Как правильно анализировать закупочную документацию

Закупочная документация — это полный комплект документов, в котором содержится важная коммерческая и техническая информация о характеристиках предмета закупки и её условиях, а также обязанности сторон.

По 44-ФЗ и 223-ФЗ в открытых процедурах закупочная документация доступна на Главном портале закупок (ЕИС). Пройдя процедуру регистрации в ЕИС, вы можете скачать документацию бесплатно. Приглашение на такие закупки не требуется.

В закрытых закупках действует другая схема. Во-первых, чтобы участвовать в таких процедурах, нужно получить приглашение. Во-вторых, ознакомиться с документацией удастся только после того, как вы с запросом обратитесь к заказчику. Необходимая информация будет прислана на указанный адрес.

Что касается коммерческих закупок, то здесь не всегда можно скачать документацию в открытом доступе. Иногда для этого требуется регистрация на коммерческой площадке либо за допуск к документации нужно заплатить.

В основе разработки документации лежат такие принципы, как:

• прозрачность

Документация должна быть понятна и доступна каждому вне зависимости от того, каким опытом участия в торгах человек обладает и какую должность занимает.

Каждый закон — и 223-ФЗ, и 44-ФЗ — имеет принципы, по которым должна разрабатываться документация. Кроме того, важную роль играет Федеральный закон от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции».

• разработка документации на русском языке с употреблением общепринятых терминов

Если в документации используются технические термины, то нужно проверять наличие сносок на техрегламенты, СНиПы, ГОСТы и т.д.

Отличия в структуре документов по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Структура документов по 44-ФЗ всегда строгая. Поэтому перед разработкой документации заказчик внимательно изучает закон и знакомится с требованиями к структуре.

Так, например, если заказчик планирует опубликовать аукцион, то ему нужно обратить внимание на часть 44-ФЗ, где обозначено, из чего должна состоять аукционная документация. В числе основных разделов числятся: извещение, общий раздел, информационная карта, обоснование начальной (максимальной) цены контракта, проект договора, техническое задание.

По сравнению с 44-ФЗ документация по 223-ФЗ и коммерческим торгам нередко бывает хаотичной — все зависит от положения о закупках и потребности заказчика.

Что нужно знать о составе документации по 44-ФЗ

Есть несколько основных блоков документации по 44-ФЗ. Первый документ, с которым вы сталкиваетесь при поиске закупок, — извещение. По открытым процедурам заказчик в обязательном порядке публикует извещение в ЕИС.

• Что содержится в извещении

По извещению можно узнать, на какой площадке нужно подавать заявку. То есть можно узнать название электронной площадки, до какого времени надо успеть подать заявку (обратите внимание на то, что в ЕИС указывается местное время заказчика), когда будет рассматриваться первая часть заявок участника, а также начальную (максимальную) цену контракта, краткую информацию — куда нужно доставить товар и в какие сроки и др.  

Также в извещении указано обеспечение заявок, обеспечение исполнения контракта — та сумма, которая участнику нужно будет заплатить заказчику за победу при подписании контакта.

Основные требования к заявке (что нужно к ней приложить) зафиксированы в информационной карте.

• Что содержится в информационной карте

Эта часть документации описывает основные требования закупочной процедуры. Если общий раздел всегда дублирует законодательство, то в информационной карте нормы указываются конкретно для процедуры — это требования, предъявляемые заказчиком.

Часть информации, указанной в информационной карте, содержится в извещении. Однако здесь есть такой пункт, как требования к участникам закупки и требования к документам заявки. Что касается требований к участникам закупки, то нужно помнить о существовании единых требований по ч. 1 ст. 31 44-ФЗ и дополнительных требованиях по ч. 2 ст. 31 44-ФЗ. Причем дополнительные требования могут быть установлены только в исключительных случаях, если применяются нормы Постановления Правительства РФ от 04.02.2015 № 99.

Согласно единым требованиям, у участников закупок не должно быть недоимки по налогам, сборам, в отношении них не должна проводиться процедура банкротства либо приостановления деятельности, он не должен являться офшорной компанией. По единым требованиям не нужно предоставлять справки из налоговой и судов. Достаточно просто продекларировать все требования в информационном письме.

Исключения составляют случаи, когда важно подтвердить, что деятельность, например, лицензированная. Тогда прикладывается нужный документ. Но ссылку о том, что нужен именно этот документ, заказчик делает в информационной карте. Если участник видит, что лицензия нужна, но уточнений о том, какая именно, не содержится, то он имеет право обратиться за разъяснениями к заказчику.

