Зачем и как поставщику работать с планом‑графиком закупок

Часто уже на стадии знакомства с техническим заданием (ТЗ) поставщик понимает, что в лучшем случае выиграет с минимальной маржой, а в худшем — вообще не сможет принять участие в закупке.

Перед тем, как закупка публикуется на сайте ЕИС, она не менее 10 дней содержится в плане-графике, а до этого как минимум полгода заказчик готовит ТЗ.

Проще всего выиграть тендер поставщику, который уже проработал ТЗ с госзаказчиком, например, на поставку определенного оборудования. Любой другой потенциальный поставщик, нашедший закупку, скорее всего столкнется с массой проблем: не поймет, какое именно оборудование нужно, либо не сможет его поставить из-за ограниченных сроков или из-за того, что кто-то это оборудование уже закупил. Осуществить поставку необходимого товара сможет только тот поставщик, который знал о закупке заранее и имеет товар на складе.  

Если бы поставщик заранее знал о закупке, у него был бы шанс выиграть. На самом деле такая возможность есть — государство обязывает заказчиков планировать закупки и размещать план закупок и план-график в ЕИС.

План-график и план закупок как инструменты планирования

Умение работать с планом-графиком и планом закупок облегчает поиск потенциальных закупок. Именно в этих документах содержится информация о том, что заказчик будет покупать в будущем:

• в этом году — в плане-графике;
• в течение 3-х лет — в плане закупок.

В планах-графиках содержится вся информация о потенциальных закупках, оценив которую, участник может понять, интересна ли ему конкретная закупка и есть ли смысл в ней участвовать. В этом документе есть и данные о стоимости, и об объекте закупки, и о виде процедуры и многое другое.

Поскольку план-график формируется на один год и является основанием для осуществления закупки в текущем году, то при отсутствии закупки в плане-графике заказчик не имеет права ее проводить. Если он все же попытается это сделать, то будет оштрафован.  

Любой госзаказчик, который осуществляет закупки в соответствии с ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ, должен учитывать условия выделения финансирования. Поэтому ему необходимо:

• предварительно разбить годовые назначения на периоды в соответствии с государственными или муниципальными планами и программами;
• помнить о том, что бюджетные средства выделяются строго по целевому назначению;
• принять во внимание, что финансирование производится по мере выполнения работ и услуг, выделение бюджетных средств поквартально или ежемесячно (учитываются ранее отпущенные деньги, факт выполнения заданий, их количественные и качественные характеристики);
• соблюдать финансовую дисциплину.

План-график размещается на официальном сайте, что регулируется Приказом Минэкономразвития РФ № 761, казначейства РФ N 20Н от 27.12.2011. И план-график, и план закупки должны быть представлены в ЕИС, где они становятся доступны для ознакомления потенциальным участникам закупки.

Как планирование закупок работает на практике

Госзаказчики обязательно информируют рынок о том, что будут закупать в каждом месяце в течение года. Это позволяет потенциальному поставщику подготовиться к закупке.

Так, если он обнаружил интересную для себя закупку, которая будет проводиться через четыре месяца в Приморском крае, он может заранее запланировать командировку на Дальний Восток, посмотреть на объект, обсудить закупку с заказчиком. План-график позволяет формально познакомиться с госзаказчиком, изучить его потребности.

Найдя интересную закупку в плане-графике, поставщик вправе предложить свою продукцию заказчику в рамках закона. Тогда заказчик может пойти навстречу и прописать в ТЗ технические характеристики конкретного поставщика. Когда закупка будет проводиться и размещаться в ЕИС, поставщик уже будет знать, что в ТЗ описано оборудование, которое он производит.

Работать с планами-графиками и при необходимости встречаться с госзаказчиком, чтобы предложить ему свои товары, работы и услуги (ТРУ), не нарушая закон, нужно. Это увеличивает шансы на победу в закупке.

