Переход на 'ЗУП 8' Ред.3.1 с "1С: Зарплата и Кадры ред.7.7"
Пошаговая инструкция и особенности перехода с программного продукта «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7» на программный продукт «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред.3.1»
В информационном письме для пользователей и партнеров №24488 от 08.05.2018 фирма «1С» объявила о прекращении с января 2019г. поддержки программного продукта «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7». Несмотря на то, что этот программный продукт был разработан более 15 лет назад и в настоящее время считается морально устаревшим, многие организации продолжают в нем работать и переход на новую программу («1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред.3.1») воспринимается ими неоднозначно. С одной стороны, есть понимание того, что вести учет и формировать отчетность станет легче, с другой стороны, присутствует страх «переходного периода».
В этой статье мы рассмотрим основные этапы перехода на новый программный продукт, поговорим о настройках, которые необходимо будет сделать в новой программе, о сложностях, с которыми сталкиваются пользователи в начале работы; также будет предложена пошаговая инструкция по переходу с программного продукта «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7» на программный продукт «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред.3.1»
Этап 1. Приобретение новой программы
Начинать процесс перехода с программного продукта «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7» на программный продукт «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред.3.1» необходимо с приобретения последнего. Приобретать его оптимально на условиях апгрейда, что позволит сэкономить до половины стоимости программы.
Апгрейд - в переводе с английского языка значит «модернизация». При таком варианте приобретения Ваш устаревший программный продукт снимается с поддержки, но фактически остается у Вас. Необходимо только сдать в фирму «1С» его регистрационную анкету. Если регистрационная анкета утеряна, можно написать соответствующее заявление в фирму «1С», обратившись в фирму-франчайзи и осуществить апгрейд без регистрационной анкеты. В любом случае, этот вариант позволяет сэкономить и купить новую программу со скидкой до 50 %.
Этап 2. Установка и перенос данных
Следующий этап нашей пошаговой инструкции по переходу с программного продукта «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7» на программный продукт «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред.3.1»– это установка программного продукта и перенос в него данных из программного продукта «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7». При переносе программа запросит месяц, с которого Вы начнете в ней работать. Очень важно указать его правильно. Перенос осуществляется с месяца, следующего за тем, в котором Вы в последний раз начислили заработную плату в старой программе. Т.е. если в начале октября Вы начислили заработную плату за сентябрь и решили сделать перенос, то выбираем при загрузке данных месяц «Октябрь». В зависимости от объема старой информационной базы перенос длится от нескольких минут до нескольких часов.
После переноса нужно быть готовым к тому, что Вы не увидите в новой программе документы, введенные до месяца переноса. Т.е. ( в нашем примере) не увидите документов по 30 сентября включительно. Данные из них перенеслись в виде записей по регистрам и доступны в разделе «Администрирование», документ «Переносы данных». Здесь есть данные по НДФЛ, по среднему заработку, по отпускам сотрудников и т.д., которые попадут потом в формирование отчетов или будут использованы для расчетов. Документов, которые были введены после 30 сентября, Вы также не увидите – их придется заносить повторно.
Этап 3. Анализ перенесенных данных
Сразу после переноса необходимо проанализировать данные, которые попали в новую программу. В разделе «Главное» нужно открыть журнал «Данные на начало эксплуатации». Как правило, он содержит три типа документов.
Документ «Начальная штатная расстановка» содержит данные о штатной расстановке сотрудников, об их окладах, графиках работы, дате приема на работу. Здесь же присутствуют данные об отпусках сотрудников. Нужно отметить: при переносе из «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7» никогда не переносятся остатки отпусков и для дальнейшего корректного учета нужно их занести вручную именно в документе «Начальная штатная расстановка».
Второй тип документов «Начальная задолженность по зарплате» - содержит суммы, которые попадут в первую ведомость, т.е. суммы задолженности перед персоналом.
И, наконец, третий тип документов «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» - это сведения о переходящих отпусках, больничных листах, которые были оплачены в предыдущем периоде.
После анализа вышеперечисленных данных необходимо проверить, как перенеслись данные для расчета среднего. Для этого рекомендуется в разделе «Заработная плата» создать тестовый документ «Отпуск» (который не нужно сохранять) и в поле «Средний заработок» проанализировать, какие суммы программа учитывает для расчета среднего. Нужно обращать внимание на то, как учитываются премии – в старой программе они могут быть учитываемыми полностью, а в новую перенестись как учитываемые частично и это нужно отслеживать.
