В помощь бухгалтеру: хранение бухгалтерской и налоговой отчетности

Чуть больше месяца осталось до сдачи годового бухгалтерского отчета и самое время поговорить о том, как хранить бухгалтерскую отчетность так, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и защитить себя от рисков нарушения законодательства.

Период сдачи годовой бухгалтерской отчетности – один из самых ответственных моментов в работе каждого сотрудника бухгалтерского департамента. Требуется не только сформировать отчетность, но и проконтролировать соблюдения требований законодательства, учесть все тонкости бухгалтерского и налогового учета.

Но недостаточно только правильно сдать годовой бухгалтерский отчет! Для того, чтобы ваша бухгалтерская документация отвечала всем нормативно-правовым актам действующего законодательства Российской Федерации, требуется также соблюсти нормы и требования, касающиеся сроков хранения документов налогового и бухгалтерского отчета.

Хранить нельзя выбрасывать

Общее правило по срокам хранения бухгалтерской отчетности определяет, что годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно или в любом случае не менее 10 лет. Основанием для этого является пункт 351 перечня «Типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения».

И тут очень важно не ошибиться. Эти 10 лет следует отсчитывать не с того дня, когда была составлена отчетность, а с 1 января года, следующего за годом составления отчетности. Таким образом, срок хранения отчетности, созданной в марте 2015 года – начинает отсчитываться с 1 января 2016 года. И, соответственно, истекает срок хранения таких документов – не раньше января 2026 года.

Важно: Бухгалтерская отчетность в бумажном виде должна храниться с пометкой о сдаче ее в налоговую инспекцию. Это делается для того, чтобы в случае расхождений иметь возможность своевременно и оперативно представить ее для проверки контролирующим органам.

Хранение срок в срок

Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими сроки хранения бухгалтерской документации, являются:

 Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.06.2013 г.) (далее Закон N 402-ФЗ).

 Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

 Налоговый кодекс российской федерации.

 «Подробный перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. N 558.

На бумаге и не только: теперь бухгалтерскую отчетность можно сдавать в формате электронных документов

В настоящее время Федеральной налоговой службой реализуется пилотный проект по эксплуатации программного обеспечения, обеспечивающего представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде через официальный интернет-сайт налоговой службы.

Пользователи, которые принимают участие в пилотном проекте, имеют возможность представлять налоговую и бухгалтерскую отчетность в формате электронных документов. При этом использование интернет-сервиса возможно только с учетом ряда технический требований, полный перечень которых указан на сайте налоговой инспекции.

Важно: Возможность хранения бухгалтерской отчетности в электронном виде существует только в том случае, если электронные документы советующим образом заверены электронной подписью.

На стыке технологий

В реальности законодательство Российской Федерации сейчас не позволяет в полном объеме использовать преимущества работы с документами только в электронном формате. Поэтому для того, чтобы, с одной стороны, работать в рамках правового поля, а, с другой стороны, получать все удобства от использования электронных документов – теперь большинство компаний работают одновременно с документами и в электронном, и в бумажном формате.

Но такая организация бизнес-процессов несет в себе риски возникновения сложностей при синхронизации бумажного и электронного делопроизводств. Если сотрудники вручную создают и обрабатывают документы бухгалтерской и налоговой отчетности – то увеличивается риск задержек и нарушений про подаче отчетности, может произойти срыв сроков подачи отчетности, что, в свою очередь, угрожает компании штрафными санкциями или даже уголовной ответственностью.

Аутсорсинг управления и хранения бухгалтерских документов позволяет оптимизировать систему учета документов, подготовка документов для отчетности проходит проще и исключает риски нарушения законодательства. Наличие связки «бумажный архив – электронный» позволяет в полной мере оценить преимущества и удобства от работы с документами в электронном формате, и при этом соблюдать законодательство в том, что касается требований по наличию и хранению бумажных документов.

Преимущества внеофисного аутсорсинг-хранения документов бухгалтерского департамента:

 Создается автоматизированная система учета документов, а значит исключен риск утраты информации.

 Привязка архива электронных документов через скан-копии – позволяет получать/настроить доступ к документам из любого устройства.

 Известно местонахождение каждого документа, а значит подготовка отчетов происходит максимально просто и надежно.

 Повышаете производительность бухгалтерского отдела, так как сотрудники освобождены от непрофильной нагрузки.

Ольга Егорова

аналитический эксперт по управлению информацией в ОСГ Рекордз Меннеджмент Центр