Переход на электронные трудовые книжки в программах
Уже совсем скоро привычные нам бумажные трудовые книжки отменят, и мы будем переходить на новые – электронные трудовые книжки. Как поможет кадровикам программа 1С – читайте в статье Татьяны Аникиной.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) – это начало перевода всего кадрового документооборота в электронный вид. Для работодателей вводится новый вид отчётности в ПФР – сведения о трудовой деятельности работающего застрахованного лица. Как это будет реализовано в программах 1С и как будут выглядеть трудовая книжка в новом для нас формате и новая отчётность в программе, рассмотрим в этой статье.
Итак, документ будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учёта. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки глобально не изменится. Состав сведений электронной трудовой книжки повторяет данные бумажного документа: приём на работу, переводы, увольнения.
ЭТК имеет много достоинств, отметим некоторые из них: невозможность подделки книжек, так как информацию будет легко проверить в электронном виде, намного уменьшится риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна. Также это значительно упростит работу ведения кадрового учёта. Вся кадровая информация будет храниться в специализированных базах данных. Доступ к информации через интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придётся копировать и заверять данные о трудовом стаже. Получив доступ к информации, работники в режиме онлайн смогут сами контролировать все сведения, которые будут внесены в трудовую книжку.
Переход на электронные трудовые книжки требует введения дополнительных видов отчётности для работодателей. И, конечно, в программах 1С уже реализованы новые отчётные формы – сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц: форма СТД-Р – для выдачи работникам и форма СЗВ-ТД – для передачи в Пенсионный фонд.
Рассмотрим более подробно, что включают в себя данные отчёты. «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД) аналогичен документообороту СЗВ-М. Отличие от привычной формы СЗВ-М в том, что всё же новая персонифицированная отчётность не носит регулярного характера и сдавать её в ПФР нужно будет по мере необходимости, а не каждый месяц. Предполагаемая сдача СЗВ-ТД может быть обусловлена: подачей сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, подачей сотрудником заявления о представлении сведений о трудовой деятельности (то есть о переходе на электронную трудовую книжку), либо созданием кадровых документов: приём на работу, перевод на другую постоянную работу или увольнение сотрудника.
Организации, в которых произошли указанные выше кадровые изменения, будут обязаны сдать форму СЗВ-ТД начиная с 1 января 2020 года ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчётным.
Начиная с 1 января 2021 года сведения о приёме на работу или увольнении работника представляются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.
В программе «Зарплата и управление персоналом ред. 3.1» для создания документа «Заявление о ведении трудовой книжки», формы отчёта СЗВ-ТД и формы СТД-Р, которые будут выдавать сотруднику при увольнении или по его запросу в случае необходимости, нужно зайти в раздел «Кадры» или раздел «Отчётность, справки» – журнал «Электронные трудовые книжки». По кнопке «Создать» – из предложенного списка выбираем нужную форму (рис.1).
Начинаем с заполнения «Заявления о представлении сведений о трудовой деятельности». В открывшейся форме при помощи кнопки «Подбор» или «Добавить» выбираем сотрудников. В колонке «Вид заявления» указываем порядок ведения трудовой книжки – «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме» (рис. 2).
По кнопке «Заявление» формируем печатную форму заявления на каждого сотрудника.
При заполнении формы СЗВ-ТД по кнопке «Подбор» автоматически заполнятся поля «Сотрудник», «ФИО», «СНИЛС», «Дата рождения» (рис. 3).
Отметим, сдавать СЗВ-ТД нужно всем без исключения организациям, в том числе и ИП, использующим труд наёмных сотрудников. Отчётность будем формировать только на сотрудников, которые работают по трудовому договору. По договорам гражданско-правового характера новая отчётность представляться не будет.
Для редактирования события, которое произошло с работником (приём, увольнение, перевод), сведения, передаваемые в ЭТК, доступны для просмотра и редактирования в специальной форме «Мероприятия» (рис. 4).
Для этого необходимо «провалиться» в нужную строку с помощью двойного клика мыши по ней, откроется окно «Мероприятия», здесь вводим кадровые изменения сотрудника, если они были в отчётном периоде.
Первая отчётная кампания по трудовым книжкам намечена на февраль 2020 года, но уже в январе отдельным работодателям может потребоваться отправить электронные отчёты о трудовой деятельности, например в случае ликвидации организации или при увольнении сотрудников. Представлять сведения об увольняющемся в январе необходимо, если работник не заявит о своем желании сохранить бумажную трудовую книжку.
Заметим, что в программах 1С реализована возможность представления в электронном виде с помощью сервиса 1С-Отчётность подготовка, проверка и отправка в ПФР файла сведений.
Ещё одна форма документа СТД-Р, реализованная в программе 1С: заменит нам копию бумажной трудовой книжки, заверенную работодателем. Формируется она также из журнала «Электронные трудовые книжки» по кнопке «Создать» или из справочника «Сотрудники» по кнопке «Создать на основании» (раздел «Кадры»). В таком случае персональные данные работника будут заполнены автоматически, а по кнопке «Добавить» в табличную часть документа вносим все кадровые перемещения сотрудника.
Читайте также: Роструд будет следить, как работодатели переходят на электронные трудовые книжки
Обратим внимание, что в программе 1С: «Бухгалтерия предприятия ред. 3.0» также можно сформировать заявление на сотрудников о выборе порядка ведения трудовой книжки. Для этого в разделе «Зарплата и кадры» предусмотрен журнал «Электронные трудовые книжки». По кнопке «Создать» заполняем форму заявления, аналогично программе ЗУП 3.1 рассмотренную нами раннее в этой статье.
ПФР также подготовил форму СЗИ-ТД под названием «Сведения о трудовой деятельности работника». Этот документ-справку формирует сам ПФР по запросу граждан. Он содержит все события кадрового учёта в отношении человека, переданные его работодателем (работодателями) в ПФР (рис. 5).
Все операции с информацией о трудовом стаже будут в формате онлайн. Это удобно и сотруднику, и работодателю, и Пенсионному фонду, и всем прочим организациям, которым периодически нужна информация о занятости человека (например, банкам при выдаче кредитов).
Таким образом, при введении электронных трудовых книжек:
– не нужно будет тратить время и ресурсы на подготовку и заверение копий документов, их заполнение вручную;
– с помощью баз данных можно будет быстро найти информацию, т. к. всё будет храниться в одном месте;
– исключается риск утери или порчи документа.
Применение электронных трудовых книжек обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. А с помощью программ 1С переход будет довольно лёгким и удобным!