Суть дополнительных требований участнику тоже должна быть понятна. Требования могут предъявляться к опыту, наличию персонала, финансовым ресурсам, оборудованию. В любом случае через запросы можно уточнять у заказчика, что нужно приложить к заявке.

Закон 44-ФЗ устанавливает ограничения по времени подачи запросов на разъяснения заказчику. Например, по аукциону направить запрос можно не позднее чем за трое суток до конца подачи заявок. Заказчик должен ответить в течение двух дней. Если вы нарушили этот срок, то заказчик вправе не реагировать на запрос. Все сроки оговариваются в информационной карте.

• Техническое задание

Участник должен понимать, сможет ли он выполнить условие закупки — поставить конкретный товар — или нет, и как он должен прописать товар в заявке, чтобы его допустили, например, до аукциона либо признали соответствующим по конкурсу.

В первой части заявки участнику нужно приложить информацию о поставляемом товаре — его конкурентные показатели. Причем важно указать точные либо диапазонные значения (если заказчик просит указать именно такие значения). Если участник укажет значения не в том формате, заказчик отклонит заявку и не допустит его до следующего этапа.

При подготовке документации заказчик применяет знаки, символы, формулировки «не более», «не менее», «от», «до». В результате техническое задание превращается для участника в ребус, который ему нужно разгадать. Чтобы справиться с этой задачей и правильно указать тот или иной параметр, нужно обратиться к инструкции.

Логика заказчика иногда не совпадает с рассуждениями участника. Так, применяя в документации знак «> 10», он может подразумевать, например, что допускается значение менее 10, не равное 10, или что нужно указать значение больше 10 и т.д. И проблема заключается в том, что неправильное толкование символа приведет к признанию заявки несоответствующей.

Поскольку символы не всегда сходятся с математикой и общепринятыми значениями, то инструкция дает понять, как их понимает заказчик. С учетом этого документа участнику следует указывать характеристики своей заявки.

• Проект контракта

Разобравшись с тем, как прописать конкретные показатели товара, участник переходит к проекту контракта и анализирует его: сможет ли он поставить товар и выполнить все условия контракта или нет? Если какие-то условия он считает невыполнимыми, то ему лучше не участвовать в такой закупке. Невыполнение хотя бы одного пункта грозит попаданием в реестр недобросовестных поставщиков, а также штрафом из суммы обеспечения исполнения контракта.

В связи с рисками анализ части «Проект контакта» очень важен для участника. Если есть какие-то вопросы по проекту контракта, разумнее задать их заказчику через запрос на разъяснения.

Если участник после подачи заявки признается победителем, то он уже не может отказаться от заключения контракта. Не стоит в этом случае надеяться на протокол разногласий при подписании контракта — этот документ, в котором обязательно отражаются условия контракта, по которым есть разногласия, составляется только при выявлении опечаток, изменении несущественных условий. Существенные условия контракта не меняются.

Использование образцов и шаблонов при составлении заявки  

Закон 44-ФЗ не содержит требований, обязующих участника применять формы заказчика. Его задача — указать все характеристики, которые важны для заказчика. В каком виде они будут предоставлены, решает участник.

Если рекомендованная форма не указана, то лучше всё заполнить по требованиям заказчика, иначе заявку могут отклонить.

С целью запутать участника недобросовестные заказчики прибегают к разным уловкам. И одна из них — публикация форм, которые нельзя заполнять в данной закупке, так как они нарушают 44-ФЗ.

Читайте также: Проверка Роспотребнадзора

Первая часть заявки на участие в открытом конкурсе в электронной форме должна содержать согласие участника, предложение участника о качественных, функциональных и экологических характеристиках объекта закупки. Если применяется национальный режим, то наименование страны происхождения поставляемого товара, а также конкретные показатели товара, соответствующие значениям, установленным конкурсной документацией, и указание на товарный знак (если есть).

Обратите внимание на то, что в первой части заявки на участие в открытом конкурсе не допускается указание сведений об участнике, подавшем заявку на участие в таком конкурсе, а также сведений о предполагаемой этим участником цене контракта. Таким образом не допускаются никакие данные о компании и квалификационные показатели. Поэтому, если по конкурсам в электронной форме приводится форма, в которой нужно поставить подпись или указать наименование участника, то эта форма неверная, она влечет отклонение по первым частям заявки.

Автор: Марина Крицкая