Работа с кассой: приобретение, регистрация, учёт расходов

Во многих случаях деятельность, связанная с продажей товаров или оказания услуг населению, невозможна без наличия кассы. Её использование в свою очередь связано с рядом нюансов.

Прежде всего, работать с ККТ, не зарегистрированной в налоговой инспекции, не законно. А среди требований, предъявляемых налоговиками к владельцу аппарата при прохождении данной процедуры, содержится пункт о наличии заключенного договора со специализированной организацией, осуществляющей обслуживание кассовой техники. Таким образом, начало работы с использованием кассы для бизнесмена делится на две взаимосвязанных составляющих: во-первых, это сама регистрация ККТ в ИФНС, а во-вторых – учёт расходов, связанных с приобретением, регистрацией и дальнейшим облуживанием аппарата.

Покупаем и регистрируем

Итак, для начала нужно купить сам кассовый аппарат и специальную термоленту для непосредственной распечатки чеков. Также нужны будут журнал кассира-операциониста по форме КМ-4, предназначенного для отражения операций по приходу и расходу наличности, и журнал вызова технического специалиста по форме КМ-8, в котором будут отражаться работы, которые проводит с аппаратом специалист Центра технического обслуживания (ЦТО). Совершить все эти приобретения, а также подписать договор на обслуживание ККТ необходимо до того как вы отправитесь в ИФНС регистрировать ваш кассовый аппарат.

Правила для данной процедуры установлены в Положении о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, которое утверждено постановлением Правительства РФ № 470 от 23 июля 2007 года. Они предписывают составить и предоставить в ИФНС по месту будущего расположения кассы следующие документы:

- заявление по форме, утвержденной приказом ФНС от 21 ноября 2011 года № ММВ-7-2/891@;

- «Журнал кассира-операциониста», прошнурованный, пронумерованный и скреплённый подписью и печатью, а также аналогичным образом оформленный «Журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;

- заполненный по всем разделам паспорт на регистрируемый кассовый аппарат;

- паспорт версии ККТ;

- договор на техническое обслуживание кассового аппарата с ЦТО

- договор аренды помещения, где будет установлена ККТ;

- регистрационная карточка с отметкой о снятии аппарата с учёта, если он регистрируется повторно.

- доверенность на право регистрационных действий, если осуществлять данную процедуру будет доверенное лицо руководителя организации;

Этот список документов и необходимые образцы вывешен на стенде справочной информации любой инспекции. Также отмечу, что специалисты обслуживающих центров, как правило, прекрасно разбираются в нюансах прохождения процедуры регистрации и вполне могут подстраховать неопытных коммерсантов.

Постановка ККТ на учёт проводится в течение пяти дней после предоставления всех необходимых документов в ИФНС. Бизнесмен должен предъявить инспектору-регистратору сам аппарат. Как правило, кассу просто привозят в инспекцию, но если речь идет о регистрации нескольких громоздких аппаратов, то на место их установки выезжает сам инспектор. В обоих случаях необходимо присутствие специалиста ЦТО. Он удостоверяет исправность ККТ и настраивает реквизиты, отражаемые в кассовом чеке. Среди обязательных реквизитов чека - название организации или фамилия предпринимателя – владельца ККТ, ИНН, заводской номер, порядковый номер чека, стоимость покупки, её дата и время.

После этого инспектор устанавливает на ККТ цифровой пароль защиты фискальной памяти аппарата от взлома, а работник ЦТО опломбирует машину, а также сделает соответствующие отметки в техпаспорте.

Следующий шаг – проверка полноты и правильности печати кассового чека. Если аппарат работает правильно, инспектор регистрирует её в книге учета ККТ и заверяет журнал кассира-операциониста. Только после этого кассу можно эксплуатировать.

Карточка регистрации ККТ

Регистрационная карточка ККТ, которую выдаст бизнесмену ИФНС после постановки на учёт кассы, в комплекте с договором на техническое обслуживание, и техпаспортом должна храниться по месту установки. Соответственно, указанный к карточке адрес должен соответствовать фактическому адресу эксплуатации машины, либо же в соответствующей графе указывается «выездная торговля», если кассу возит с собой, допустим, курьер, осуществляющий доставку товаров на дом.

А если стационарно установленная касса в последствии сменит «место жительства», ИФНС необходимо будет уведомить об этом, подав заявление, составленное в произвольной форме и приложив к нему карточку регистрации.

Обслуживание кассы

Итак, касса зарегистрирована и с ней можно работать. Однако для соблюдения требований об эксплуатации ККТ и для её поддержания в исправном состоянии к вам будет ежемесячно приезжать специалист из ЦТО, с которым заключен договор обслуживания. Оплату за эту услугу чаще всего взимают авансом за квартал вперёд, а сам договор подписывается сроком на год. Кстати, возвращаясь к процессу регистрации кассы, отмечу, что такие услуги Центра технического обслуживания, как освидетельствование ККТ на соответствие эталонной версии и фискализация аппарата в ИФНС, также требуют дополнительной платы. Кроме того, дополнительных затрат потребует и замена блока ЭКЛЗ, которую нужно будет провести через год после начала работы с аппаратом. Эта процедура также требует выезда технического специалиста в офис или непосредственно в инспекции, и обслуживающие ККТ компании выставляют счета за это своим клиентам.

Таким образом, начав работать с кассой, нужно быть готовым к тому, что просто оплатить приобретение аппарата недостаточно. Сопутствующие расходы придется нести в течение всего периода эксплуатации ККТ. Впрочем и на общей системе налогообложения, и на УСН, организация может учесть все эти затраты в расходах при расчете налога налога.

Как говорится в статье 252 Налогового кодекса, любые расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. Этот тезис справедлив для любой системы налогообложения, которая предполагает калькуляцию налоговой базы по принципу «доходы минус расходы».

Приобретение кассы и услуг по её обслуживанию согласно требованиям законодательства вполне отвечает принципу экономической обусловленности, а документальным подтверждением в данном случае будут договор, накладная, акты и счета-фактуры, выданные обслуживающей организацией. Подписание актов на оказание услуг по освидетельствованию и фискализации аппарата происходит непосредственно в ИФНС в день регистрации. Акты и счета-фактуры за сервисное обслуживание выписываются последним числом каждого месяца в течение периода действия договора обслуживания.

Учёт кассовых расходов на ОСНО

Сумму, потраченную на приобретение кассы, можно будет списать единовременно, если стоимость кассового аппарата (а в большинстве случаев это так) сильно не дотягивает до «амортизационной планки» в 40 000 рублей. Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса, это ни что иное, как материальные расходы организации. Причем в данном случае списываемая стоимость ККТ будет включать себя не только непосредственно саму его цену, но также и плату за освидетельствование и фискализацию в ИФНС (п. 2 статьи 254 НК РФ). Последующие затраты на техническое обслуживание кассы будут списываться за счёт налогооблагаемой базы по мере выставления актов, то есть скорее всего раз в месяц.

… и на УСН

Для «упрощенцев» со ставкой 15% приобретение кассового аппарата также является видом принимаемых при расчёте налога материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А вот затраты на сервисное обслуживание кассы учитываются на основании подпункта 35 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Не стоит, конечно, забывать о том, что все учитываемые при УСН расходы должны быть фактически оплаченными (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).