Выездная проверка: 13 заповедей

Налоговая проверка – это как первый снег для автомобилистов: все понимают, что рано или поздно она начнется, но когда она приходит, это всегда бывает неожиданно. Поэтому советы о том, как подготовиться к проверке и как ее пережить, всегда на вес золота, тем более, если они основаны исключительно на практическом опыте.

Ценные рекомендации, о которых пойдет речь, звучали на конференции «Эффективное разрешение налоговых споров, оптимизация ценообразования и улучшение финансового состояния компании в 2009 году», организатором которой выступила газета «The Moscow Times». Готовили слушателей к проверке налоговые специалисты юридической компании Baker & McKenzie.

В десятку

Юрист компании Baker & McKenzie Ирина Семенова ознакомила участников конференции с универсальными правилами защиты, которые помогут пережить выездную проверку без существенных потерь. Конечно, универсальность этих правил не означает, что ревизия будет гарантированно завершена без каких-либо претензий. Слишком уж неоднозначно существующее налоговое законодательство и практика его применения, да и сами компании зачастую ведут не только «белую» деятельность. Однако даже если исход проверки будет неблагоприятным, при соблюдении основных правил намного легче и эффективнее оспорить требования налоговиков в суде.

Первые два правила относятся к превентивным мерам. То есть их нужно воплотить в жизнь как можно быстрее, причем вне зависимости от даты ближайшей ожидаемой проверки.

Правило 1

Необходимо назначить ответственного за сопровождение проверок. Здесь предстоит решить не очень легкую задачу. Дело в том, что во время проверок зачастую запрашиваются документы не только из бухгалтерии, но и из отдела продаж, юридического отдела, отдела закупок и даже от технических служб. Поэтому ответственный за проверки должен быть на должности как минимум заместителя генерального директора, чтобы он имел полномочия и достаточный «вес», дабы заставить все отделы своевременно предоставлять необходимые документы.

С другой стороны, этот же сотрудник или другой ответственный должен вести всю историю «общения» с налоговой инспекцией по вопросу проверок, например, касательно запросов информации, предоставления документов, решений по проверкам и т. д. Такие функции наиболее близки бухгалтеру или юристу компании. Во-первых, таким образом информация по проверкам будет всегда доступна в одном месте. А во-вторых, при последующих проверках не составит проблемы узнать, какие документы уже представлялись на обозрение инспекторам. Это актуально, например, при ежеквартальной «камералке» по НДС, когда налоговая зачастую запрашивает каждый раз одни и те же длящиеся договоры, учредительные документы, лицензии и т. п. Кстати говоря, с 2010 года ревизорам будет вообще запрещено запрашивать документы, которые уже были ранее истребованы у компании (п. 5 ст. 93 НК в ред. Закона от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ).

Правило 2

Всеобщий инструктаж сотрудников. Для того чтобы избежать в ходе проверки всевозможных «сюрпризов», следует заблаговременно подготовить и внедрить в действие инструкцию, в которой подробно прописать действия работников в случае «наезда» налоговой.

В первую очередь в инструкции нужно зафиксировать, кому секретарь должен передавать всю корреспонденцию, поступившую из инспекции. В противном случае есть риск пропустить сроки, отведенные законодательством на представление документов или каких-либо пояснений, да и вообще можно оказаться в неведении, что назначена проверка или у ИФНС имеются вопросы.

В инструкции также целесообразно прописать, в какие сроки и кто следит за сбором документов. Данный пункт может показаться лишним, если в компании уже назначен «ответственный по налогам». Однако лучше все-таки подстраховаться на случай, если он заболеет, а то и вовсе уволится. Ведь при наличии инструкции его «сменщику» будет гораздо проще влиться в установленную систему взаимодействия с налоговой.

Остальные правила относятся уже к защите во время самой проверки. Причем заметьте, что некоторыми из них нельзя пренебрегать не только во время выездных ревизий, но также при «камеральных» и «встречных» мероприятиях по контролю.

Правило 3

Проверьте факт назначения выездной налоговой проверки. Для этого нужно получить на руки «Решение о назначении выездной налоговой проверки», подписанное руководителем инспекции. В нем содержится отсылка на проверяемый период и перечень налогов, которых проверка коснется, а также дата начала ревизии и Ф.И.О. проверяющих. Дата начала важна для отсчета срока проведения проверки – дабы налоговики не мучили фирму дольше срока, дозволенного Налоговым кодексом.

В конце концов, получив данное решение, стоит просто проверить, а не пришли ли «в гости» лже-инспекторы, ведь бывают и такие случаи. Сделать это несложно: нужно просто уточнить в инспекции, было ли действительно выпущено решение о назначении проверки с таким номером и датой.

Правило 4

Установите личности проверяющих. На первых взгляд этот совет кажется бессмысленным: какая разница, кто пришел, – все плохо, ведь они в любом случае из налоговой. Но это не так, поскольку необходимо доподлинно знать имена сотрудников ИФНС, от которых поступают запросы на предоставление документов. Ведь если отдать документы инспектору, не участвующему в проверке, они могут «потеряться» и будет непросто доказать, что они были предоставлены.

Правило 5

Внимательно изучите предмет и цели предстоящей проверки. Для чего нужно знать, какие налоги и за какой период проверяют инспекторы? Все просто. Во-первых, тем самым можно исключить повторную проверку, а во-вторых, сократить объем документооборота, поскольку нет необходимости предоставлять документы, не относящиеся к проверяемому периоду и объекту проверки.