Этап 4. Настройка программы
После того, как проведен анализ перенесенных данных, можно перейти к настройке программы. Настройка осуществляется в двух местах: при помощи обработки «Начальная настройка программы» и в разделе «Настройка» («Расчет зарплаты», «Кадровый учет»). В процессе начальной настройки нужно будет ответить программе на ряд вопросов, указать данные о работе Вашей организации: работают ли сотрудники в ночное время, в выходные и праздничные дни, ведется ли в программе учет займов сотрудникам, договоров ГПХ и т.д. Нужно помнить, что, если в настройке не стоит «галочка» в каком-то поле, то отсутствует возможность создать определенный документ автоматически. Например, не стоит «галочка» в поле «Командировки», и документ «Командировка» в программе Вы не увидите.
На этом же этапе в разделе «Настройка» проверяются данные об организации, подразделениях, графиках работы, должностях и др., которые перенеслись в программу. Важная особенность именно для переноса из «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7» – если в СТАРОЙ программе есть должности, которые по результатам спец.оценки признаны вредными и в них прописаны и класс условий труда, и основания досрочной пенсии, то при начислений зарплаты и взносов в НОВОЙ программе для этих должностей не будет автоматически начисляться пенсия по доп. тарифу. Чтобы решить эту проблему, нужно создать новую, аналогичную должность, перевести на нее сотрудника кадровым переводом –и взносы по доп. тарифу при таком алгоритме будут начисляться.
Очень важный справочник в разделе настройка «Способы отражения зарплаты в бухучете» - данные в него при переносе не попадают, его также надо заполнять вручную. В программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред.3.1» есть возможность указать способ отражения как для организации в целом, так и детализировать по подразделения, сотрудникам, документам и начислениям.
Нужно также обратить внимание на справочник «Пользователи» - данные в него также заносятся вручную, с указанием прав пользователей. Завершается этот этап настройкой интерфейса: пользователь может настроить вид начальной страницы, расположение панелей, разделов, список команд и журналов в каждом разделе и т.д.
Этап 5. Начало работы
После того, как программа настроена, необходимо проверить в справочнике «Сотрудники» на соответствующих закладках, как перенеслись данные о способе выплате (через банк или через кассу), НДФЛ (вычеты, статус сотрудника), страховании (статус застрахованного лица, инвалидность). После этого можно вводить первичные документы за текущий месяц.
В конце месяца необходимо создать документ «Начисление зарплаты и взносов». В этом итоговом документе будут рассчитаны плановые начисления, взносы, НДФЛ, удержания, пособия. Обратите внимание: если сотрудница получает пособие по уходу за ребенком до трех лет (50 рублей), то при переносе из «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7» это начисление «прилетает в программу» как облагаемое НДФЛ (такая ошибка при переносе возникает). Чтобы исправить это, нужно зайти в раздел «Настройка», справочник «Начисления», найти там это начисление и на закладке «Налоги, взносы, бухучет» указать, что НДФЛ не облагается.
После заполнения документа «Начисление зарплаты и взносов» необходимо в разделе «Зарплата» сделать документ «Отражение зарплаты в бухучете», который, собственно и будет перенесен потом в бухгалтерскую базу. Обратите внимание: из программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред.3.1» невозможно автоматически перенести данные в «1С:Бухгалтерия 7.7». Следовательно, если Вы до сих ведете бухгалтерию в «семерке», то нужно будет и бухгалтерию переводить на восьмую версию.
Регистрация перечисленного в бюджет НДФЛ в новой программе производится документом «Ведомость» (раздел «Выплаты»). В старой программе не было возможности указывать суммы перечисленного НДФЛ, поэтому, если Вы сформируете справку 2-НДФЛ после переноса, то начисленный и удержанный НДФЛ в справку попадут, а перечисленный –нет.
Это еще одна особенность переноса из «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7». Для того, чтобы указать суммы перечисленного ДО МЕСЯЦА ПЕРЕНОСА НДФЛ, следует создать документ «Операции учета НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы») по каждому сотруднику, в котором заполнить закладку «Перечислено». В дальнейшем эти суммы будут учитываться автоматически после проведения ведомости.
Заключение
В этой статье мы рассмотрели лишь некоторые особенности, с которыми придется столкнуться при переходе с программного продукта «1С: Зарплата и Кадры ред.7.7» на программный продукт «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред.3.1». Сложность этого процесса зависит от того, насколько корректно велся учет до переноса, от численности персонала в организации, от особенностей в учете.
Консультанты компании «Лоза» накопили большой опыт в организации процесса перехода на программный продукт «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред.3.1» и адаптации информационных баз после него и будут рады помочь Вашей компании в организации этот процесса. Наш телефон (812) 655-56-05, e-mail: contact@loza.spb.ru
