Типичные ошибки при ведении книг покупок и продаж

Итоги подготовки к новой форме декларации по НДС показали, что до 2015 года налогоплательщики не особо задумывались над правильностью отражения данных в книгах покупок и продаж, поскольку неверное ведение этих регистров в большинстве случаев не приводило к санкциям. Сейчас же этот вопрос приобрел особую актуальность. Налогоплательщики заинтересованы в том, чтобы их декларации успешно были приняты и прошли камеральную проверку. Тем не менее при формировании декларации и приложений к ней организации допускают большое количество ошибок. Проанализируем типичные ошибки.

С 2015 года бухгалтерам приходится уделять существенное внимание не только заполнению декларации по НДС, но и ведению книг покупок и продаж, ведь с этого года сведения из них включаются в декларацию по налогу. Рассмотрим, какие ошибки чаще всего допускают налогоплательщики, заполняя ­указанные книги.

Итоги подготовки к новой форме декларации по НДС показали, что до 2015 года налогоплательщики не особенно задумывались над правильностью отражения данных в книгах покупок и продаж, поскольку неверное ведение этих регистров в большинстве случаев не вызывало ощутимых последствий в виде налоговых санкций.

Сейчас же этот вопрос приобрел особую актуальность. Налогоплательщики заинтересованы в том, чтобы их декларации успешно были приняты и прошли камеральную проверку. Тем не менее до сих пор при формировании декларации и приложений к ней организации и индивидуальные предприниматели допускают большое количество ошибок. ­Типичные ошибки можно разделить на несколько категорий.

Технические ошибки ввода

Самые распространенные и часто допускаемые – технические ошибки ввода. К сожалению, электронные счета-фактуры в России пока не получили достаточное развитие, и в большинстве случаев контрагенты обмениваются бумажными документами. А это значит, что данные в свою информационную систему покупатели вводят вручную и, конечно, допускают ошибки. Особенно часто бухгалтеры ошибаются при вводе ИНН контрагента и номера счета-фактуры. В результате допущения таких ошибок возможны разные последствия.

Некоторые ошибки ввода могут привести к тому, что невозможно будет сформировать приложение к декларации в соответствии с утвержденным форматом. Например, ИНН должен иметь длину 10 или 12 символов. Если при вводе упустить один символ, то данные не пройдут форматный контроль, а значит, в случае включения их в декларацию она не будет принята налоговым органом.

Еще в прошлом году такого рода ошибок при ведении книг и журналов допускалось очень много, но три прошедших декларационных кампании уже научили налогоплательщиков отслеживать соответствие данных формату, и в большинстве информационных систем реализованы ­соответствующие контрольные мероприятия.

Однако остались ошибки ввода, которые сложно или невозможно проконтролировать в информационной системе налогоплательщика. Чаще всего это неверное указание даты, номера счета фактуры, опять же ИНН контрагента или суммовых показателей. При этом формат может быть не нарушен, но значения не совпадают с данными контрагента. Чем это грозит налогоплательщику? На этапе камеральной проверки его данные не пройдут сверку с данными контрагентов и налогоплательщик получит требование о предоставлении пояснений по ­расхождениям.

Неверное отражение данных в налоговых регистрах

Следующая категория ошибок – это неверное отражение данных в налоговых регистрах вследствие незнания или непонимания отдельных ­положений нормативных документов.

К данной категории, прежде всего, относится неверное указание кодов видов операций. Код вида операции является обязательным при внесении информации в книги и журналы, но он отсутствует в самом счете-фактуре, поэтому контрагенты могут допустить расхождения при ­отражении данных в своих регистрах.

Усугубляет проблему то, что справочники кодов видов операций, утвержденные (приказ ФНС России от 14.02.2012 № ММВ-7-3/83@), а также рекомендованные к применению (письмо ФНС России от 22.01.2015 № ГД-4-3/794@), не содержат исчерпывающий список возможных ­операций, которые могут осуществлять хозяйствующие субъекты.

Для исправления ситуации ФНС России планирует внести корректировки в справочник: уточнить и доопределить отдельные коды операций, а также объединить некоторые коды, которые нет необходимости разделять. Соответствующий проект уже подготовлен, его утверждение ­поможет налогоплательщикам избежать определенного количества ­ошибок.

Неверное отражение данных счета-фактуры покупателя в книге покупок

Другой распространенной проблемой является неверное отражение данных при заполнении покупателем счета-фактуры в книге покупок ­несколькими записями при принятии суммы налога к вычету частями.

Согласно положениям постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», такой способ является допустимым, при этом сумма сделки должна быть указана полностью, а сумма налога – в той части, которая принимается к вычету. При этом общая сумма налога по всем записям, относящимся к одному счету-фактуре, не должна превышать сумму налога по данным продавца. Налогоплательщики либо разбивают на части сумму сделки, либо сумма НДС по всем записям превышает сумму у продавца. Это превышение может быть и на копейки, что, вероятно, является просто ошибкой округления, но, к сожалению, в подобных случаях налогоплательщик тоже ­получит требование.

Иные ошибки

Существует еще несколько типичных ошибок налогоплательщиков, которые менее распространены в силу того, что ситуации, в которых они возникают, не так часто встречаются. К таковым можно отнести неверное отражение данных при восстановлении налога, ошибки отражения операций по экспорту и импорту товаров, особенно в случае, когда продажа либо покупка товара происходит с применением посреднических схем. Те же посредники часто неправильно работают со сводными счетами-фактурами либо неверно отражают данные в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Как налогоплательщикам сократить количество ошибок и избежать проблем при камеральной проверке деклараций? Очевидно, что вести книги и журналы по-старому уже не получится и должна выработаться новая культура ведения налоговых регистров – изначальный контроль данных в течение всего налогового периода и постоянная сверка своих данных с операциями контрагентов. Для проведения такой сверки существуют специальные сервисы, которые позволяют в онлайн режиме сопоставить данные и внести необходимые изменения. Еще хочется отметить явное преимущество участников электронного документооборота счетами-фактурами: файл электронного счета-фактуры на стороне покупателя и продавца не может отличаться, поэтому такие налогоплательщики практически застрахованы от технических ошибок ввода данных и к тому же могут автоматически сформировать свои книги на ­основании данных электронных счетов-фактур.

Автор: Никитина Наталья