Правило 6

Выделите проверяющим отдельное помещение без права доступа в иные службы. Это правило, которое надо обязательно постараться выполнить. Ведь если проверяющие будут иметь доступ к другим помещениям, они смогут без протокола поговорить с сотрудниками фирмы. Какие вопросы им будут заданы, как и то, какие ответы контролеры получат, никому не известно. Зато, как показывает практика, даже если компания работает «в белую», информация, полученная от сотрудников, может быть истолкована не в ее пользу.

Правило 7

Проинструктируйте персонал. Даже если вы запрете налоговиков в отдельном кабинете, пообщаться «с народом» они все равно смогут. Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса налоговые органы имеют право вызывать в качестве свидетелей лиц, которым могут быть известны какие-либо обстоятельства, имеющие значение для проведения налогового контроля. Именно поэтому крайне важно до начала проверки довести до всего персонала главную мысль: все объяснения и документы предоставляются только с предварительного одобрения ответственных лиц.

Правило 8

Ведите журнал посещений проверяющих. Это нужно для того, чтобы точно знать, сколько длится проверка, а также срок, на который она приостанавливается (в этот период налоговики не могут находиться на территории налогоплательщика или запрашивать у него документы, но срок течения самой проверки приостанавливается).

Правило 9

Ведите журнал требований налогового органа и описей представленных документов. Представлять документы нужно только в виде заверенных копий и только под роспись. Ни в коем случае не следует отдавать оригиналы, поскольку есть большой риск не получить их обратно.

Если сделать копии в установленный в требовании срок не получается, все равно незачем спешить и сдавать оригиналы. Лучше написать письмо в налоговую с объяснением причин и просьбой дать дополнительное время на исполнение данного требования. Правда, продлить срок – это право, а не обязанность инспекции, а потому не исключено, что налоговики не пойдут компании навстречу. В этом случае важно знать, что за «просрочку» (или вообще за непредставление документов) такая опасная мера, как приостановка операций по счетам, организации не грозит. Другое дело, что при совершении сего проступка налоговики вправе произвести выемку (ст. 94 НК), а также на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 Кодекса смогут доначислить налоги расчетным методом, а это никогда не бывает выгодно налогоплательщикам. Поэтому намеренно затягивать с представлением документов, конечно же, нельзя.

Правило 10

Тщательно отбирайте представляемые документы, их перевод и легализацию. Несоответствия в документах – это та «ниточка», за которую могут потянуть налоговые органы и найти более опасную для компании информацию, особенно по крупным сделкам.

Вообще оформление «первички», важность которой понимает во всей компании, пожалуй, только бухгалтерия, нельзя недооценивать. Те стандарты делопроизводства, которые приняты за рубежом (по оформлению сделок с иностранными партнерами), вряд ли удовлетворят нашу инспекцию. У нас требуется намного больше бумажек, и внимание нужно уделять буквально каждой запятой. Простой пример – отказ в миллионных вычетах по НДС при наличии самой минимальной ошибки в счете-фактуре при полной законности операций и добросовестности контрагента.

Три «ловушки»

По мнению партнера компании Baker & McKenzie Сергея Жесткова, при прохождении налоговой проверки опасной может быть каждая сделка. При нашем налоговом законодательстве и практике проверок, сказал г-н Жестков, нет практически ни одной операции, о которой можно с уверенностью сказать: «в этой сделке нет налоговых рисков». Всегда возможна двоякая (а то и троякая) трактовка тех или иных положений договора, претензии по оформлению или придирки относительно недостаточности документов, а также экономической необоснованности и т. п. Но тем не менее спикер привел три наиболее распространенных, по его мнению, «ловушки» в период проведения налоговой проверки.

Во-первых, как мы уже отмечали, налоговые органы вправе запрашивать пояснения от менеджмента и работников компании, а потому весь кадровый состав надо подготовить к таким встречам. Но легко сказать – сложно сделать. Несмотря на все «профилактические беседы» и инструкции, сотрудники все равно рассказывают налоговикам все как есть или, по крайней мере, как они это понимают. А это значит, что руководству, которое планирует сделки, всегда нужно помнить, что какие бы планы развития и бизнес-схемы ни писались на бумаге, сотрудники склада прямо скажут, что «с таким-то поставщиком «не общались», а товар от имени формально независимых ООО «Ромашка», ООО «Лютик» и ООО «Незабудка» привозит старый знакомый начальника – Петрович». Или что «переходить работать в фирму на «упрощенке» они не собирались, но бригадир попросил, а так все осталось по-прежнему». И самое главное – опросы свидетелей арбитражные суды сейчас принимают наравне с любыми документальными доказательствами.

Во-вторых, вроде бы простая вещь, но попадаются многие: компании НЕ ОБЯЗАНЫ давать налоговикам доступ к своим электронным базам. Всю информацию из бухгалтерских баз нужно представлять только в виде заверенных распечаток по запросу налоговиков. «Копаясь» в базе, специалисты могут найти намного больше и быстрее. А известные всем названия субконто и проводок в базах – это просто находка для инспектора, как то: «консультационные расходы – договора нет», «покупка материалов – переделать накладную» и т. п.

Ну и, наконец, в-третьих: не нужно представлять инспекторам документы за тот период, который они не проверяют: раз больше документов – больше информации, больше поводов для претензий. Да и вообще, стоит повнимательнее отнестись к запросам налоговиков, и лишние «отфильтровать». Например, если инспекторы просят дать аудиторское заключение, надо помнить, что оно состоит из форм бухгалтерской отчетности, заверенной аудитором. А вот рекомендации, которые обычно дают аудиторские компании, налоговикам вряд ли стоит видеть.