Спецоценка условий труда: инструкция по проведению

С 2014 года на смену аттестации рабочих мест пришла спецоценка условий труда. Методические рекомендации, которые регламентируют порядок проведения всей процедуры в целом утверждены приказом Минтруда России от 24 января 2014 г. № 33н. Рассмотрим, какие компании обязаны провести спецооценку условий труда, и как это сделать максимально просто.

Кто обязан провести спецоценку

Во-первых, это компании, которые в прошлые годы не проводили аттестацию рабочих мест либо проводили, но срок действия результатов уже закончился. Во-вторых, организации, где организованы новые рабочие места (не считая рабочих мест дистанционных работников) или изменился технологический процесс.

Также спецоценка условий труда должна проводиться, если в компании есть работники, имеющие право на досрочную пенсию. Если по результатам спецоценки выяснится, что условия труда таких работников допустимые или оптимальные, то за них не надо платить дополнительные страховые взносы (подробнее —в статьях »Как изменятся взносы и по каким тарифам их сейчас платить» и »Как заполнять новую форму РСВ-1 в 2014 году»).

Выберете компанию, которая проведет спецоценку и заключите с ней договор

Проводить специальную оценку своими силами нельзя. Обязательно надо нанять по гражданско-правовому договору стороннюю организацию. Причем она должна быть независимой по отношению к вашей компании. Только в этом случае спецоценка условий труда может проводиться такой организацией. Так, спецоценку не может проводить дочернее предприятие или если сотрудники вашей компании и оценочной организации являются близкими родственниками.

В 2014 году проводить специальную оценку могут все предприятия, которые были аккредитованы в качестве организаций, оказывающих услуги по аттестации рабочих мест по условиям труда. Посмотреть список предприятий, которые могли проводить аттестацию, можно на официальном сайте Минздрава России (rao.rosminzdrav.ru). Добавим, что такие компании не обязательно должны соответствовать требованиям к оценочным организациям.

А вот если выбор пал на предприятие, которого нет в перечне Минздрава, проверьте, соблюдены ли требования статьи 19 Закона № 426-ФЗ.

Во-первых, в уставных документах должен быть указан вид деятельности »проведение специальной оценки условий труда». Во-вторых, в штате есть хотя бы пять экспертов с сертификатами на право выполнения работ по спецоценке условий труда. В том числе должен быть минимум один эксперт с высшим образованием по одной из специальностей: врач по общей гигиене, врач по гигиене труда, врач по санитарно-гигиеническим лабораторным исследованиям. Только тогда спецоценка условий труда может проводиться такой организацией.

Утвердите состав комиссии и график для спецоценки

Если ваша компания решила провести спецоценку, то перед тем, как обратиться к оценщику, надо собрать специальную комиссию и утвердить график. Жестких требований к графику спецоценки нет — документ составляют в свободной форме. Сроки проведения спецоценки также не установлены — все зависит от количества рабочих мест в компании и условий труда на них.

Закон требует, чтобы в состав комиссии обязательно входили:

— специалист по охране труда из вашей организации;

— представители профсоюза или иного представительного органа сотрудников (при наличии).

Кроме того, в состав комиссии могут быть включены руководители структурных подразделений, кадровые специалисты, медицинские работники. Кстати, включать в комиссию представителей организации, которая будет проводить специальную оценку, не нужно.

Особые правила действуют для малых предприятий (выручка максимум 400 млн руб., численность работников не больше 100 человек, оба показателя за 2013 год). Такие организации обязательно включают в состав комиссии руководителя и специалиста по охране труда. Возможно, в малой компании нет такого штатного работника. Тогда в комиссию включают другого человека, который занимается в этой организации охраной труда по гражданско-правовому договору. Если в комиссии не будет специалиста по охране труда, считается, что спецоценка проведена с нарушениями. Значит, ее результаты нельзя применять.

Добавим, что если компания не является малым предприятием, как минимум один специалист по охране труда должен быть. Причем, когда численность работников превышает 50 человек, компания обязана создать службу или отдел по охране труда (ст. 217 ТК РФ). Если такого подразделения нет, возможен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Ограничений по количеству членов комиссии не установлено. Главное, чтобы их число было нечетным (ст. 9 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ). Возглавляет комиссию руководитель организации или его представитель. Конкретный состав и порядок деятельности комиссии директор компании утверждает приказом.

