По каким параметрам нужно выбирать ОФД?

Требования закона

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ, чтобы получить статус оператора фискальных данных, организация должна официально подтвердить свое соответствие предъявляемым требованиям. На практике это значит успешно пройти проверку специальной экспертной организации, которая проконтролирует следующие факторы:

• будущий ОФД имеет достаточную техническую базу для бесперебойной обработки, надежного хранения и обеспечения безопасности большого объема фискальных данных в электронном виде;
• техническое решение оператора, которое будет передавать сведения о расчетах с касс в ФНС, совместимо с любыми моделями кассовой техники и фискальных накопителей;
• ОФД сможет осуществлять необходимый документооборот с ФНС. А именно в течение 24 часов с момента получения фискальных данных отправлять их в ведомство, при необходимости обеспечивать налоговому органу доступ к фискальным данным в режиме реального времени и представлять фискальные данные по запросу;
• ОФД обладает лицензией Роскомнадзора на предоставление телематических услуг связи и лицензией ФСТЭК на деятельность по технической защите конфиденциальной информации.

Дополнительные возможности

Компетенции

Оператор фискальных данных будет передавать информацию с касс своих клиентов в ФНС, надежно хранить ее, обеспечивать конфиденциальность и резервное копирование.

Поэтому при выборе ОФД уточните, имеет ли он опыт разработки высоконагруженных систем, способных в бесперебойном режиме обрабатывать большие массивы электронных данных. Есть ли у него компетенции по созданию сервисов, ежедневно проводящих тысячи транзакций клиентов.

Наличие таких компетенций станет дополнительной гарантией, что оператор готов выполнять свои функции, а его техническая инфраструктура справится с колоссальными нагрузками по обработке фискальных данных.

Личный кабинет

У оператора фискальных данных будет собираться информация обо всех расчетах его клиентов. Это значит, что, грамотно агрегируя получаемые сведения, ОФД может предоставить владельцу ККТ ряд дополнительных возможностей: аналитику показателей продаж, контроль выручки в режиме реального времени, выгрузку отчетов в формате xls и многое другое.

Поэтому прежде чем заключить договор с ОФД, выясните, что именно будет входить в стоимость обслуживания. Будет ли у вас личный кабинет на сайте оператора и какие задачи вы сможете решать с его помощью. Чтобы вам легче было сориентироваться, ниже мы рассмотрим основные возможности, которые открываются для бизнеса с переходом на онлайн-кассы.

Онлайн-регистрация кассы

Зарегистрировать, перерегистрировать и снять с учета онлайн-кассу можно удаленно на сайте ФНС или в личном кабинете на сайте ОФД, если это предусмотрит оператор. Плюсы здесь очевидны — не нужно посещать инспекцию, носить туда кассовый аппарат или оплачивать услуги специалиста ЦТО.

С другой стороны, онлайн-регистрация — это новая задача, с которой владельцы ККТ прежде не сталкивались. Уточните, как именно будет происходить процедура у конкретного ОФД. Все должно быть предельно просто для вас, чтобы вы смогли с ходу разобраться, как заполнить заявление на регистрацию ККТ в личном кабинете, подписать его сертификатом электронной подписи, провести фискализацию и т.д. Читайте подробнее о порядке регистрации и перерегистрации кассы.

Контроль выручки

Каждому предпринимателю, директору магазина или финансовому директору предприятия нужна оперативная информация о размере выручке. Кто-то просит бухгалтера предоставлять такие сведения раз в день, а иногда бизнесмен звонит кассирам или просит отправлять смс в конце смены. Но порой эти данные нужны чаще.

ОФД получает каждый пробитый чек, а значит, всегда обладает актуальной информацией о выручке. Спросите, сможете ли вы видеть такие данные в личном кабинете в онлайн-режиме.

Будет ли у вас возможность в любой момент посмотреть, сколько денег было получено за текущий месяц и за каждый день по отдельности — сегодня, вчера и т.д., а также за любой интересующий период. Можно ли будет детализировать эти данные: посмотреть выручку по каждой торговой точке в отдельности, а также количество пробитых чеков и средний чек?

Переданные чеки

Если в личном кабинете будет обеспечен онлайн-доступ к каждому пробитому чеку, вы сможете посмотреть, что именно пробил кассир, и тем самым проконтролировать его работу. Такая функция будет особенно актуальна, если касса не интегрирована с товароучетной программой.

Возможность в любое время анализировать чеки позволит легко выяснить, по каким позициям чаще происходят возвраты, а также сделать выводы о «совместимости» товаров: что с чем берут. В результате можно правильно спланировать закупки и маркетинговые акции.

