Безупречный документооборот при доставке товаров покупателю

Инспекторы любят искать погрешности в бумагах, которыми оформлена перевозка автотранспортом. Мы подготовили материал, который можно использовать в качестве инструкции для сотрудников.

Поэтому финансовые службы вынуждены прилагать усилия к тому, чтобы менеджеры с должным вниманием относились к оформлению документации.

Пакет документов, оформляющих доставку, которая включена в стоимость товара, зависит от того, привлекает продавец перевозчика со стороны или нет.

Перевозку осуществляет транспортная компания

Документооборот будет выглядеть так.

Что получить от перевозчика при передаче груза.

Чтобы списатьтовары, продавцу нужна отметка представителя транспортнойкомпании на экземпляре товарно-транспортной накладной (поформе № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78). Также необходима доверенность от компании-перевозчика на имя еепредставителя. Она должнабыть заполнена по формам№М-2 или № М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

Что вручить перевозчику при передаче груза.

Три других экземпляра ТТН получает перевозчик. На них должны быть подписи продавца и представителятранспортной компании, а также печать продавца.Для ускорения документооборота бумаги, предназначенные покупателю, часто передают с перевозчиком – счет-фактуру и товарную накладную поформе № ТОРГ-12 в двух экземплярах (по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98№132).

Тут надо сказать, что вообще-то форма №ТОРГ-12 не обязательна, поскольку, по сути, дублирует ТТН. Однако налоговики желают видеть ее у покупателя, поскольку в ней в отличие от ТТН есть данные о НДС. Под предлогом отсутствия этой спорной формы они могут отказать покупателю в вычете, поэтому лучше ее выписать.

Что перевозчик должен передать покупателю.

 При передачегруза покупателю экспедиторили водитель передает ему одинэкземпляр ТТН, накладной поформе № ТОРГ-12, а также счет-фактуру. Покупатель долженподписать и заверить своей печатью оставшиеся два экземпляра ТТН и один экземпляр накладной № ТОРГ-12.

Что получить от перевозчика в качестве отчета о доставке.

Доставив груз, перевозчик обязан передать продавцу документы, заверенные покупателем, – экземпляр ТТН и накладную по форме №ТОРГ-12. Кроме того, необходимо затребовать у перевозчика акт об оказании услуг; счет-фактуру на услуги; счет на оплату услуг по перевозке вместе с отрывным талоном путевого листа по форме № 4-п, если оплата производится по повременному тарифу (утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78). Последний экземпляр ТТН и сам путевой лист остаются у транспортников.

Продавец доставляет товар собственными силами

Если продавец осуществляет доставку своим транспортом, то сопровождающему поручается часть документов отдать покупателю, а часть заверить у него и сдать в бухгалтерию по возвращении.

Что вручить водителю.

Прежде всего два экземпляра накладной № ТОРГ-12.

Необходимость составления ТТН в таких обстоятельствах многие специалисты ставят под сомнение. Мы считаем, что ее лучше составить, причем в двух экземплярах. Дело в том, что водитель обязан иметь при себе товарно-транспортные документы и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки (п. 2.1.1 постановления Правительства РФ «О правилах дорожного движения» от 23.10.93 № 1090). Наконец, надо снабдить водителя путевым листом (по форме № 4-с или № 4-п). Обычно передают и счет-фактуру для покупателя, хотя она может быть выставлена позже, в течение пяти календарных дней после отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Что водитель должен передать покупателю.

По одному экземпляру накладной по форме № ТОРГ-12 и ТТН. А также счет-фактуру (если она есть).

Что водитель должен привезти в свою бухгалтерию.

Оставшиеся экземпляры обеих накладных, подписанные покупателем и заверенные его печатью.

Информационный партнер ИА Bishelp, Газета Учет.Налоги.Право.