Составьте перечень рабочих мест, которые необходимо оценить

Далее комиссия определяет перечень рабочих мест, в отношении которых будет проведена спецоценка условий труда. Для этого оформляют документ в свободной форме. Отдельно указывают аналогичные места — те, которые одновременно имеют следующие одинаковые признаки: профессии или должности одного наименования, работа в одном или нескольких однотипных помещениях и др. (ст. 9 Закона № 426-ФЗ). Если выявлены аналогичные рабочие места, спецоценку условий труда достаточно провести в отношении 20 процентов от их общего числа (минимум двух). Затем результаты оценки распространяют на все аналогичные рабочие места.

Если в организации не будет документов, подтверждающих проведение аттестации или спецоценки, возможен штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). В 2015 году он вырастет до 60 000–80 000 руб.

Оформите отчет по результатам спецоценки

Проведя спецоценку, привлеченные специалисты составят отчет. Его форма, равно как и инструкция по заполнению, утверждены приказом № 33н. Отчет — это самый важный документ, который оформляют по итогам специальной оценки. Его подписывают все члены комиссии и утверждает председатель. Каждый член комиссии, который не согласен с результатами проведения оценки, имеет право изложить в письменной форме мотивированное особое мнение, которое прилагают к этому отчету.

В отчете приводятся данные об организации, которая провела спецоценку, перечень оцененных рабочих мест и другие данные. На основании этого документа компания может планировать мероприятия по охране труда и списывать соответствующие расходы (например, на выдачу средств индивидуальной защиты, смену оборудования и пр.). А также определять тариф дополнительных страховых взносов в ПФР.

Не забудьте в отдельном документе утвердить перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников. Форма документа свободная. Копия этого перечня нужна для зачета взносов.

Для целей налога на прибыль отчет о спецоценке заменяет акт выполненных работ. Соответственно, если есть договор и отчет, расходы на оценку можно списать как прочие (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Не забудьте подать в трудовую инспекцию декларацию

После того как в компании завершится спецоценка условий труда, надо задекларировать безопасные рабочие места. Такая обязанность появилась у организаций 8 июня 2014 года, когда вступил в силу приказ Минтруда России от 7 февраля 2014 г. № 80н. Не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о спецоценке направляете эту декларацию в трудовую инспекцию Документ можно передать: лично; по почте с описью вложения и уведомлением о вручении; в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью работодателя или заполнив форму декларации на сайте Роструда (п. 3–5 Приложения № 2 к приказу Минтруда России от 7 февраля 2014 г. № 80н).

Срок действия декларации – пять лет со дня утверждения отчета о проведении спецоценки (ч. 4 ст. 11 Закона о спецоценке). Этот срок продлевается каждые пять лет, если у вас отсутствуют обстоятельства (например, несчастный случай на производстве), которые могут привести к прекращению действия декларации и проведению внеплановой спецоценки (ч. 5 ст. 11 Закона о спецоценке). Подробнее о том, как заполнить документ можно узнать из статьи электронного журнала »Декларация, которую теперь надо сдавать в трудовую инспекцию».

Сведения о специальной оценке условий труда также отразите в таблице 10 раздела II формы-4 ФСС, утвержденной приказом Минтруда России от 19 марта 2013 г. № 107н. Подробнее о том, как это сделать, читайте в статье »Форма-4 ФСС: отчитываемся в 2014 году».

Ознакомьте работников с результатами спецоценки

Работники, занятые на работах с вредными и ( или) опасными условиями труда (3-й и 4-й класс), имеют право, в частности:

- на повышенную оплату труда — не менее 4% оклада, установленного для соответствующего вида работ с нормальными условиями труда (ч. 2 ст. 147 ТК РФ);

- сокращенную продолжительность рабочего времени — не более 36 часов в неделю (ч. 1 ст. 92 ТК РФ).

Работников нужно ознакомить с результатами спецоценки условий их труда в течение 30 календарных дней со дня утверждения Отчета. В этот срок не входят периоды болезни, отпуска, командировки и междувахтового отдыха сотрудника (ч. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).

Ознакомить сотрудников с результатами спецоценки можно, например, с помощью листа ознакомления, составленного в произвольной форме.