Электронный чек поможет и при оформлении возврата, когда бумажный аналог потерялся. Кассиру достаточно будет зайти в личный кабинет, указать день, когда была совершена покупка, и удостовериться, что такой фискальный документ действительно был отбит.

Контроль за продавцами

В торговле очень многое зависит от работы продавцов, поэтому собственнику бизнеса так важно контролировать их эффективность и дисциплину. Отлично, если ОФД поможет и здесь. Выясните, можно ли будет в личном кабинете получать детализированную информацию о работе конкретного кассира за необходимый период времени: смотреть, сколько он отбил чеков, в каком размере были предоставлены скидки, когда было открытие и закрытие смены?

Нередко предприниматели воспринимают оформление возвратов кассирами как повод для проведения каких-либо махинаций. Уточните, будет ли возможность прямо в личном кабинете отслеживать, кто оформлял возврат, когда, на какую сумму и каких товаров? Это поможет принять решение о порядочности работы персонала.

Анализ поведения покупателей

Используя информацию о пробитых чеках, можно сделать выводы об особенностях поведения и предпочтениях покупателей. Хорошо, если в личном кабинете на сайте ОФД можно будет задать нужный период и найти данные о количестве чеков, сумме среднего чека и понять, в какие дни недели покупательская способность возрастает. Или проанализировать, как ведут себя покупатели в предпраздничные дни, например сравнить показатели за декабрь нескольких лет подряд.

Руководитель сможет посмотреть, в какое время пробиваются первые чеки, и скорректировать график работы магазина или салона. Может быть, стоить открывать его не в 9, а в 10 часов утра или запланировать акцию: предоставлять скидки в утренние часы, провести другие мероприятия для привлечения покупателей. Если же большое количество покупок происходит в вечернее время, стоит задуматься о том, чтобы установить еще одну кассу.

Если можно будет делать выборку чеков с учетом сумм, то владелец бизнеса легко проанализирует, какие товары и услуги чаще всего входят в крупные чеки, к примеру на сумму от 10 000 рублей.

Отчеты

У представителей малого бизнеса обычно либо нет специальных программ по автоматизации сведений о продажах либо в них неудобно работать с такой информацией. Поэтому часто бухгалтеру или руководителю приходится регулярно заносить большое количество данных в таблицы Excel, чтобы затем проанализировать продажи.

Узнайте, предоставит ли ОФД возможность автоматически выгружать нужные сведения в формате xls, устанавливая фильтры по торговым точкам, по периодам, по продавцам. Благодаря такой функциональности гораздо удобнее будет анализировать продажи, рассчитывать прибыль, делать прогнозы.

Также спросите, сможете ли вы сравнивать работу разных магазинов за несколько периодов: смотреть выручку, количество наличных и безналичных сумм, средний чек, сколько было возвратов?

Получится ли сравнивать показатели торговой точки за один и тот же месяц, но в разных годах? Либо выгружать отчет по кассирам за нужный период и проверять количество смен, выручку, количество сделанных возвратов и предоставленных скидок? Такие данные помогут разобраться в ситуации, если в какой-то месяц магазин плохо отработал. Руководитель сможет сделать вывод — виновата сезонность или конкретный сотрудник.

Контролировать получение денег от банков вам будет гораздо проще, если можно получать сведения по всем чекам в таблице Excel и самому задавать параметры таких таблиц. Уточните, можно ли посмотреть только чеки с безналичным расчетом. Если такая возможность есть, вам больше не придется сидеть со стопкой бумажных чеков на безнал — все цифры будут перед глазами.

Важные уведомления

Узнайте, можно ли будет видеть в личном кабинете уведомления о работоспособности каждой кассы: если она перестала передавать чеки, если подходит срок ее перерегистрации или заканчивается срок эксплуатации.

Такая возможность позволит всегда владеть актуальной информацией о состоянии своего кассового парка и планировать затраты на его обновление. Хорошо, если можно будет настроить получение уведомлений на электронную почту или телефон, чтобы своевременно получать нужные данные, не заходя в личный кабинет.

Техническая поддержка

Согласно 54-ФЗ отсутствие передачи фискальных данных с кассы в ФНС в течение 30 дней приведет к блокировке ККТ и невозможности оформлять новые продажи на этой кассе. Поэтому для магазинов так важно оперативно решать вопросы, связанные с корректной работой ККТ. Круглосуточная техническая поддержка ОФД поможет владельцу ККТ уверенно себя чувствовать на старте работы с онлайн-кассами и в кратчайшие сроки разрешать трудности.