Табель учета рабочего времени на 2015 год
На основании табеля учета рабочего времени рассчитывается зарплата, пособия, контролируется соблюдение режима рабочего времени, составляется статистическую отчетность. Однако в составлении и заполнении этого документа есть свои особенности.В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для оформления такого учета нужен табель учета рабочего времени. В этом документе должны содержаться сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в том числе сверхурочных), так и о неотработанном времени (в том числе праздничных днях, отпусках).
На основании табеля учета рабочего времени рассчитывается заработная плата, пособия, контролируется соблюдение работниками установленного режима рабочего времени, а также составляется статистическую отчетность. Инспекторы труда проверяют с помощью табеля наличие нарушений трудового законодательства, например, не превышена ли допустимая продолжительность рабочего времени для совместителя или сверхурочной работы. Если проверяющие найдут подобные нарушения, в том числе связанные с неправильным заполнением табеля, директору может грозить штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а компании - в размере от 30 до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Как составить табель учета рабочего времени
Для табеля учета рабочего времени предусмотрены две типовые унифицированные формы. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
- Форма № Т-12 применяется при заполнении кадровых документов, в том числе табеля, вручную.
- Форма № Т-13 предусмотрена для компаний, которые применяют автоматизированную обработку учетных данных. Однако после заполнения ее надо будет распечатывать, поскольку там должны стоять живые подписи ответственных лиц.
Однако, как и все первичные документы, табель можно составить в свободной форме (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6 1). Использовать типовые бланки Т-12 и Т-13 не обязательно. Их можно взять за основу, упростить и доработать под себя, в том числе и коды.
В табеле учета рабочего времени надо обязательно указать данные о количестве дней и часов, которые сотрудник провел на работе. Также следует отметить причины неявок на работу. Все они закодированы, но коды приведены в форме № Т-12. Их надо использовать и для заполнения формы № Т-13.
Табель заполняет ежемесячно уполномоченное на это лицо, после чего документ подписывает руководитель структурного подразделения и сотрудник, ответственный за кадровый учет. Затем табель передается в бухгалтерию (абз. 2 раздела 2 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).
Дополнительные дни, которые компания объявляет выходными, надо записать в табеле учета рабочего времени по особым правилам. А отработанное время в праздники отмечают в табеле специальными кодами.
Как записать выходные в табеле учета рабочего времени
Код учета рабочего времени в табеле зависит от того, на каком основании компания предоставляет и как оплачивает дополнительные выходные.
Вариант 1. Компания предоставляет сотрудникам дополнительные выходные и уменьшает на них норму рабочего времени за месяц. При пониженной норме сотрудники должны получить полный оклад, а сами выходные компания не оплачивает. Поэтому в табеле такие дни отмечают кодом В (см. образец 1).
Вариант 2. Компания предоставляет сотрудникам выходные и оплачивает их по среднему. Тогда за отработанные дни сотрудники получат зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные - средний заработок. В табеле учета такие дни отмечают с кодом ОВ.
Как записать работу в праздники
За работу в праздник и выходной положены двойной оклад либо доплата по одинарной ставке сверх оклада и дополнительный день отдыха (ст. 153 ТК РФ). В табеле работу в такой день отмечают кодом РВ (см. образец 2).
Причем код можно ставить одинаковый независимо от того, выбрал сотрудник двойную или одинарную оплату.
Дополнительный выходной день, который сотрудник выбрал взамен отработанного в праздник, надо отметить в табеле с кодом НВ. Но зарплату за месяц, в котором работник использовал этот день отдыха, надо выплатить в полном размере. Причем даже если сотрудник взял выходной не в мае, а например в июне или июле (письма Роструда от 18.02.13 № ПГ/992-6-1, Минтруда России от 11.03.13 № 14-2/3019144-1157).
Работник с 10 февраля 2014 года ушел в отпуск на 14 календарных дней. Последний день отдыха выпал на 23 февраля, которое совпало с выходным, а его перенесли на ноябрь. На работу он вышел 24-го числа. Отпускные оплачены за 14 дней.
