9 ошибок, из-за которых люди игнорируют ваши имейлы
Слухи о смерти имейлов преувеличены, несмотря на бум социальных сетей и мессенджеров. По данным исследовательской фирмы The Radicati Group, к 2019 году число пользователей электронной почты вырастет еще на 300 миллионов человек. Но большинство по-прежнему не умеют пользоваться имейлами — и вряд ли это изменится. Какие ошибки допускают люди в деловой переписке и как их избежать, рассказывает автор Fast Company Гвен Моран.
Ошибка №1: Писать о том, что лучше сказать лично
Прежде чем начать колотить по клавишам, задумайтесь на несколько секунд. Не слишком ли эмоционально или сложно ваше сообщение? Будет ли эта тема острой? Тогда имейл — не лучшее средство коммуникации, говорит Уильям Швалбе, соавтор книги Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better. Интонации в почте не звучат, так что это может привести к проблемам.
Ошибка №2: Туманный или бессмысленный заголовок
Не давайте людям повода удалить или проигнорировать ваше сообщение. Заголовок должен быть способом привлечь внимание и прояснить тему сообщения, говорит Швалбе. Сразу скажите, в чем ваша цель, а если вас кто-то рекомендует, упомяните его в строке заголовка. Если суть переписки меняется по ходу, поменяйте и тему сообщения.
Ошибка №3: Отвечать множеству людей сразу
Хорошо, когда есть внятные правила, кто должен отвечать на письма. Например, так: если вы в числе главных адресатов, отвечайте. Если вы просто в копии, то ваш ответ не обязателен. И кстати, стоит определиться с тем, когда имеет смысл ставить людей в копию (часто это просто засоряет почтовые ящики), и кому именно отвечать. Не выбирайте «ответить всем», если в этом нет острой нужды, а когда вы сами отправляете сообщение многим людям сразу, можно прибавлять «ответ не требуется».
Ошибка №4: Без приветствия
Отсутствие обращения задает дурной тон, особенно если адресат — человек из другой страны, говорит консультант по коммуникациям Натали Кэнэвор. Но после первого ответа приветствие можно опустить.
Ошибка №5: Невнимание к грамматике и орфографии
Да, это правда важно. Один опрос показал, что для 40% людей это главный раздражающий фактор. Это неуважительно, да и люди не будут воспринимать вас всерьез, если вы недостаточно серьезно относитесь к этому.
Ошибка №6: Смысл тонет в длинном тексте
Имейл — не место для манифестов. Один-два абзаца — и хватит. И самая важная информация должна быть на самом верху, говорит Швалбе. Если уж вам так нужно написать длинное письмо, используйте нумерованный список или буллит-пойнты и ограничьтесь тремя-четырьмя пунктами. Если сократить послание никак не удается, вероятно, имейл — просто не очень подходящая для этого форма.
Ошибка №7: Отсутствие конкретных требований или просьб
Ближе к концу письма нужно сформулировать свою просьбу, запрос или поручение. Иначе письмо покажется людям бессмысленным.
Ошибка №8: Вы не пользуетесь несколькими вариантами подписи
Кэнэвор советует составить четыре-пять вариантов подписи, чтобы всегда можно было выбрать что-то подходящее для ситуации. Там должна быть полная контактная информация, в том числе телефон, почта, имя в Twitter и т.д. Если вам нужно завоевать чье-то доверие, используйте вариант, в котором упоминаются какие-нибудь звания или награды. Жестких правил нет, но с другой стороны, помните, что если в подписи десять строчек, ее мало кто станет читать.
Ошибка №9: Бесконечные ответы
Когда в переписке уже больше трех-четырех писем, а вы так ни к чему и не пришли, или разговор становится напряженным, лучше поговорите по телефону или дойдите до человека, говорит Швалбе. Когда на то, чтобы договориться о встрече, уходит семь писем, лучше напишите: «Как-то все стало сложно. Я вам перезвоню через 10 минут».