Особенности плана-графика

При составлении плана-графика обосновываются:

• начальная максимальная цена контракта (НМЦК) (ст. 22 Закона № 44-ФЗ);
• способ определения поставщика (какой вид процедуры будет проводиться) (гл. 3 Закона № 44-ФЗ);
• дополнительные требования к участникам закупки (ч. 2 ст. 31 Закона № 44-ФЗ).

Ведение плана-графика включает размещение документа на официальном сайте и дублирование его в бумажной версии. Причем вариант на бумаге подписывает руководитель заказчика, и она хранится в соответствии с установленными требованиями. Кроме того, бумажная версия формируется после каждого изменения в плане-графике на сайте ЕИС.

Каждое изменение в плане-графике имеет юридическую силу.

В план закупок включаются все закупки, о которых будет размещено извещение, в которых поставщики будут приглашены участвовать и в результате которых с единственным поставщиком будет заключен контракт.

Часто возникает вопрос, нужно ли включать малые закупки у единственного поставщика в план-график. Да, нужно. Однако для закупок до 100 000 руб. (п. 4 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) и 400 000 руб. (п. 5 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) предусмотрен упрощенный вариант. Необходимо указывать в плане-графике не каждый контракт, а общую годовую сумму закупок по видам расходов.

В план-график входит:

• идентификационный код закупки;
• наименование объекта;
• НМЦК;
• размер аванса;
• этапы оплаты;
• описание объекта закупки (неполное, как в ТЗ, но дает общее представление о том, что будет закупаться);
• единица измерения и ее код по ОКЕИ;
• количество товара, объем работы и услуги (всего/финансовый год);
• периодичность или количество этапов;
• размер обеспечения заявки/обеспечения исполнения контракта.  

Этой информации достаточно для того, чтобы участник решил, нужно ли ему участвовать в закупке, и повысил свои шансы на победу. Поставщик может отложить деньги для обеспечения заявки, продумать логистику и подготовить транспорт в зависимости от количества товара.

Изменения в плане-графике

Госзаказчик имеет право вносить изменения в план-график за 10 дней до даты размещения извещения. На это есть несколько причин, и они, как правило, связаны с изменением:

• плана закупок;
• объема или стоимости ТРУ при подготовке к закупке, из-за чего поставка товаров, выполнение работ, оказание услуг в соответствии с НМЦК, предусмотренной планом-графиком закупок, невозможна;
• даты закупки, способа определения поставщика, этапа оплаты, сроков исполнения контракта (например, заказчик решает вместо электронного аукциона проводить электронный запрос котировок, потому что его стоимость меньше 500 000 руб.).

Есть и другие причины появления изменений в плане-графике:

• заказчик отменяет закупку;
• образуется экономия от использования в текущем финансовом году бюджетных ассигнований в соответствии с законодательством (госзаказчик провел десяток закупок, и закупки упали на большую сумму — заказчик подсчитывает все деньги, вносит изменения в план-график и указывает, что он проводит дополнительные аукционы);
• ФАС выдала предписание, и закупка выставляется заново;
• по итогам обязательного общественного обсуждения закупки заказчик решает ее не проводить в связи с нецелесообразностью либо изменением НМЦК;
• возникли непредвиденные обстоятельства, которые нельзя было учесть на дату утверждения плана-графика;
• высший исполнительный орган государственной власти субъекта РФ, местная администрация установили дополнительные основания для внесения изменений в планы-графики закупок.

План-график составляется обязательно, даже если в течение года не планируется никаких закупок. В этом случае формируется нулевой план-график, который позволяет поставщику не отслеживать закупки определенного заказчика в течение всего года.

Поиск закупки в ЕИС через план-график

В ЕИС по каждому заказчику можно найти план-график, также доступен поиск заказчиков по словам. Но при всей видимой простоте поиск закупок представляет собой трудоемкий процесс, так как поставщику приходится анализировать и отслеживать много заказчиков и позиций.  

Как именно осуществлять поиск закупок в ЕИС? 