Последним днем отпуска был 24 февраля, а выйти сотрудник должен был 25 февраля, поскольку нерабочие праздники не входят в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). Сотруднику по его письменному заявлению надо предоставить день отпуска, который он не использовал 24 февраля.
В табеле учета рабочего времени день отдыха надо показать как отпуск.
Отпускные за период с 10 по 23 февраля компания сотруднику доплачивать не должна. Она их начислила за все календарные дни отпуска, включая и тот день, который сотрудник не отгулял. Но за 24-е число сотруднику необходимо начислить зарплату.
Как оформить табель учета рабочего времени, если сотрудник не вышел на работу
Сотрудник предупредил, что едет в медучреждение и принесет больничный лист. Но когда вернулся, привез только справку о том, что проходил в этом центре консультацию.
Если работник по своей инициативе обращался в медицинское учреждение, то компания не обязана оплачивать эти дни. Значит, невыход на работу можно считать прогулом, за который компания вправе объявить замечание или выговор (ст. 192, 193 ТК РФ). Можно оформить за предыдущий период отпуск без сохранения зарплаты. Если на такой вариант работник не согласен, можно поставить ему невыход. В последнем случае стоит получить от сотрудника письменное объяснение о том, по какой причине он отсутствовал.
Если компания применяет унифицированную форму табеля Т-13, эти дни надо записать с кодом «НН» или цифровым кодом «30» (постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Если же форма табеля свободная, можно применять свои обозначения.
Как отразить в табеле рабочего времени дни командировки
Если по приказу этот день относится к командировке, то в табеле его правильнее отметить буквенным кодом «К» или цифровым «06». Со дня выхода сотрудника на работу надо проставлять в табеле код «Я» или «01».
Табель учета рабочего времени и налоги
НДФЛ
При удержании НДФЛ с доходов работника компания должна определить, является сотрудник налоговым резидентом РФ или нет, чтобы применить при расчете налога правильную ставку. Табель учета рабочего времени является одним из тех документов, которые подтверждают фактическое нахождение работника на территории РФ (письма Минфина России от 16.05.11 № 03-04-06/6-110, ФНС России от 22.07.11 № ЕД-4-3/11900@, постановление ФАС Московского округа от 19.10.10 № КА-А40/12034-10).
Особенно это важно для тех работодателей, которые направляют сотрудников в командировки в Белоруссию, поскольку при пересечении границы в паспорте сотрудника не проставляются отметки органов пограничного контроля. В случае спора компании с налоговиками табель учета рабочего времени докажет, что компания применила верную ставку, исчислила и удержала НДФЛ в полном объеме.
Налог на прибыль
Кроме того, именно на основании данных табеля учетного времени бухгалтерия компании начисляет зарплату сотрудникам. И если при налоговой проверке компания не сможет подтвердить правильность расчета выплат, проверяющие обязательно оспорят расходы на оплату труда, учитываемые при исчислении налога на прибыль, а также пересмотрят начисление и удержание «зарплатных» налогов. Есть пример того, когда с помощью табеля компании удалось подтвердить обоснованность расходов на оплату труда при повышенной сменности (постановление ФАС Московского округа от 14.01.11 № КА-А40/17115-10).
Пособия ФСС
Сотрудники Фонда соцстраха при отсутствии табеля или его некорректном заполнении могут не зачесть компании расходы по листку нетрудоспособности работника, так как невозможно будет подтвердить количество отработанных им дней, что необходимо для правильного расчета оплаты (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.11 № А26-2551/2010).
Из закона следует, что ФСС вправе запросить и иные документы (ч. 4 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ). А именно те, которые посчитает нужными для проверки правильности назначения выплат. К ним можно отнести и табели учета рабочего времени. Чтобы не затягивать с возмещением, стоит представить их ревизорам. Но если компания готова спорить, то она может обжаловать требование ФСС в суд. Иногда удается доказать, что фонд запросил лишние документы (постановление ФАС Дальневосточного округа от 30.07.13 № Ф03-2963/2013).
можно в сервисе «Ваш кадровый секретарь» в разделе «Кадровые документы, которые всегда должны быть в компании».