10 ключевых моментов в построении командной работы
Онлайн-сервис для совместной работы в команде делится опытом своим и своих клиентов.
Любой бизнес – это совместная работа людей. Пока компания маленькая, все делается одной небольшой командой. С ростом бизнеса образуются отдельные команды для разных направлений работы или решения каких-то временных задач.
Например, во многих компаниях есть несколько отделов. Каждый из отделов – это команда. Для координации деятельности компании генеральный директор регулярно собирает руководство этих отделов - это тоже команда. Но есть примеры и более динамичных команд. В первую очередь – это проекты. Так как проект организуется для решения конкретной задачи в ограниченный срок, то и для его реализации собирается команда на время жизни проекта. Получается, что любая компания – это некоторое множество одновременно действующих команд. И получается, что эффективность бизнеса зависит от четкой и слаженной работы всех команд по отдельности и вместе.
Так с чего же начать построение командной работы?
Как создать условия, при которых сотрудники будут выполнять свои обязанности максимально продуктивно?
Мы написали 10 ключевых моментов, на которые стоит обратить внимание, при выстраивании работы в команде.
1. Начните с себя
Помните, что вы – руководитель, а значит должны быть для своих сотрудников лидером и примером. Вы должны задавать четкие стандарты работы, на которые будут ровняться ваши сотрудники. Поэтому все сказанное ниже в первую очередь относится к вам лично. Особенно, в том, что касается фокусировки, приоритетов и выдерживания ритма работы. У вас не получится заставить команду выполнять вещи, которые вы сами не выполняете.
2. Создайте набор приоритетов
Приоритеты должны быть. И они должны быть не только сиюминутными. Хорошо иметь топ-план на неделю, месяц, квартал и даже год. Один из таких примеров приводит Игорь Манн, он предлагает всегда иметь ТОП-5 дел на неделю. Причем данный список обязательно должен быть под рукой/на столе/на стене, чтоб напоминать вам о необходимости следования этому плану и информирует остальных, кто проходит мимо, о том, чем вы заняты.
3. Забудьте про многозадачность
В каждый момент времени может быть только ОДИН главный приоритет. Все члены команды должны о нем знать и понимать, что надо делать. Чем больше человек дергается и делает несколько важных дел, но по чуть-чуть, тем меньше толку. Соответственно, ваша задача – донести до каждого – какой приоритет главный и что для этого нужно делать. И обеспечить отсутствие загрузки посторонними делами.
4. Обеспечьте ритмичность работы
Стать начитанным в момент сложно, а выделить 30-40 минут в день на чтение полезной и познавательной литературы вполне реально, важна лишь регулярность. Поэтому, надо не просто один раз составить список приоритетов, а постоянно следовать ему, ежедневно и еженедельно, обновляя его. Добейтесь ритмичности работы всей команды. Только тогда, маленькими, но уверенными шагами вы будете двигаться к большим достижениям.
5. Работайте в едином контексте
Донесите этот принцип и сами приоритеты до своих сотрудников. Все стараются выполнять поручения руководства, но не все в состоянии самостоятельно понять, что из всего порученного важно и срочно именно сейчас. Вам же потом меньше удивляться. В командной работе, как и в командной игре, результативность во многом зависит от слаженности действий отдельных участников. Что же необходимо для слаженной работы команды? Один из важнейших элементов – единый контекст.
Единый контекст для команды – это:
● Общее понимание целей и приоритетов.
● Общее понимание планов.
● Понимание каждым своей зоны ответственности и зон ответственности своих коллег.
● Понимание кто за что отвечает.
● Вся информация, необходимая для работы команды, всегда под рукой.
● Осведомленность обо всех происходящих изменениях.
6. Создайте единое рабочее пространство
В докомпьютерную эпоху такое пространство могло представлять собой общий кабинет, в котором работает команда. Нахождение в одном кабинете снимает барьеры в коммуникациях, всегда можно обсудить возникающие вопросы. Сейчас время изменилось. Далеко не всегда вы сможете разместить свою команду в одном кабинете или это может быть не эффективно. Теперь люди, работающие в одной компании, могут территориально находиться на больших расстояниях и от офиса, и друг от друга. Сотрудники, особенно руководители, становятся все более мобильными и все меньше проводят времени в офисе. К счастью, современные позволяют создать аналог рабочего кабинета и можно эффективно вести совместную деятельность без необходимости находиться в одном помещении.
7. Добейтесь фиксации всех дел, задач и поручений
На людей ежедневно сыпется огромное количество информации, поэтому важные дела, данные обещания и взятые на себя обязательства могут просто затеряться в массе другой информации. Но неисполнение задач и поручений может привести к очень печальным последствиям, таким как постоянные срывы сроков, внутренние конфликты, недовольные клиенты, замедление роста, падение прибыли. Самый простой, но при этом эффективный способ – это запись всех дел, задач и поручений. Еще недавно все пользовались блокнотами, сейчас все больше применяют инструменты совместной работы, которые позволяют не надеяться на самоконтроль, но дают возможность контроля поручений со стороны руководителя и даже со стороны коллег. Зачастую достаточно раз в день просматривать и предпринимать корректирующие действия, если поручения не исполняются вовремя. Стоит отметить, что сам факт того, что поручения всегда находятся на виду и у руководителя, и у коллег, оказывает хорошее дисциплинирующее воздействие.
8. Создайте привычку
Построение эффективной командной работы требует внедрения новых полезных привычек в повседневную деятельность вашего коллектива. Такое изменение очень тяжело осуществлять сразу во всей компании, и оно заранее обречено на неудачу, если не будет заинтересованности и повышенного внимания к этому процессу со стороны собственника и высшего руководства компании. Поэтому крайне важно начать наводить порядок с «головы». У любого собственника или руководителя компании есть ближний круг сотрудников, с кем приходится наиболее активно и часто общаться. В маленькой компании таким ближним кругом может быть вся компания, в более крупной – руководство, включающее топ-менеджеров компании и начальников подразделений.
9. Обеспечьте работу удаленных участников команды
Современные виды коммуникаций уже давно шагнули за пределы телефона и электронной почты и позволяют сотрудникам не бегать к друг другу по кабинетам для решения оперативных вопросов. Используйте средства онлайн общения: чаты, аудио и видеоконференции. Они помогут оперативно доносить информацию до территориально-удаленных членов команды и проводить совещания вне зависимости от расположения участников. Работать над проектом удаленно удобно для сотрудников, а привлечение временного/постоянного удаленного персонала, или просто поощрение «home office», выгодно с финансовой точки зрения для бизнеса.
10. Унифицируйте
Главное не переборщить. Если вы – небольшая команда, вам не стоит плодить огромное количество разнообразных систем: для хранения, общения и обмена информацией. Постарайтесь найти баланс между автоматизацией всей работы и оптимальным количеством используемых для этого инструментов.
Доброй работы!
Воспользоваться этими советами несложно, если под рукой такая система, как TeamBridge. Убедитесь сами! Для этого (30 дней бесплатно для ознакомления).
