Как отразить в кадровых документах ненормированный рабочий день
Труд в режиме ненормированного рабочего дня предполагает, что сотрудники эпизодически привлекаются к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени по распоряжению работодателя.
Шаг 1. Определяем, когда нельзя установить ненормированный рабочий день
У нас работает юрист-совместитель. В его трудовом договоре закреплена продолжительность рабочего времени четыре часа в день (пятидневная неделя). Можем ли мы установить этому сотруднику ненормированный рабочий день?
Совместителю, который работает четыре часа в день при пятидневной рабочей неделе, установить ненормированный рабочий день нельзя. Для него это предельная продолжительность рабочего времени. Однако сотрудник может работать по совместительству полный рабочий день, когда он свободен от исполнения обязанностей по основному месту работы (ст. 284 ТК РФ).
Лицу, которое работает на неполной ставке по основному месту работы, можно установить ненормированный рабочий день (письмо Роструда от 19 апреля 2010 г. № 1073-6-1). Также Трудовой кодекс прямо не запрещает привлекать к работе в таком режиме беременных женщин и работников, для которых законом предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени (несовершеннолетних, инвалидов I и II групп и т. д.). Тем не менее, делать это не рекомендуется, так как возникает противоречие с целями специального регулирования труда беременных (снижение нагрузок для защиты здоровья женщины) и введения сокращенной продолжительности рабочего времени. В случае возникновения спора контролирующий орган или суд может принять сторону работника.
Законом не предусмотрено ограничение на привлечение к работе в режиме ненормированного рабочего дня женщин, имеющих детей до трех лет, других лиц с семейными обязанностями, инвалидов III группы. Однако в указанных случаях работодателю следует удостовериться, что переработка не запрещена сотрудникам по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением (программой реабилитации инвалида). Одновременно нужно учитывать нормы, которые запрещают и ограничивают привлечение отдельных сотрудников к работе в ночное время (ч. пятая ст. 96 ТК РФ).
Шаг 2. Закрепляем перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем в локальном акте
Внимание!
Установить ненормированный рабочий день всем сотрудникам организации нельзя (ст. 101 ТК РФ)
Должности работников с ненормированным рабочим днем закрепляются коллективным договором, соглашениями, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения профсоюза (ст. 101 ТК РФ). Можно оформить такой перечень в качестве приложения к правилам внутреннего трудового распорядка или коллективному договору (образец ниже). Соответствующие должности и минимальная продолжительность дополнительного отпуска могут быть предусмотрены отраслевым соглашением.
Перечни должностей могут утверждаться в филиалах организации с учетом местных особенностей. Однако когда необходимо сформировать единый подход к решению этого вопроса, лучше утвердить один перечень на всю компанию. С перечнями должностей сотрудники должны быть ознакомлены под роспись.
Шаг 3. Отражаем условие в трудовом договоре
Само по себе наличие должности в перечне должностей не означает, что сотруднику установлен ненормированный рабочий день. Такое условие, а также пункт о компенсации нужно обязательно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (абз. 6 ч. второй ст. 57 ТК РФ). Обратите внимание, что работникам, занимающим должности, включенные в перечень должностей с ненормированным рабочим днем, этот режим в трудовом договоре может и не устанавливаться.
Пример
Шаг 4. Привлекаем сотрудников к работе сверх установленной продолжительности рабочего времени
Совет
Укажите в правилах внутреннего трудового распорядка, что в вашей организации применяется режим ненормированного рабочего дня (ст. 100 ТК РФ)
Труд в режиме ненормированного рабочего дня предполагает, что сотрудники эпизодически привлекаются к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени по распоряжению работодателя (ст. 101 ТК РФ). Трудовой кодекс не указывает, какой должна быть форма этого распоряжения. Рекомендуем использовать письменную форму и издавать соответствующий приказ. Привлечение к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени не может быть систематическим (письмо Роструда от 7 июня 2008 г. № 1316-6-1, определение Вологодского областного суда от 2 мая 2012 г. № 33-1494/2012). В случае спора или проверки наличие приказов позволит вам подтвердить, что привлечение к работе имело именно эпизодический характер.
В режиме ненормированного рабочего дня сотрудник должен выполнять свои прямые обязанности. Для осуществления работ, не предусмотренных трудовым договором, требуется отдельное соглашение (ст. 60 ТК РФ).
Шаг 5. Ведем учет рабочего времени
Некоторым сотрудникам нашей организации установлен ненормированный рабочий день. Как правильно заполнять табель? Мы всегда ставим «восьмерки».
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). Исключений из этого правила Трудовой кодекс не предусматривает. Однако на основании табеля учета рабочего времени сотрудникам начисляется зарплата, а часы, отработанные сверх нормы при ненормированном рабочем дне, оплате не подлежат.
В связи с вышесказанным сложились три подхода к вопросу об учете переработок при ненормированном рабочем дне. Первый подход – в табеле учета рабочего времени нужно отразить фактически отработанное сотрудником число часов, введя особый код – например, «НРД». Второй подход – часы, отработанные за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, следует фиксировать не в табеле учета рабочего времени, а в другом документе по усмотрению работодателя. Третий подход – часы переработок фиксировать вообще не нужно.
Рекомендуем учитывать время переработок в табеле учета рабочего времени или другом документе. Это поможет в случаях, когда необходимо точно установить факт присутствия сотрудника на работе (например, несчастный случай на производстве), при трудовых спорах и т. д.
Шаг 6. Предоставляем компенсации за работу в условиях ненормированного рабочего дня
Как компенсировать работу в режиме ненормированного рабочего дня? Правильно ли, что при ненормированном рабочем дне сотруднику либо оплачиваются переработки в повышенном размере, либо предоставляются три дня отпуска? Или все-таки полагается и то, и другое?
Работа в режиме ненормированного рабочего дня компенсируется предоставлением сотруднику ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, длительность которого нужно предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Минимальная компенсация – три календарных дня (ст. 119 ТК РФ).
Внимание!
Ненормированный рабочий день не является основанием для привлечения сотрудника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (письмо Роструда от 7 июня 2008 г. № 1316-6-1)
Дополнительный отпуск положен независимо от того, привлекался ли сотрудник к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (письмо Роструда от 24 мая 2012 г. № ПГ/3841-6-1). Лицам, занятым на условиях неполного рабочего времени и одновременно работающим в режиме ненормированного рабочего дня, дополнительный отпуск предоставляется на общих основаниях (ст. 93 ТК РФ).
На основании статьи 126 Трудового кодекса сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением о замене дополнительного отпуска или его части денежной компенсацией. Однако такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (определение Верховного суда Республики Коми от 15 августа 2011 г. № 33-4410/2011).
Для государственных служащих предусмотрены особые правила. Если дополнительный отпуск не предоставляется, с письменного согласия гражданского служащего исполнение им обязанностей за пределами нормальной продолжительности служебного времени оплачивается как сверхурочная работа.
Сотрудник, работающий в режиме ненормированного рабочего дня, должен исполнять свои трудовые обязанности в установленное правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора рабочее время. Он не освобождается от обязанности приходить на работу вовремя, равно как не получает права уходить раньше. Таким образом, в отношении лиц с ненормированным днем применяются основные положения нормального режима рабочего времени (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27 декабря 2011 г. № 15АП11384/2011).