЕ СЧИТАТЬСЯ ЗА ДОКУМЕНТ НАЛОГОВИКАМИ?

В любом случае вопрос признания информации юридически значимым документом решается не только Налоговым кодексом. Есть Закон «Об электронной подписи», и он признаёт любую информацию в электронной форме, подписанную КЭП, электронным документом, равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручно. А с 30 января 2016 года работает поправка, распространяющая применение такого электронного документа на любые правоотношения. Исключение, как и раньше, составляют случаи, когда нормативно установлено требование создать документ только на бумаге. 

Заметим, что на практике налогоплательщики при взаимодействии с ИФНС  используют именно КЭП. А значит, в принципе любое отправление с такой подписью, в отношении которого не установлено иных обязательных требований, является полновесным документом. Ещё раз отметим, что особые требования предусмотрены НК РФ только в отношении электронных деклараций и документов по запросу инспекции в рамках проверки.

Итак, при получении требования представить документы в налоговую инспекцию лишь очень немногие из них допускается передать в виде электронного документа. Возможность передать истребуемые документы по ТКС в виде скан-копий, заверенных КЭП налогоплательщика, распространяется на документы, созданные на бумаге, и число таких документов пока невелико. Необходимость расширить перечень бумажных документов, которые могут быть представлены в электронном виде, очевидна и самим контролёрам, которые выдвигают соответствующие законотворческие инициативы.  

В то же время каждый налогоплательщик по собственной инициативе может передать в налоговую инспекцию по ТКС любую информацию, в том числе и электронные копии документов.

Автор: Зотова Ольга