На сайте ЕИС выберите раздел «Планы-графики закупок (44-ФЗ)» и воспользуйтесь опцией «Расширенный поиск». Если вы введете в поле поиска слово «кровать», то система выдаст вам результаты, по которым видно, что закупка загружена в план-график, он структурирован, указано, какой заказчик разместил план-график. Также имеются номер плана закупки, сведения о закупке, изменения в плане.

Кликнув на номер плана-графика, вы перейдете на страницу, где указаны общие сведения плана-графика, позиции плана-графика и другая важная информация. Перейдите в раздел «Сведения плана-графика», чтобы уточнить наименование объекта закупки, НМЦК, а также сроки начала осуществления закупки и окончания исполнения контракта.

Обратите внимание на то, что поле «Поиск позиции плана-графика» раскрывается с помощью оранжевой стрелки. Эта опция позволяет классифицировать закупку по ОКПД2, внести код позиции КТРУ, а также сортировать через наименование объекта закупки или по НМЦК. В поле «Наименование объекта закупки» можно искать слово по корню или усеченной основе. Допустим, для слова «кровать» использовать усеченный вариант «кров». Так можно выйти, например, на закупку о «поставке кроватей медицинских механических функциональных».

После этого можно проверить «Общие сведения позиции». На этом этапе нужно найти «Описание объекта закупки».

Описания в плане закупок и плане-графике — это предварительные записи, поэтому нельзя быть абсолютно уверенным в том, что эти позиции будут выставлены для проведения закупки. Заказчик имеет право вносить изменения в план-график — у него могут измениться потребности и тип закупки.

Как упростить поиск закупок в плане-графике

С помощью системы Контур.Закупки можно быстрее искать закупки в плане-графике.  При этом алгоритм работы у нее такой же, как и в ЕИС.

Так, например, чтобы не перебирать плановые документы нескольких известных заказчиков одного региона, достаточно сделать поиск по заказчикам всей страны. Для этого достаточно зайти в сервис Контур.Закупки, ввести в поисковую строку объект закупки — и вы увидите всех, кто планирует начать закупки в ближайшее время.

Искать можно по ключевым словам — названию объекта или ОКПД2. Можно выбрать «закупки, которые планируются», виды процедуры — например, «только котировки», конкретного заказчика и площадку (некоторые организации проходят аккредитацию только на определенных площадках), начальную цену, дату проведения закупки.

Например, можно осуществлять поиск по словам «компьютер», «свет», «звук», если компания занимается таким видом оборудования. В результате выходит порядка 10 000 планируемых закупок на год — речь идет о закупке либо компьютеров, либо звукового или светового оборудования. Можно сразу увидеть название закупки, критерии отбора закупки, сумму и дату, когда она была размещена. Искать можно и по критериям «выше 1 млн рублей» или «до 300 000 рублей».

Читайте также: 10 способов предупредить поставку некачественного товара по контракту

Анализ заказчика в Контур.Закупках

Даже если обеспечение, предмет контракта и объект закупки подходят, в некоторых закупках сложно победить, потому что заказчики стараются не допустить чужих поставщиков в свои закупки. Они делают ТЗ «для своих» и маскируют название закупки так, чтобы ее сложно было найти в ЕИС по ключевым словам. Система Контур.Закупки учитывает это и предлагает анализ заказчика, в результате которого можно проверить, сколько закупок провел госзаказчик и сколько у него поставщиков.

Если крупная организация работает с 5-6 поставщиками, и у каждого из них по сотне контрактов, то это, скорее всего, указывает на коррупцию.

Чтобы тщательнее проанализировать заказчика, можно отдельно рассмотреть планируемые закупки, завершенные, отмененные, на этапе работы комиссии и подачи заявок. По завершенным закупкам становится понятно, подавались ли жалобы в ФАС.

Всю информацию по закупкам можно выгрузить в Excel. Если закупка понравилась, ее можно добавить в «Избранное» и сортировать по месяцам, сложности, объекту закупки, важности.