Оплачиваем питание сотрудников — порядок и налогообложение
Чтобы мотивировать сотрудников повысить производительность труда, работодатель заботится о формировании социального пакета для персонала. Одна из его составных частей — оплата питания. Про оплату питания сотрудникам — налогообложение и порядок предоставления — расскажем в этом материале.
Способы организации питания персонала
Наниматель может предусмотреть возможность частичной или полной компенсации стоимости обедов, эти обязательства перед персоналом закрепляются в коллективном договоре или других локальных актах фирмы. Другим случаем обеспечения питанием является выдача продуктов в соответствии с требованиями законодательства тем сотрудникам, чья работа является вредной.
Работодатель обязан обеспечивать питание сотрудникам в двух ситуациях (ст. 222 ТК РФ):
| Условия труда | Что полагается |
| Вредные | Бесплатное предоставление молока или аналогичных продуктов |
| Особо вредные по результатам спецоценки | Бесплатная выдача лечебно-профилактического питания. |
Для сотрудников вредных производств выдача продуктов «натурой» может быть заменена на выплату равноценной суммы денежных средств. Заинтересованному работнику нужно написать заявление на имя руководства. Главное, чтобы такая замена была предусмотрена коллективным или трудовым договором.
При непосредственной оплате питания сотрудникам проводки будут отличаться от бухгалтерских записей в случае выдачи продуктов натурой.
В иных случаях организация питания в офисе — добрая воля работодателя. Принимая решение о введении данной меры поддержки персонала, руководство выбирает из следующих вариантов:
- организация собственной столовой, где будут готовиться бесплатные обеды, устраиваться шведский стол;
- поиск поставщиков, которые будут привозить пищу по кейтерингу;
- покупка продуктов, которыми имеют возможность пользоваться работники на безвозмездной основе (например, кофе, чай, печенье);
- выдача денежных дотаций и талонов, на которые можно приобретать обеды.
Если работодатель принял решение оплачивать питание персоналу, он закрепляет его документально в коллективном договоре, положении об оплате труда или трудовых договорах сотрудников.
Облагаются ли дотации на питание НДФЛ и взносами?
С точки зрения обложения дотаций налогом на доходы физлиц и страховыми взносами возможны две ситуации:
| Ситуация | Порядок обложения НДФЛ и уплаты страховых взносов | Комментарий |
| Работодатель оплачивает питание по своей инициативе |
Полученные дотации в денежной и натуральной форме — дополнительный трудовой доход работника, на который необходимо начислить НДФЛ 13%.
На дотации на питание персонала, выплачиваемые в денежной форме, начисляют страховые взносы. Если средства на обеды выдаются «натурой» (например, талонами), бухгалтер определяет их стоимостное выражение в расчете на одного специалиста (с учетом включенного в цену НДС) и из найденного значения рассчитывает размер взносов. Единственное исключение — ситуация, когда рассчитать величину дотации на одного работника невозможно по объективным причинам. В таком случае фирма-наниматель освобождена от обязанности начислять и уплачивать взносы |
Если дотации предоставляются «натурой» (например, в виде талонов на питание), бухгалтеру нужно получить от сотрудников заявления, подтверждающие их согласие на получение дохода в такой форме. Неденежная часть заработной платы не может превышать 1/5 от ее совокупной величины (ст. 131 ТК РФ).
Обложение НДФЛ будет, если работодатель может рассчитать, какую сумму дополнительного дохода получил каждый работник. Если же персонифицированный учет невозможен, оснований для выплаты подоходного налога не возникает (например, при покупке питьевой воды, чая, кофе, конфет на всех офисных сотрудников, организации шведского стола) |
| Работодатель предоставляет сотрудникам бесплатное питание по требованию законодательства | Ст. 222 ТК РФ устанавливает обязанность фирм-нанимателей выдавать отдельные виды продуктов лицам, занятым на производствах с повышенной вредностью. Средства, потраченные на покупку питания в пределах нормативов, устанавливаемых Правительством РФ, расцениваются как компенсации, выплачиваемые персоналу за исполнение трудовых обязанностей. Они не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами | Чтобы оплата питания сотрудникам не облагалась НДФЛ и взносами, работодатель должен иметь документальное подтверждение превышения допустимого уровня вредности на производстве — его выдает комиссия по результатам спецоценки условий труда |
Если условия на производстве улучшатся и перестанут быть вредными, работодатель вправе прекратить выдачу продуктов питания при одновременном соблюдении двух условий:
- спецоценка подтвердила допустимый уровень вредности;
- профсоюз предприятия (при его наличии) не возражает.
Сотрудник, направленный в деловую поездку по заданию руководства имеет право на оплату питания в командировке. Расходы на питание в месте временного пребывания работника включаются в суточные, полагающиеся за каждый день пребывания в командировке.
Если аттестация рабочих мест продемонстрирует, что уровень вредности стал допустимым, но работодатель продолжит оплачивать питание персоналу, суммы дотаций будут расцениваться как доплата к окладу и облагаться НДФЛ и взносами. Неуплата их повлечет наложение штрафных санкций на работодателя.
Читайте также: Оплата обучения детей сотрудников не облагается НДФЛ
Облагается ли питание работников НДС?
Обложение налогом на добавленную стоимость питания работников зависит от того, можно ли персонифицировать тех, кто питается (Письмо Минфина от 27.01.2020 № 03-07-11/4421):
|
Возможность персонификации |
Объект обложения НДС |
Примечания |
| Персонифицировать работника можно | Возникает (п. 1 ст. 39, п. 1 ст. 146 НК РФ) |
По поводу персонификации для целей обложения налогами и взносами дохода работников, получающих питание, существует достаточно обширная судебная практика и база разъяснений Минфина.
Контролирующие органы и судьи полагают:
Важно! Из судебных решений можно сделать вывод: если получение питания прописано в коллективном договоре (или трудовых договорах) как составная часть доходов работника, питание можно считать формой оплаты труда и не облагать НДС как безвозмездные услуги |
| Персонифицировать работника нельзя | Не возникает | На практике этим условиям отвечает всего один вариант: питание организовано по типу «шведский стол», когда невозможно отследить, кто из работников, что и сколько съел и ел ли вообще. Сюда же можно отнести закупку работодателем чая, кофе, печенья и т. п. в офис |
Если работодатель начисляет НДС с питания работников, он может ставить в вычет НДС, уплаченный при приобретении этого питания или компонентов для его производства. Исключение: случаи, когда работодатель обязан обеспечивать работников питанием по закону. Такое питание — компенсация за вредные условия труда, НДС не облагается.
Подводим итоги
- Работодателю не нужно разбираться с НДФЛ, страховыми взносами и НДС с питания работников, только если обеспечение питанием идет по закону, «за вредность». Работодатель должен иметь подтверждение вредных факторов от госкомиссии.
- В прочих случаях нужно определить, можно ли персонифицировать доход в виде питания. Если да — суммы, потраченные на питание следует облагать НДФЛ, страховыми взносами и НДС. Если нет — можно НДФЛ, взносы и НДС с питания сотрудников не исчислять.