«Ленитесь на все 100%»

Пять советов по приручению времени от эксперта тайм-менеджмента Глеба Архангельского.

Тайм-менеджмент работает, только если вы относитесь к нему, как к поддержанию физической формы. Это каждодневный труд, такой же как походы в бассейн или бег трусцой по утрам. В нем нет никаких секретов. Помните, Майя Михайловна Плисецкая говорила желающим похудеть: «Жрать надо меньше». Так и здесь: в правильной организации времени не помогут никакие волшебные «пилюли» и «рецепты». Нужно просто действовать: планировать и расставлять приоритеты. Заниматься этим 15–20 минут. Каждый день.

Ешьте лягушек и слонов

У каждого из нас есть залежи подвисших дел, которые мы постоянно откладываем — скажем, позвонить неприятному партнеру. Иногда дело на пять минут переносится неделями и перерастает в проблему, на ее решение уже приходится тратить много часов. Есть испанская поговорка: каждое утро съедай лягушку. В тайм-менеджменте такие неприятные задачи называются «лягушками». Начиная день со съедения одной «лягушки», можно весь день быть бодрым и радостным. Про остальных «лягушек» не вспоминайте — они остались на следующие дни.

Один из учеников школы тайм-менеджмента написал: «Я думал, у меня стада „лягушек”, зеленые ковры вокруг... А когда ввел правило ежедневной лягушки, они все разошлись за две недели».

Еще одно «съедобное» правило: режьте слонов на бифштексы. «Слоны» в терминологии тайм-менеджмента — очень крупные задачи, например изучение иностранного языка. Чем крупнее задача, тем сложнее заставить себя ее выполнить. Помогут «бифштексы»: режете «слона» на кусочки и съедаете по одному каждый день. Важно: «бифштексы» должны действительно приближать вас к съедению «слона». Скажем, в изучении иностранного языка правильные «бифштексы» — в неделю выучить столько-то слов, посмотреть столько-то фильмов на языке, столько-то часов пообщаться с носителями языка на интернет-форумах. Неправильный — «изучать грамматику». Это можно делать бесконечно.

Помните, что расписание дня составить невозможно

Тем не менее, планировать день очень важно. Просто нужно разграничить «жесткие» задачи (например, встречи, привязанные к конкретному времени: презентация в 12.00), «гибкие» задачи (важные, имеющие срок выполнения, но не привязанные к конкретному времени) и бюджетируемые задачи (крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют временного ресурса: подготовиться к презентации — два часа). Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование.

Используйте кайросы

У древних греков было два слова для обозначения времени. Хронос — линейное, астрономическое, измеримое время, время ежедневников и органайзеров. И кайрос — удобный момент, подходящие обстоятельства для совершения какого-нибудь дела.

Помните о задачах, которые можно решить в эти удобные моменты. Например: если позвонит Петров из «Альфы», обсудить идею второго проекта. Или: когда буду в банке, заплатить заодно за домашний интернет.

Чтобы эффективно использовать кайросы, заведите для них специальные разделы в ежедневнике. Например: «банк», «филиал», «проект Х». Когда приближается подходящий момент, загляните в соответствующий раздел ежедневника и освежите в памяти ваши планы.

Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике — записывать их на стикеры и прикреплять на те дни, в которые вы предполагаете наступление кайроса. Если кайрос отложится, задачу можно будет легко перебросить на другой день.

У одного из моих клиентов была собственная система использования «внутреннего кайроса». В Outlook он завел категорию «Когда не хочется работать», где лежали делегированные задачи без жесткого срока исполнения. Если директору не хотелось работать самому, он открывал эту категорию и звонил исполнителям задач, напоминая о том, что «шеф никогда ничего не забывает».

Проверяйте почту реже

Каким бы важным делом мы ни занимались, сигнал «у вас новая почта» сразу активизирует тревожные центры головного мозга. Мы откладываем важное дело в сторону, а новое письмо, естественно, оказывается далеко не столь важным, как представлялось.

Если ваша работа не обработка заказов, приходящих по электронной почте и требующих немедленной реакции, отключите оповещения о приходе нового письма. Оптимальная частота приема почты — три-четыре раза в день. Лучше, если это время будет известно вашим подчиненным.

Александр Мондрус, управляющий группой компаний MC-Bauchemie Russia (торговая марка «Плитонит») в ходе консультаций по тайм-менеджменту отключил автоматическое скачивание почты и установил часы ее приема: 12.00, 15.00 и 18.00. При этом в первые два приема отвечал только на самое срочное, а на все остальное — вечером, после 18.00. Так он заметно сэкономил время на обработку почты, а главное — она перестала быть отвлекающим фактором в течение дня.

Ленитесь на здоровье

Лень — нормальная физическая реакция организма. Она может быть связана с переутомлением, другими причинами. Многие стыдятся лениться, а зря. Творческая лень очень полезна. Нужно лишь помнить о нескольких правилах.

Ленитесь на все 100%. Не пытайтесь делать в это время что-то еще: думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень — это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.

Примите сознательное решение: «Хочу лениться — и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.

Перед тем как отдаться творческой лени, загрузите мозг информацией по важной творческой проблеме. Но не думайте о ней, когда будете лениться.

Эти правила помогут сделать творческую лень вашим союзником — источником красивых идей и решений.

Автор: Надежда Старовойтенко